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직장인 필독! 핵심이 한눈에 들어오는 PPT 제안서 구성 방법 4가지 – 한빛미디어

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직장인 필독! 핵심이 한눈에 들어오는 PPT 제안서 구성 방법 4가지

우리의 제안서를 읽는 사람은 어쩐 일인지 늘 시간이 부족하고 바빠서, 쉽고 빠르게 이해되는 제안서를 원합니다.

잘 만들어진 PPT, 파워포인트, 프레젠테이션 제안서 템플릿이 많지만, 그 템플릿에 준비한 제안 내용을 끼워 맞추기가 쉽지 않습니다.

핵심 메시지가 한눈에 들어오도록 슬라이드를 구성할 줄 안다면 화려한 디자인이 아니더라도 읽는 사람이 선호하는 제안서를 작성할 수 있습니다.

| 핵심이 한눈에 들어오는 제안서를 구성하는 4가지 방법

1. 제안서의 전체 구조 잡는 방법

제안서는 논리적이고 설득력 있게 작성되어야 합니다.

잘 만들어진 제안서는

‘제안 나무 구조(Recommendation Tree)’

를 따르고 있습니다. 제안 나무 구조는 최상위에 핵심 주제가 있고 하위 구조로 뒷받침하는 근거들이 나뭇가지처럼 연결되어 있습니다.

제안 나무 구조를 활용하면 가지들 사이에서 길을 잃지 않고 전체를 보며 제안서를 작성할 수 있습니다.

제안 목표 달성을 위한 행동을 크게 세가지 정도로 나누고, 이 행동을 왜 해야 하는지 이유를 제시해서 행동하도록 동기를 부여합니다.

무엇을 해야 하는가? 이것을 왜 해야 하는가? 이것을 어떻게 해낼 수 있는가? 에 대한 내용을 하나씩 근거로 정리하면 의사결정에 아주 유용한 제안서를 만들 수 있습니다.

2. 제안서의 표지와 목차, 요약 보고서 구성 방법

| 슬라이드 문서 표지 구성 방법

– 제목과 부제: 제목을 보고 내용을 읽고 싶게끔 작성을 해야하며 또한 간결하고 명료해야 합니다. 더 자세한 내용을 담아야 한다면 부제를 활용하는 것이 좋습니다.

– 작성자 이름: 제안서(슬라이드 문서)가 공유되는 경우 사람들이 쉽게 연락할 수 있도록 작성자의 이름 등 정보를 기재합니다.

– 날짜: 정보의 적시성은 타안의 타당성을 확보하기 위한 필수 요소이므로 어느 시점을 기준으로 작성되었는지 기재합니다.

| 목차 구성 방법

– 항목 순서와 제목: 슬라이드 문서를 주제별로 구성했다면 항목의 순서와 주제를 기입합니다.

– 페이지 링크 연결: 목차에 하이퍼링크를 연결해서 읽는 사람이 원하는 항목으로 바로 이동할 수 있게 구성합니다.

| 요약 보고서 구성 방법

– 요약 보고서: 핵심을 요약하여 슬라이드 한 장 이내로 작성합니다. 본문에서 전달하고자 하는 핵심 내용을 완전한 문장으로 작성합니다. 제안서를 읽는 사람은 시간을 절약하기 위해 요약 보고서만 읽기도 합니다.

3. 각 슬라이드의 레이아웃 구성 방법

각 슬라이드마다 어떤 것을 먼저 읽어야 하고, 다음에 무엇을 읽어야 하는지 한눈에 알 수 있도록 레이아웃을 구성하는 것이 좋습니다.

제목과 부제는 왼쪽 상단에 크게 입력하여, 제목과 부제를 읽고 본문을 읽을 때 시선을 따라 Z자로 읽을 수 있도록 구성합니다.

슬라이드는 데이터, 이미지, 차트, 텍스트로 구성되기 때문에 단을 2, 3, 4단으로 분할하여 한눈에 들어오도록 레이아웃을 구성합니다.

<1열부터 2단/ 3단 / 4단 구성>

4. 핵심 내용 강조 방법

| 패널 사용하기

패널 을 사용하면 슬라이드 문서의 중요한 내용에 시선을 집중시킬 수 있습니다. 핵심 내용(제목과 부제, 요약문, 중요한 통계 수치 등)을 강조하고 싶을 때 가로나 세로 컬러 패널을 추가하여 활용하면 좋습니다.

| 중요한 텍스트 강조하기

– 글자 속성 변경하기: 글자 색이나 굵기, 기울기 등을 활용하여 강조합니다.

– 하이라이트: 글씨에 배경색을 넣어 형광펜을 사용한 것 같은 효과를 냅니다.

– 경계선 또는 구성 틀 벗어나기: 세로 단의 경계선 밖으로 글자를 내어 써서 눈에 띄게 합니다.

– 큼직한 따옴표 넣기: 인용문에 따옴표를 크게 넣어 중요성을 나타냅니다.

– 도형 안에 글자 넣기: 도형 안에 글자를 넣고 도형의 배경 색을 채우거나 윤곽선을 그립니다.

<좌: 하이라이트 | 우: 틀 벗어나기>

<좌: 인용문 강조 | 우: 도형 이용하기>

앞서 소개한 4가지 방법을 모두 적용하면 아래와 같은 구성의 제안서 슬라이드가 완성됩니다.

낸시 두아르테 – 『데이터 스토리』를 통해 핵심이 한눈에 들어오는 PPT 제안서 구성 방법 4가지를 알아보았습니다. “거절할 수 없는 제안의 비밀”이 궁금하신 분들은 아래의 도서를 참고하시기 바랍니다.

본문에서 소개한 제안서 템플릿은 여기에서 다운로드 받으실 수 있습니다.

[PPT/파워포인트] 어떻게 설명하지? 이런! 도식화하기

PPT 작성하다

머리를 마구 긁적이게 되는 순간

‘아 이걸 도대체 어떻게 설명하지??’

표? 차트? 그림? 사진?

픽토그램? 스마트아트?

인포그래픽?

종류는 많은데 뭐부터 손대야 할지….

싶을 때 가이드라인★

오늘은 그래서 이름하여

어떻게 설명해?

이런!!! 도식화!!!

총 4단계로 구성되어 있어요

어떻게 표현하면 좋을 지 고민이 될 때는

먼저 내용 중에서

어떤 걸 “도식화” 할 것인가?라는 고민에 빠집니다.

백문이 불여일견

한 번 봐봅시다!

글만 있거나 그림만 있는 것

둘다 조금은 어색하죠?

다음을 봅시다.

훨씬 이해하기 쉽죠?

그렇지만 뭘 설명하려는 걸까요?

아래를 봐주세요!

감이 오죠?결국은

핵심 내용을 보충하기 위해

“보완재”로서 그림을 사용하는 셈입니다.

그림은 우뇌를 글은 좌뇌를 자극하여

이해하기 쉽고 기억하기 쉬운 PPT가 만들어지는 것이죠!

그럼 다시 처음 질문으로 돌아가서,

어떨 때 도식화를 하면 좋을까요?

그래서 도식화 할 때는

그림이나 도표가

다음 사항을 준수하는 지 꼭 점검해 보아야 합니다.

워드나 한글 또는 엑셀 파일로 된 원본 데이터 등

많은 내용을 곧바로 도식화 하긴 어렵습니다.

하나의 표로 정리한 후 차트나 다이어그램 으로

표현하면 더 효과적이죠!

그럼 어떻게 표로 정리하지?

예제로 설명해보겠습니다.

저는 파워포인트 강의 설문조사 결과

“자유문항란”에 써주신

여러분의 의견을 도식화 하고 싶어요

1단계, 먼저 의견 중에서

말하고 싶은 내용을 정확히 뽑아냅니다.

2단계, 뽑은 키워드 간의 관계를

나무 구조로 정리합니다.

지난 번 보고서 가이드라인 때도 설명 드렸던

겹치지 않고 빠지지 않게 정리하면 좋아요!

3단계, 이제 표로 만듭니다 🙂

4단계, 도식화한 결과물(차트)

어떤 차트를 골라야 할지 잘 모르겠다

하시는 분들은

참고 강의 : 효과적 차트 선택과 다듬기

그림과 표, 차트도 점령!!

이젠 다이어그램, 플로우차트 형태로 된 것을

육하원칙으로 골라봅시다!

일단 육하원칙이 의미하는 바를 살펴봅시다!

오호~

그럼 각각의 내용을 표현할 수 있는

다이어그램에는 무엇이 있을까요?

1) 언제(when, 시간)

2) 어디서(where, 장소)

3) 누가(who, 주체)

4) 무엇을(what, 목적)

5) 어떻게(how, 방법)

6) 왜 (why, 이유)

육하원칙으로 명확히 다이어그램을

구분하는 일이 쉽진 않은데요

그럼에도 육하원칙으로 나눈 이유는

육하원칙에 따라 명확히 내용을 파악한 후에

적절한 다이어그램을 선택할 수 있기 때문이죠!

참고로 왜 하지?

그럼 무엇을 어떻게 할 수 있지?

이런 순서로 생각하면 쉬워집니다!

관계에 따라서 살펴볼

다음 단계에서 또 다른 각도로 접근해봅시다!

관계의 종류는 무엇이 있을까요?

아래의 4가지로 나눠서 선택해봅시다!

먼저 원인과 결과

대조 및 비교

세번째, 유사 및 열거

(3개까지만!!)

마지막 상호 유기적 관계

어떠셨나요?

도식화가 이제 좀 쉬워지셨나요?

사실은 다이어그램은 상황에 따라서 얼마든지

같은 도형으로도 다른 목적으로 쓸 수 있는데요.

글이 어떻게 그림을 설명하고 있느냐에 따라서

그 의미는 달라질 수 있을 것 같습니다 🙂

오늘 육하원칙에 따른 다이어그램 구분 기준은

Encyclopedia of Slide Layouts: Inspiration for Visual Communication(2014).

Paul J Radich &Andrew V Abela Ph.D.

이 책을 참고하였습니다!

저 개인의 의견으로는기준점이 불명확 한 것 같아서

정확한 근거를 찾기 위해 책을 찾아보았습니다!

파워포인트 PPT 배우기

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파워포인트 PPT 배우기

대학 조별 과제 발표에서도 많이 쓰이고, 회사업무에서도 요긴하게 쓰이는 파워포인트입니다.

실제로 PPT를 잘 만드는 능력있는 프리랜서는 수입도 많다고 하는데요. 잘 익혀서 도움이 되시길 바랍니다.

PPT의 기본 메뉴들을 보시고 그리 어렵지 않다는걸 느끼실껍니다. 기본만 알면 훌륭한 PPT를 만들 수 있습니다.

먼저, 파워포인트를 열면 “파일” 이라는 메뉴가 보입니다.

선택해주세요.

파일에 들어가면, 가장 처음 “새로 만들기”가 나오는데, 도화지처럼 비어있는 새 프레젠테이션 선택할수도 있고, 그 아래쪽에는 기본적인 디자인들이 상황에 맞게 쓸 수 있도록 다양한 프레젠테이션 디자인이 있습니다.

그 중 하나를 선택해보면 색깔만 다른 디자인들이 있는걸 볼 수 있는데요. 작은 네모 색깔들은 이 색깔들 위주로 디자인에서 나타난다는 표시 입니다. “만들기” 버튼을 누르면 해당 디자인으로 설정됩니다.

양 옆에 화살표를 눌러 다른 디자인의 색들을 볼 수 있습니다.

새로 만들기 외 열기, 정보, 저장, 다른 이름으로 저장, 사용 기록, 인쇄, 공유, 내보내기, 닫기 등 기본적인 기능들이 여기에 있습니다.

다시 메인화면으로 돌아오면,

▼ “홈”메뉴에서는 새 슬라이드 설정, 레이아웃, 글씨체, 글씨크기, 텍스트 맞춤, 도형, 찾기 등이 있습니다.

▼ “삽입” 메뉴에는 표, 그림 넣기, 도형, 차트, 링크넣기, 메모, 슬리이드번호 넣기 등이 있습니다.

▼ “디자인” 메뉴에는 처음 보았던 디자인들, 화살표를 누르면 다양한 디자인들을 볼 수 있습니다.

▼ “전환” 에서는 프레젠테이션을 할때, 슬라이드 페이지가 넘어갈 때마다 효과를 넣습니다. 미리보기를 통해서 한번씩 눌러보시면 더욱 쉽게 알 수 있습니다. 소리나 기간 등을 설정할 수 있습니다.

▼ “애니메이션”은 글자에 대한 효과를 나타냅니다. 글자가 날라오거나 올라오거나 나눠지거나 하는 효과를 설정을 여기서 합니다.

▼ “슬라이드 쇼” 는 구성을 만들어 주는 것을 설정해주면 됩니다.

▼ “검토”는 맞춤법 검사라던가 메모 표시 등을 할 수 있습니다.

▼ “보기”에서는 슬라이드를 다른 형태로 볼 수 있고, 눈금자, 눈금선 등 설정이 가능합니다.

상단 우측 메뉴를 보면 “리본 메뉴 설정” 하는 곳이 있는데요.

여기서 메뉴를 숨기거나 표시하거나 하는 내용을 설정합니다.

파워포인트 기본 메뉴에 대해 알아봤습니다.

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