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이메일 내용의 시작은 인사입니다. 인사를 할 때에는 ‘안녕하세요‘라는 인사와 함께 이메일을 받는 상대방의 이름과 직위를 언급하는 것이 좋습니다. 상대방의 이름과 직위를 언급함으로써 상대방은 ‘이메일을 보낸 사람이 나에게 많은 관심을 가지고 있구나’라고 느낄 수 있습니다.
직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법
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모든 이메일은 격식이 필요하다 회사에 예제가 있는지 물어보라
이메일 격식을 만드는 방법
멋진 서명을 첨부하라 이메일의 품격()이 올라간다
받는사람 참조 숨은참조는 나름 활용법이 있다 특히 숨은참조가 중요하다
이메일 주소는 신중하게 결정하라 짧으면 짧을 수록 좋다
이메일 인사말 100개 모음 – 계절별, 날씨별, 요일별, 시간대별, 상황별 – PUBLY
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- Summary of article content: Articles about 이메일 인사말 100개 모음 – 계절별, 날씨별, 요일별, 시간대별, 상황별 – PUBLY 코로나 시국 · 코로나로 힘겨운 요즘인데 평온한 하루 보내시길 바랍니다. · 여러 소식들로 뒤숭숭한 요즘인데요, 부디 지치지 않고 잘 이겨내셨으면 합니다. · 코로나 … …
- Most searched keywords: Whether you are looking for 이메일 인사말 100개 모음 – 계절별, 날씨별, 요일별, 시간대별, 상황별 – PUBLY 코로나 시국 · 코로나로 힘겨운 요즘인데 평온한 하루 보내시길 바랍니다. · 여러 소식들로 뒤숭숭한 요즘인데요, 부디 지치지 않고 잘 이겨내셨으면 합니다. · 코로나 … 이 글은 이렇게 활용하세요 / 계절&날씨별
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사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
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사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자. · 처음 컨택할 때. 안녕하세요, □□□□ OOO입니다. 서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.) …
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사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자. · 처음 컨택할 때. 안녕하세요, □□□□ OOO입니다. 서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.) 예의로 시작해서 예의로 마무리하는 업무용 메일.
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사회생활 첫 걸음 – 업무용 메일 작성법
사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인
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- Summary of article content: Articles about 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요? 1) 인사말. 모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말 … …
- Most searched keywords: Whether you are looking for 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요? 1) 인사말. 모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말 … 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.회사원, 직장인, 경력직, 이직, 이직준비, 경력이직, 이직시기, 이직연봉, 이직정보, 경력, 채용정보, 기업정보, 취업사이트, 사람인, 직장in 생활백서
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제목 쓰기
말머리 사용법
본문 작성 방법
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- Summary of article content: Articles about Access to this page has been denied 영문 비즈니스 이메일은 어렵게 느껴질 수 있지만 정해진 형식과 적절한 표현을 사용 … 비즈니스 영어 이메일의 본문은 존칭과 함께 간결한 인사로 시작합니다. …
- Most searched keywords: Whether you are looking for Access to this page has been denied 영문 비즈니스 이메일은 어렵게 느껴질 수 있지만 정해진 형식과 적절한 표현을 사용 … 비즈니스 영어 이메일의 본문은 존칭과 함께 간결한 인사로 시작합니다.
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영어 비즈니스 메일, 첫인사부터 끝인사까지! 영어 메일 쓰는 법
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영어 비즈니스 메일, 첫인사부터 끝인사까지! 영어 메일 쓰는 법
비즈니스 영어의 핵심 표현과 영어메일 양식을 소개합니다. 1. 이메일 주소 물어보기 … 영어 메일을 쓸 때 첫 인사는 어떻게 하면 좋을까요? … - Most searched keywords: Whether you are looking for
영어 비즈니스 메일, 첫인사부터 끝인사까지! 영어 메일 쓰는 법
비즈니스 영어의 핵심 표현과 영어메일 양식을 소개합니다. 1. 이메일 주소 물어보기 … 영어 메일을 쓸 때 첫 인사는 어떻게 하면 좋을까요? 영어 전문 파워블로거 블루워터입니다. 영어와 관련된 블로그를 오래 운영하면서 사람들이 가장 많이 물어보는 질문 중 하나는 바로 비즈니스 메일 쓰는 법입니다. 가볍게 대화하는 일상회화와 달리 격식을 갖추.. - Table of Contents:
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직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법
직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법 강일용 [email protected]
[IT동아 강일용 기자] 모든 비즈니스는 이메일에서 시작되어서 이메일로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 모든 직장인이 어제도 이메일을 보냈고, 오늘도 이메일을 보냈으며, 내일도 이메일을 보낼 것입니다. 이메일을 대체할 혁신적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구가 등장하기 전까지 이메일은 계속 비즈니스의 표준으로 이용되겠죠.하지만 이렇게 중요한 이메일을 생각보다 많은 직장인이 소홀히 다루고 있습니다. 이메일은 이제 직장인의 커뮤니케이션 수단을 넘어 회사의 품격과 비즈니스 성공 가능성을 높여주는 도구라고도 말 할 수 있습니다. 잘 다루면 잘 다룰 수록 좋다는 것이지요.
직장 생활 10년. 필자는 이제야 이메일 사용법을 조금 알게되었습니다. 아무도 알려주지 않아 스스로 터득해야 했던 그 노하우를 여러분들과 공유하고자 합니다.
이메일
모든 이메일은 격식이 필요하다. 회사에 예제가 있는지 물어보라
이메일은 격식을 갖춰서 보내야합니다. 보고서나 기획서처럼 철저하게 양식에 맞춰서 작성하라는 것은 아닙니다. 그렇다고 모바일 메신저로 보내는 글처럼 너무 말랑말랑해도 곤란합니다. 이메일은 보고서와 모바일 메신저의 중간에 위치한 커뮤니케이션 도구입니다. 딱 그정도의 격식만 갖추면 됩니다. (2000년대 초중반에는 보고의 신속함과 업무 효율성을 위해 말랑말랑한 이메일을 주고받는 것이 유행했지만 현재는 그러한 신속함과 말랑말랑함을 모바일 메신저가 물려받았습니다.)
어느 정도의 격식을 원하는지는 회사마다 조금씩 다릅니다. 보고서에 가깝게 철저하게 따지는 곳도 있을테고, 메신저에 가깝게 가볍게 주고받는 곳도 있을 것입니다. 격식을 철저하게 원하는 회사일 수록 회사 내부에서 이용되는 이메일 양식을 가지고 있을 확률이 높습니다. 이메일 양식은 처음 입사하고 교육을 받을 때에 알게될 수도 있고, 인사팀(총무팀)에 문의하면 그제야 알려주는 곳도 있습니다. 팀내 선배가 알려주는 곳도 가끔 있습니다. 만약 누구도 이메일 양식을 알려주지 않는다면 자신의 상급자에게 받은 이메일 양식을 훑어보고 그것을 그대로 따라하는 것이 가장 좋습니다.
이메일은 위험에 가장 많이 노출된 수단 중 하나다
이메일 격식을 만드는 방법
1) 제목
만약 스타트업 같은 신생 기업이라 사내에 따로 준비된 이메일 양식이 없다면 이제부터 당신이 만드세요. 격식은 대단한 것이 아닙니다. 몇 가지 원칙만 지키면 됩니다.
제목은 이메일에서 가장 중요한 부분입니다. 제목에는 당신의 소속과 용건만 적혀있으면 됩니다. 다른 것은 필요없습니다. 사실 다른 것을 넣어도 상대방에게는 보이지 않습니다.
소속은 대괄호를 활용해 제목 가장 앞에 적는 것이 좋습니다. 외부로 보낼 때와 내부로 돌릴 때를 구별해 소속을 따로 표기해야 합니다. 외부에 나갈 때에는 회사의 이름만 적으십시오. [인터비즈], [IT동아] 같은 형태가 좋습니다. 내부에 돌리는 이메일에는 소속 부서만 적으세요. [인사팀] [전략마케팅팀] 같은 형식이 될 것입니다.
소속 다음에는 이메일을 보낸 용건을 최대한 축약해서 적으세요. 이메일을 받은 상대방이 용건을 한눈에 파악할 수 있을 정도로 짧아야 합니다. 용건을 말하기 앞서 간단한 인사를 적어야 하는지 궁금해하는 분도 많습니다. 저는 제목에 인사를 적는 것은 비효율적이라고 생각합니다. 하지만 사내에 돌리는 이메일이나, 수신자가 나보다 상급자라면 인사를 넣는 것도 나쁘지 않습니다. 하지만 그 인사도 ‘안녕하세요’ 이상으로 길어서는 안됩니다.
예시
[IT동아] CEO열전: 브라이언 크러재니치 편입니다 [인터비즈] 안녕하세요. 신규 연재 기획서입니다이메일 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 마무리하는 것이 좋습니다. 30자가 넘어가면 상대방이 한 눈에 소속과 용건을 파악할 수 없습니다. 사내에 돌리는 이메일이라면 조금 길어도 되겠지만, 사외로 보내는 이메일이라면 이 원칙을 지키는 것이 좋습니다.
소속과 용건의 순서는 바뀌어도 됩니다. 둘 중 더 중요한 것이 앞으로 나와서 대괄호로 들어가면 됩니다. 단 대괄호로 들어갈 때에는 최대한 축약해서 들어가야겠지요. 예를 들어 긴급한 공지가 있을 경우 용건을 ‘긴급’ 또는 ‘필독’으로 축약해서 대괄호로 표시하면 됩니다. 초대장이나 보도자료 같은 경우에도 소속보다 용건이 더 중요한 경우입니다. 이때에도 대괄호 속에 ‘초대장’이나 ‘보도자료’라고 적은 후 소속을 표시하면 됩니다. 소속과 용건 둘 다 포기하기 힘들다면 둘을 함께 넣어도 됩니다. 단 이 경우에는 대괄호 내에 들어가는 글자가 10자를 절대 넘으면 안됩니다. 10자가 넘는다면 소속과 용건 둘 중 하나는 대괄호 밖으로 빼세요.
예시
[긴급] 연말정산 마감이 3일 앞으로 다가왔습니다_인사지원팀 [초대장] DBR, 새로운 마케팅 시대 ‘뉴 미디어 활용 브랜드 전략 워크숍’에 초대합니다. [LG전자 보도자료] CES 2018 관람객 기다리는 ‘LG ThinQ’ 옥외광고정기적으로 이메일을 주고받는 상대방과는 소속 > 용건 순으로 적고, 비정기적으로 이메일을 보내는 대상에게는 용건 > 소속 순으로 적는 것이 일반적입니다.
2) 인사
이메일 내용의 시작은 인사입니다. 인사를 할 때에는 ‘안녕하세요’라는 인사와 함께 이메일을 받는 상대방의 이름과 직위를 언급하는 것이 좋습니다. 상대방의 이름과 직위를 언급함으로써 상대방은 ‘이메일을 보낸 사람이 나에게 많은 관심을 가지고 있구나’라고 느낄 수 있습니다. 이것은 사내로 보내든 사외로 보내든 반드시 지켜야할 격식입니다. 인사 다음에는 보낸이의 이름, 소속, 직위를 언급하면서 서두를 마무리하면 됩니다.
다만 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때에는 인사와 보낸이의 이름, 소속, 직위만 언급하면 됩니다. 회사를 대표해서 이메일을 보낸 경우에는 보낸이의 신상 정보 대신 회사 이름만 언급해도 됩니다.
‘안녕하세요’라는 인사 외에 계절, 날씨 등과 연관된 인사 문구를 이용해도 됩니다. 다만 인사는 너무 길어서는 안됩니다. 이 역시 30자를 넘지 않는 것이 좋습니다. 인사가 너무 길고 미사여구로 치장되어 있으면 이어 나오는 용건의 중요성이 희석될 수 있습니다.
예시
안녕하세요, 강일용 기자님. 인터비즈 황지혜 기자 입니다.
안녕하십니까? IT동아입니다.
3) 내용
이메일 내용은 역피라미드 순으로 작성되어야 합니다. 중요한 내용이 가장 먼저 나와야합니다. 이메일을 보낸 용건을 한 문장으로 축약해서 적은 후 나머지 내용을 풀어써야 합니다. 장황한 서두는 필요없습니다. 이메일은 어디까지나 비즈니스 문서입니다. 글의 내용이 멋지거나 재미있을 필요가 없습니다. 쓸데없는 기교를 부리지 말고 간결하고 꾸밈없이 작성하세요. 과도한 꾸밈은 읽는 이의 눈살을 찌푸리게 할 뿐입니다.
이메일의 내용이 길어질 경우 중간 제목을 쓰고 강조 처리(볼드)를 해서 읽는 이가 글의 내용이 달라짐을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 것이 좋습니다.
무엇보다 중요한 것은 내용을 작성하면서 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있어서는 안된다는 것입니다. 많은 오탈자는 상대방의 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다. 이메일을 보내기 전에 귀찮더라도 반드시 내용을 재검토함으로써 오탈자를 교정하시길 바랍니다.
용건이 끝난 후 끝인사를 적음으로써 이메일이 끝났음을 알리는 것이 좋습니다. 끝인사는 ‘감사합니다’가 보편적인 표현입니다. 이외에도 특징적인 인사가 있다면 대신 이용해도 됩니다. 하지만 ‘수고하십시오’는 더 고생하라는 뜻을 담은 무례한 표현이니 끝인사로 이용하면 안됩니다.
4) 첨부파일
첨부파일은 적으면 적을 수록 좋습니다. 첨부파일을 열어보는 것도 상대방 입장에선 일이기 때문입니다. 꼭 필요한 첨부파일 외에는 넣지 않으셔도 됩니다. 일반 문서 같은 경우 이메일 내용에 담음으로써 생략할 수 있습니다. 이미지의 경우 다섯 장까지는 그냥 포함시켜도 되지만, 다섯 장이 넘는다면 꼭 압축해서 첨부하시는 것이 좋습니다.
대용량 파일을 전송할 경우 이메일 첨부 대신 외부 스토리지 서비스를 이용해야 하는 경우가 많습니다. 이때에는 다운로드 기한이 정해져 있는 스토리지 서비스보다 다운로드 기한이 없는 스토리지 서비스를 이용하는 것이 좋습니다. 상대방이 언제 다시 내려받아야 할지 모르기 때문입니다. 만약 기업의 중요한 기밀이 담긴 파일을 상대방에게 전송해야 한다면 이메일과 외부 스토리지 서비스를 이용하지 말고 USB 메모리에 담아 직접 전달하시는 것이 좋습니다.
5) 전송
이메일을 작성한 후 바로 상대방에게 전송하지 말고 보관함에 넣어뒀다가 30분에서 1시간 후에 전송하세요. 그 사이에 추가해야 할 내용이나 고쳐야할 내용이 떠오를 수도 있습니다. 추가할 내용이나 고쳐야할 내용이 있음을 상대방에게 알리면 이메일 내용에 대한 신뢰가 떨어질 수 있고, 무엇보다 상대방이 수정된 내용을 읽지 못할 수도 있습니다.
일부 이메일 클라이언트의 경우 ‘회수’라고 해서 보낸 이메일을 다시 거둬들이는 기능을 갖추고 있습니다. 하지만 이는 같은 이메일 클라이언트를 쓰는 사내에서나 통하는 기능입니다. 사외로 보낸 이메일이나 사내라도 이미 누군가 읽은 이메일은 거둬들일 수 없습니다. 소 잃고 외양간 고치지 말고 이메일을 보다 신중하게 보내시길 바랍니다.
멋진 서명을 첨부하라. 이메일의 품격(?)이 올라간다
상대방과 이메일을 주고받기 앞서 이메일 하단에 첨부할 서명을 꼭 만들어 둬야 합니다. 서명의 내용은 명함과 동일하면 됩니다. 이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지 및 SNS 주소, 그외 비즈니스 특이 사항 등을 적어두세요. 텍스트로 정 표현하기 힘들다면 명함을 스캔해서 서명에 첨부해도 됩니다. 다만 이미지로 되어 있는 서명은 상대방이 내용을 복사하는데 어려움이 많은 만큼 되도록 텍스트 형식으로 바꾸시길 바랍니다.
이메일
규모있는 회사의 경우 자체 서명 양식을 가지고 있는 경우가 많습니다. 이를 자신에게 맞게 고쳐서 이용하면 됩니다. 서명 양식이 없다면 인사 관리자와 협의해 자체 서명 양식을 만드는 것을 추천드립니다. 격식있는 서명 양식은 상대방에게 신뢰감을 주기 때문입니다.
서명은 이메일 본연의 기능이 아니라 이메일 클라이언트에서 제공하는 부가 기능입니다. 이용하는 클라이언트에 따라 서명이 있을 수도 있고, 없을 수도 있습니다. 쉽게 말해 회사 PC에서 이메일을 보낼 때에는 서명이 잘 붙어있는데, 내 스마트폰으로 이메일을 보내면 서명이 없는 경우가 많습니다. 스마트폰의 기본 서명이 하단에 붙죠. 대표적인 사례가 바로 ‘내 iPhone에서 보냄’입니다. 상대방은 당신이 무슨 스마트폰을 쓰는지 관심 없습니다. 스마트폰 이메일 클라이언트의 설정에 들어가 모바일만을 위한 간결한 서명을 만들어 두시길 바랍니다. 모바일 이메일 클라이언트는 PC용 이메일 클라이언트보다 서명에서 표현할 수 있는 것이 적습니다. 때문에 최대한 간결하게 표현해야합니다. 간결하더라도 이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지 및 SNS 주소 등의 핵심 내용은 텍스트로 꼭 적혀있어야 합니다.
받는사람, 참조, 숨은참조는 나름 활용법이 있다. 특히 숨은참조가 중요하다
이메일은 받는 사람, 참조(CC), 숨은참조(BCC) 등 세 가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있습니다. 세 가지 가운데 무엇으로 보내든 상대방이 전달받는 이메일 내용은 동일합니다. 그렇다면 왜 이런 차이를 둔 것일까요? 이는 이메일을 주고받는 사람간의 책임 소재를 명확히 하기 위함입니다.
이메일
‘받는 사람’은 이메일의 용건과 직접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다. 직접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 두고 답장을 주고받아야 하는 상대방을 의미합니다. 프로젝트의 정/부담당자가 여기에 해당하겠지요.
‘참조’는 이메일의 용건과 간접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다. 간접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 알아는 둬야 하지만, 답장을 주고 받을 필요는 없는 사람을 의미합니다. 이메일 발신자의 팀원 등이 여기 해당합니다. 참조인은 이메일 발신자가 휴가, 병가 등의 이유로 자리를 비웠을 경우 대신 수신자와 이메일을 주고받아야 합니다. 때문에 수신자에게 이메일 주소가 노출되어 있습니다.
‘숨은참조’는 프로젝트의 최고 담당자에게 보고할 때 또는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 이용하는 기능입니다. 숨은참조로 이메일을 보내면 이메일 발신자에게만 이메일 주소가 노출됩니다. 받는 사람과 참조인에게는 숨은참조로 이메일을 받은 사람이 보이지 않습니다. 부장이나 임원 (회사의 규모가 작을 경우 사장 포함) 같이 프로젝트에 관여하지는 않지만, 프로젝트의 진행 사항을 알아둬야 하는 사람에게 이메일을 보낼 때에는 숨은참조를 이용하면 됩니다.
회사 외부의 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때에도 숨은참조를 이용해야 합니다. 받는 사람에는 발신자의 주소만 적고, 숨은참조에 회사 외부인의 이메일 주소를 적으면 됩니다. 이렇게 보내면 이메일 수신자는 불필요한 이메일 주소 대신 이메일 발신자의 주소만 명확하게 파악할 수 있습니다. 이는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 반드시 알아둬야 할 매너이니 꼭 기억해두시길 바랍니다.
이메일 주소는 신중하게 결정하라. 짧으면 짧을 수록 좋다
회사에 입사한 후 가장 먼저하는 일 가운데 하나가 이메일을 발급받는 것입니다. 이때 이메일 주소를 정하게 되는데, 회사에 따라 조금씩 차이가 있습니다. 첫 번째는 회사가 알아서 주소를 정해주는 경우입니다. 이 경우 보통 이름을 이메일 주소로 이용하게 됩니다. ‘[email protected]’ 같은 형태이지요. 이는 보통 해외의 기업이나 바이어들과 이메일을 자주 주고받아야 하는 기업에게 유용합니다. 국내의 경우 삼성그룹(중앙일보 포함), LG그룹, 네이버계열사 등이 이 방식의 이메일 주소를 이용하고 있습니다.
외국인들이 한국 이름을 발음하기 힘들어하기 때문에 영어로 된 이름을 따로 정한 후 이를 바탕으로 이메일 주소를 만드는 경우도 있습니다. ‘[email protected]’ 같은 형태입니다. 해외 기업과 소통할 일이 많고, 사내에서도 직급 대신 영어 이름이나 존칭을 쓰는 회사가 이 방식을 채택하고 있습니다. 대표적인 사례가 카카오그룹이죠.
이렇게 회사에서 이름을 바탕으로 이메일 주소를 정해주는 기업은 사내에 동명이인이 있을 경우 입사순서대로 숫자를 붙여 이메일 주소를 부여하고 있습니다. ‘[email protected] 같은 형태입니다.
이렇게 기업에서 이메일 주소를 제공하면 고민할 것이 없지만, 기업이 직원에게 주소를 알아서 정하라고 하는 경우도 많습니다. 이때에는 이메일 주소를 신중하게 결정해야 합니다.
이메일 주소는 짧으면 짧을 수록 좋습니다. 최대한 간결한 영어 단어나 영문 이니셜 세 글자를 이메일 주소로 이용하시길 바랍니다. ‘[email protected](실제 제 이메일 주소입니다)’이나 ‘[email protected]’ 같은 형태가 되겠네요. 길고 어려운 단어는 이용하지 마십시오. 의미불명의 알파벳 나열이나 숫자를 붙이는 것은 지양해야합니다. 한 번 정한 이메일 주소는 바꾸지 않아야 합니다. 기업에서 쓰는 기업용 이메일 주소는 사회에서 쓰는 개인용 이메일 주소와 다르게 설정하는 것이 좋습니다. 상대방이 이메일 주소를 기억하는데 어려움을 겪을 수 있기 때문입니다.
이메일
이메일 주소가 불특정 다수에게 노출되어야 하는 직업에 종사할 경우 (예: 기자, 정치인) 인상적인 단어를 이용해 이메일 주소를 만드는 것도 좋습니다. 대표적인 사례가 KBS 박대기 기자입니다. 박대기 기자의 이메일 주소는 ‘[email protected]’ 입니다. ‘박대기’라는 이름에서 착안한 이메일 주소인데, 추운 겨울에 눈이 많이 왔음에도 불구하고 보도를 위해 서있는 상황이 발굴되어 이메일 주소와 함께 대중들에게 큰 인상을 주는데 성공했습니다.
지금까지 알아두면 좋은 이메일 매너에 대해 알아봤습니다. 다음 기사에서는 마이크로소프트 ‘아웃룩’, 구글 ‘지스위트’, 네이버 ‘웍스’ 등 중소기업과 스타트업이 애용하는 이메일 클라이언트 사용팁에 대해 알아보겠습니다.
글 / IT동아 강일용([email protected])
사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법.
사회생활 첫 걸음 – 업무용 메일 작성법.
선배..메일은 어떻게 써요?
업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다.
1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.
(딱히 안녕하지 않아도) 안녕하십니까. (회사명) OOO입니다.
(딱히 감사하지 않아도) 감사합니다. OOO드림.
딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다.
드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다.
첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.
처음 컨택할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.)
(다름이 아니라,) [2030여성 타겟 매체 제안 요청으로(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림.
오랜만에 ‘내가’ 필요해서 연락할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
오래만에 연락드립니다. (그간 잘 지내셨는지요?)
(다름이 아니라,) [지난 번 말씀 주셨던 매체 운영 예정으로 상세내용 확인 차(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림.
마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.
시즌에 따른 끝 인사말 모쪼록 2020 한 해도 건강하게 잘 마무리하시고,
2021새해에도 좋은 일 가득하시기 바랍니다.
감사합니다.
OOO 드림.
2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’
메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다.
업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.
인사말 뒤에 본인 소속과 용건 언급하기 업무메일은 하루에 몇십 통에서 몇백 통까지 받게 될 수도 있습니다. 누구에게 온 메일인지 구분이 메일 서두에 본인의 소속과 이름을 밝혀주어야 합니다. 메일 보낸 사람을 파악하고 다음으로 드는 생각은 ‘갑자기 왜 나한테 메일을 보냈을까?’겠죠. 소속을 밝힌 후에는 메일을 쓴 목적을 요약하여 적어주면 되는데요, 메일의 목적을 파악하게 되면 어떤 내용이 이어서 나올 지 대략 짐작이 되기 때문에 조금 더 빨리 메일 내용을 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 위에 언급한 인사말 예시를 참고합시다.
상황설명은 개괄식으로 간략히 예시를 통해 서술식과 개괄식의 차이에 대해서 알아볼까요? A.
현재 매체 시스템 점검으로 지난 9월 3일의 광고 운영 데이터 확인이 원활하지 않습니다. 이에 리포트 작성이 어려우므로, 금일 오전 발송 예정이었던 리포트는 데이터 확인 가능 시점에 다시 전달 드리도록 하겠습니다.
오류 복구 예상시간 문의 하였으나, 아직 확답을 받지 못한 상황입니다.
회신 오는대로 내용 전달 드리도록 하겠습니다. B.
매체 시스템 점검에 다른 데이터 오류 이슈로 리포트 지연 안내 드립니다.
데이터 확인 불가 기간 : 2020년 9월 3일 00시 ~ 24시
데이터 복구 예정시간 : 미정 (매체사 확인 진행 중)
예상 복구 시간 및 광고데이터 확인되는대로 다시 메일 드리겠습니다. 어떤 방식으로 쓴 글의 내용이 더 잘 들어오는가? 더 잘 이해되는 방식으로 메일을 쓰면 됩니다.
3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.
친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 🙂 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도!
^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다.
이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다.
이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다.
기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠.
처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다.
이슈건으로 메일을 쓸 일이 없길 바라지만, 추후 필요한 사람들을 위해서 그 내용도 정리해 볼 예정입니다.
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
혹시 지금 신입사원이신가요?
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.
제목 쓰기
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 ‘제목’ 이에요. 상대가 관심을 두고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 디자인 제작 결과 보고
제목: [업체명] 제품 견적 요청
제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다.
제목: [단체명] S전자 대리 과정 강의 요청 (1/10 금 09:00~12:00)
제목: [A부서] 행사 일정 안내 (1/27 금 18:00-22:00 대한호텔)
이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문이죠. 여기까지 잘 이해하셨죠?
말머리 사용법
잘 만든 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
[교육문의] OO백화점그룹 신입사원 대상 강의 요청 [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내예시를 보시면 대괄호 안에 [교육문의]를 넣었고, [중요]를 써넣었습니다. 이렇듯, 제목을 작성할 때는 ‘말머리’를 대괄호를 활용에 제목 가장 앞에 적는 게 좋습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있어요.
본문 작성 방법
이제 본문작성법을 알려드릴게요. 본문은 크게 7가지 항목이 있는데요. 1) 인사말, 2) 자기소개, 3) 목적, 4) 본문, 5) 상대방이 취할 행동, 6) 맺음말 7) 첨부파일로 구분이 됩니다. 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요?
1) 인사말
모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게요.
안녕하세요. A회사 이경영 대표님
안녕하세요. B부서 조인성 과장님
2) 자기소개
인사를 했다면 이어서, 간단하게 자기소개를 합니다.
C반도체 류준열 대리입니다.
D전자 박나래 사원입니다.
상대에게 처음 보내는 이메일이라면 이렇게 간단히 자기소개를 합니다. 직급과 이름을 언급한다면 상대방으로부터 관심을 끌 수 있습니다.
3) 목적(이유)
자기소개를 했다면 이어서 목적을 적어야겠죠. 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금해요. 그래서 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 해요.
– 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다.
– 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요.
4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일)
인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 쓸 차례입니다. 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문의 차이를 잠시 비교해볼게요. 먼저 좋지 않은 사례를 볼게요. 오해가 발생할 수밖에 없는 이메일의 특징입니다.
[잘못 쓴 이메일]A: 다음 회의는 다음주 화요일 오후 4시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 어렵습니다. 수요일 오후 4시는 어떠신가요?
A: 수요일은 종일 외근이라서. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 그럼 다음주 월요일에 하는 건 어떨까요?
전화나 메신저도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요. 그럼 어떻게 보내야 할까요? 잘 쓴 이메일의 특징을 살펴보시죠.
[잘 쓴 이메일]다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 ‘상대방에게 원하는 반응’을 이끌어 내기 위해 ‘3가지 조건을 제시’하고 있어요. 만일 안될 경우를 대비해 전화를 달라는 메시지까지 덧붙였습니다. 이처럼 같은 내용의 메일이라도, 누가 어떻게 보내냐에 따라 과정과 결과가 달라질 수 있다는 거예요.
5) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다.
‘월, 수, 금’ 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나,
5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 됩니다. 메일 본문을 보고 ‘그래서 내가 뭘 하라는 거지?’라는 생각이 들게 하면 안 됩니다.
6) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하시면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 마지막의 “수고하세요”를 사용하지 않는 것입니다. ‘수고하다’는 ‘일을 하느라 힘과 애를 쓴다.’라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 일반적인 예의입니다. 그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 한 논문에 따르면 ‘고맙습니다’와 감사 인사로 이메일을 맺는 게 상대로 하여금 반응이나 행동을 유도하는데 효과적이라고 합니다. 왜 감사 메시지가 있는 메일이 가장 응답률이 높았을까요? 그 이유는 상대방이 앞으로 할 행동에 미리 감사를 표하기 때문입니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 된다고 볼 수 있는 것이죠.
7) 첨부 파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 ‘작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목’ 순서 로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다. 예시를 한 번 보실까요?
200903_김청정_출판기획서.pdf
201108_ABC부서_신사업기획제안서.pptx
201202_DEF해상_연간계획표.docx
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요? 첫째는, 정확한 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다.
[첨부파일 주의사항 1]첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 받는 이로부터 피곤을 느끼게 하기 때문이죠. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 할 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
[첨부파일 주의사항 2]간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하고 받는 사람에게 ‘첨부파일을 확인하라’고 메시지를 보내는 것도 하나의 센스입니다. 그래서 이메일 쓰기의 노하우는요.
첨부 -> 내용 -> 제목 -> 받는 이의 순서로 작성
하라는 것입니다. 메일을 쓰다가 중간에 키보드를 잘못 눌러서 전송이 되어 버리는 경우가 있고, 또는 첨부를 보라고 메일을 보냈는데 첨부 없이 날아가 다시 보내는 상황도 흔히 발생합니다. 실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것이 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법입니다.
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤는데요. 제가 알려드린 방법으로 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요. 이메일 작성법 하나만 바꿨을 뿐인데 회사에서 ‘일잘러’로 소문나실 거예요!
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