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기획자의 글쓰기 1편. 이메일 작성법_회사생활의 시작, 이메일 – 20대에게 가장 필요한 커리어 정보, 슈퍼루키
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직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든 것
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직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든 것
따라서 이메일을 작성하고 보내는 일은 신입사원은 물론이고.. … 파일 전달합니다’, ‘회신 드립니다’와 같은 제목은 해당 메일을 클릭해야만 요청 … … - Most searched keywords: Whether you are looking for
직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든 것
따라서 이메일을 작성하고 보내는 일은 신입사원은 물론이고.. … 파일 전달합니다’, ‘회신 드립니다’와 같은 제목은 해당 메일을 클릭해야만 요청 … 과거에는 업무와 관련해 커뮤니케이션을 할 때는 전화나 대면 방식이 일반적이었는데요. 최근에는 이메일과 메신저의 비중도 매우 커지고 있습니다. 따라서 이메일을 작성하고 보내는 일은 신입사원은 물론이고.. - Table of Contents:
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실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요 … 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.회사원, 직장인, 경력직, 이직, 이직준비, 경력이직, 이직시기, 이직연봉, 이직정보, 경력, 채용정보, 기업정보, 취업사이트, 사람인, 직장in 생활백서
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제목 쓰기
말머리 사용법
본문 작성 방법
메일 회신
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전자 메일 메시지 회신 또는 전달
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기획자의 글쓰기 1편. 이메일 작성법_회사생활의 시작, 이메일
회사 생활 중 이메일을 활용하지 않는 회사는 거의 없을 것입니다.
요즘 여러 가지 생산성 툴 들이 나오고 있지만, 이메일은 아직까지 많은 회사에서 기본으로 활용하고 있는 의사소통 도구입니다.
특히 기획자는 디자인, 개발, 마케팅 등 여러 팀과 소통하는 포지션이라 이메일 작성할 일이 많습니다. 바쁠 때는 오전 시간 내내 이메일 확인과 작성으로 지나가는 경우도 있을 정도입니다.
매일 이 메일을 확인하다 보면, 종종 갸우뚱하게 되거나, 기분이 좋지 않은 이메일들을 받곤 합니다.
오늘은 자주 쓰지만, 놓치기 쉬운 이메일 작성법에 대해 이야기해보고자 합니다.
제목은
이메일의 첫인상
이메일의 제목은 첫인상과도 같습니다.
이메일을 클릭하기 전 내용을 파악할 수 있도록 제목을 작성하는 것이 좋습니다.
제목 : 김 부장님 요청사항입니다.
→ 이러한 제목은 업무 할 당시에는 무슨 요청사항이었는지 기억이 나겠지만, 추후 관련
내용을 검색할 때는 이런 제목의 메일은 클릭하여 내용을 확인해야지만 파악할 수 있습니다.
[중요] 5/3 서비스 론칭을 위한 정책 요청
→ 이렇게 제목 앞에 [중요], [문의], [긴급], [보고] 등 말머리를 넣어 수신인이 내용을 빨리
파악할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
외부에 보내는 메일이라면 회사명을 말머리에 작성하여 내부 메일과 구분할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
받은 메일의 회신을 할 경우엔 어떤 회신인지 제목에 내용을 일부 포함하는 것이 좋습니다.
받은 메일에 회신하면 Re: 가 앞에 붙게 되는데 제목 수정 없이 여러 번 왔다 갔다 회신을 받다 보면 제목을 알아볼 수 없게 늘어나고 심지어 주고받는 과정에서 메일 제목과 내용이 달라지는 경우가 있습니다.
최근 10개가 넘는 Re: 가 붙어있는 메일을 받은 적이 있는데 모마일에선 제목이 안 보이고 심지어 내용은 제목과 달라 정말 당황스러웠습니다.
물론 바쁠 땐 어쩔 수 없지만 회신할 때 제목을 한번 변경해 준다면 빠르게 메일 내용을 파악할 수 있을 것입니다.
Re: Re: Re: Re: Re: Re: 홈 메인 리뉴얼 관련 각 팀 일정 회신 요청
Re: 홈 메인 리뉴얼 관련 각 팀 일정 회신 요청 -기획팀 일정
수신과 참조, 숨은 참조(Who)
수신과 참조, 숨은 참조를 잘 활용하는 자만이 업무를 완벽하게 이해했다고 할 수 있습니다.
수신인에 모든 메일 주소를 다 넣어서 보내거나 참조로 보내야 할 사람한테 메일을 보내지 않는 실수는 빈번하게 있는 일입니다.
수신/참조/숨은 참조를 어떻게 사용해야 하는지 명확하게 알고 활용해보세요.
수신(받는 사람) : 이메일을 확인해야 하는 사람. 즉, 이메일을 읽고 회신을 해야 하는 사람입니다.
참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람입니다. 내가 자리를 비우거나 상대방이 부재 시 대신 회신을 줄 수 있는 사람들을 참조에 넣습니다. 보통 프로젝트 인원들을 참조에 넣습니다.
숨은 참조 : 수신인과 참조는 이메일이 모두 노출이 되지만 숨은 참조는 이메일이 노출되지 않습니다. 프로젝트에 포함되어 있지 않지만 진행사항을 알아야 하는 임원급이나 중소기업의 경우 사장님까지 숨은 참조로 넣어 내용을 공유합니다.
내용은 용건만 간단히
내용을 작성하는 데는 몇 가지 포인트가 있습니다.
1. 메일의 시작은 인사입니다.
본인 소개는 물론이고 상대방의 이름과 직위도 함께 언급해주는 것이 좋습니다.
특히 사내가 아닌 외부 회사와의 커뮤니케이션 시에는 컨택포인트가 될 자신의 소개는 필수입니다.
예) 안녕하세요 000 팀장님, 000 회사 기획팀 000 대리입니다.
2. 두괄식으로 중요한 내용을 가장 첫 줄에 작성하는 것이 좋습니다.
이메일 보낸 용건을 가장 첫 줄에 작성하여 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 합니다.
메일에 모든 내용을 구구절절 작성해서 결론을 찾기 어려운 경우가 있습니다. 메일 내용은 최대한 간결하고 명확하게 작성합니다.
3. 중요한 내용은 따로 표시해주세요.
하루에 수십 통의 메일을 받다 보면 스크롤을 내리면서 읽을 여유가 없을 수 있습니다.
내용은 최대한 간결하게 작성하고 중요한 내용은 볼드 처리나 색상을 변경하여 한눈에 보이도록
작성하는 것이 좋습니다.
4. Deadline을 꼭 쓰자
바쁘다 보면 회신이 필요한 메일을 보내 도 깜깜무소식인 경우가 많습니다.
피드백이나 회신이 필요하다면 보내는 쪽에서 날짜, 시간 등을 명확하게 작성해주는 것이 좋습니다.
첨부파일을 활용하자
메일의 내용이 많거나 필요한 서류들이 있을 경우에는 첨부파일을 활용하여 전달하는 것이 좋습니다.
파일을 첨부하는 데에도 센스가 필요합니다.
1. 파일명도 확인해주세요.
메일의 제목과 마찬가지로 1111.pptx , 기획안. doc처럼 성의 없는 파일명을 그대로 보내는 경우가 종종 있습니다. 특히 이미지가 알 수 없는 파일명인 경우가 많습니다. 성의 없는 파일명은 받는 사람도 기분이 좋지 않고 혹시 잘못 보낸 것은 아닌지, 의심부터 듭니다. 이런 사소한 것 하나가 본인의 신뢰도를 좌우할 수 있습니다.
2. 파일 순서도 신경 써주세요.
파일을 순서대로 확인해야 하는 경우는 파일 명에 넘버링을 해주는 것이 좋습니다.
파일이 많을 때는 순서대로 올려주거나 파일을 묶어서 첨부해주는 센스!
3. 첨부파일 내용은 간략하게 메일에 작성해주세요.
파일만 첨부하고 내용은 작성하지 않는다면, 받는 사람들이 내용을 숙지하지 못해서 따로 질문을 받는 일들이 비일비재합니다.
특히 기획자는 각종 문서를 공유할 일이 많습니다. 문서 공유 시에는 파일을 첨부하더라도 간략한 내용을 작성해주는 것이 좋습니다.
4. 첨부파일은 되도록 pdf로 보내는 것이 좋습니다.
첨부파일은 상대방이 수정해야 하는 것이 아니라면 pdf로 보내는 것이 좋습니다.
요새는 모바일로 확인하는 경우가 많고, MS Office나 한글이 상대방 pc에 설치되어 있지 않을 수도 있기 때문에 가벼운 pdf로 보내는 것이 좋습니다.
여러 회사에서 요구하는 기획자의 핵심 역량은 소통능력입니다.
온라인 소통의 기본인 이메일 작성은 보내는 사람의 첫인상을 좌우할 수 있습니다.
기본을 지키며 센스 있는 기획자로 한걸음 나아가 봅시다.
직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법의 모든 것
과거에는 업무와 관련해 커뮤니케이션을 할 때는 전화나 대면 방식이 일반적이었는데요. 최근에는 이메일과 메신저의 비중도 매우 커지고 있습니다. 따라서 이메일을 작성하고 보내는 일은 신입사원은 물론이고 베테랑 직장인에게도 무척 중요한 업무입니다. 원활한 일 처리와 완벽한 비즈니스를 위해 직장인이 꼭 숙지해야 할 메일 작성법을 알아보겠습니다.
메일 주소는 쉽고 명확하게 만들자
상대방에게 이메일 주소를 알렸음에도 메일이 오지 않는다면 주소를 잘못 전달했을 확률이 높습니다. 길이가 너무 길거나 영어와 숫자가 많이 섞여있을 경우 이 같은 일이 발생하기 쉬운데요. 따라서 이메일 주소는 최대한 간결하고 짧게, 그리고 자신과의 접점을 찾아 유추 혹은 기억할 수 있도록 만드는 것이 좋습니다.
만약 이미 사용 중인 주소가 있는데 평소 이와 같은 문제가 빈번하게 발생해 불편을 겪은 직장인이라면 이메일 주소 변경을 권장합니다. 그러나 사정상 변경이 불가능한 경우도 있죠. 이럴 때는 이메일 주소를 전화로 알리는 것이 아닌 문자로 안내하거나 역으로 상대의 주소를 먼저 전달 받아 본인이 직접 메일을 보내서 안내하는 것도 방법입니다. 이제 막 이메일 계정을 생성하는 신입사원이라면 꼭 기억해 두기 바랍니다.
▒ 이메일 작성법 TIP #1 이메일 주소 – 이메일 주소는 짧고 간결하게 만들 것 – 기존의 주소가 불편하다면 변경하거나, 말 대신 문자 또는 메일로 안내할 것
메일 제목은 본문을 명확하게 요약하자
직장인은 하루에도 많게는 수십 통의 메일을 주고 받습니다. 때문에 이것을 확인하고 읽는 과정에서 소비되는 시간을 절약하는 것이 중요한데, 그러기 위해서는 가장 먼저 메일의 제목이 잘 작성되어야 합니다.
‘파일 전달합니다’, ‘회신 드립니다’와 같은 제목은 해당 메일을 클릭해야만 요청사항을 파악할 수 있어 빠른 업무 처리를 방해합니다. 또 나중에 관련 메일을 찾아야 할 때 검색도 어렵습니다. 따라서 업무의 효율성을 높일 수 있도록 ‘[회사명] OOO프로젝트 기획안 전달드립니다’, ‘[회사명] OO 견적 문의에 대한 회신 드립니다’ 등으로 핵심 내용을 한 문장에 담아내는 것이 좋습니다.
덧붙여 신입사원이라면 업무에 대한 이해도가 부족하기 때문에 내용을 요약하는 것이 쉽지 않을 수 있습니다. 이럴 때는 본문부터 작성하고 제목은 이 과정을 통해 가장 중요한 내용을 정리하여 마지막에 적는 것도 방법입니다.
▒ 이메일 작성법 TIP #2 제목 – 추천 제목: [신도리코] 컬러복합기 프로젝트 기획안 전달드립니다 – 신입사원의 경우, 본문 작성을 통해 내용을 파악하고 제목은 이후에 작성할 것
인사말은 간략하게, 내용은 보기 쉽게 작성하자
업무용 메일은 목적이 명확합니다. 일을 처리하기 위한 과정에서 주고 받는 일종의 문서와 같기 때문에 ‘날씨가 좋네요’, ‘건강은 어떠신가요?’ 등의 인사말은 줄이고 업무 내용에 집중하는 것이 좋습니다. 인사말이 길어지면 오히려 중요하게 읽어야 할 분문에 대한 집중도가 떨어질 수 있습니다.
‘안녕하세요. [업무내용] 건으로 연락 드린 [회사명] [이름] [직급]입니다’ 정도면 충분합니다. 만약 너무 무겁다고 생각된다면 메일의 시작보다는 끝에 ‘주말 잘 보내세요’, ‘즐거운 점심시간 되세요’, ‘미세먼지 조심하세요’ 같은 가벼운 인사말을 적어 보세요.
본격적으로 본문을 작성할 차례입니다. 본문은 정중한 문체로 꼭 필요한 내용만 간결하게 작성해야 합니다. 이때 중요한 내용은 진하게(Ctrl+B) 표시하거나 색을 입혀 강조하고 내용이 긴 경우는 번호를 매겨 보기 좋게 정리합니다. 또 적절한 부분에서 문장을 나눠 짧은 호흡으로 읽을 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 잘 정리된 내용은 이해도와 신뢰도 모두를 높일 수 있습니다.
▒ 이메일 작성법 TIP #3 인사말과 본문 – 추천 인사말: 안녕하세요. 컬러복합기 프로젝트 건으로 연락 드린 신도리코의 신대리입니다. – 인사말은 간결하게, 끝인사는 가볍게 안부를 전달할 것 – 본문은 정중한 문체로 필요한 내용만 간결하게 작성할 것
첨부파일도 센스 있게 챙기자
첨부파일도 잊지 말고 잘 챙겨야 합니다. 첨부파일은 무엇보다 보안의 중요성이 강조되는데요. 상대방과 함께 수정해야 하는 경우가 아니라면 변조가 가능한 파일은 사내 규정 등을 확인하여 가능한 외부로 유출하는 것을 피하는 것이 좋습니다. 대신 해당 내용을 본문에 간추려 작성하거나 워터마크(불법복제를 막기 위한 표식)를 삽입하는 것이 좋고, 변조가 불가능한 파일 형식으로 바꾸어 전송하는 것이 바람직합니다.
그밖에 알아야 할 팁이 더 있습니다. 파일명은 메일 제목처럼 알기 쉽게 작성해 저장하여 첨부하는 것이 중요합니다. ‘[회사명] OO기획안_2차 수정’ 정도가 좋습니다. 그리고 업무가 바쁜 경우에는 본문만 읽고 첨부된 파일을 미처 확인하지 못하는 경우가 있는데, 이를 대비해 보내는 메일의 본문에 상대가 확인해야 하는 파일이 첨부되어 있음을 한 문장으로 적어서 알리는 것도 센스 있는 작성법입니다. 또 기껏 보낸 파일이 상대방의 컴퓨터에서 열리지 않는다면 곤란하겠죠. 따라서 사전에 사용하는 프로그램의 버전을 체크하는 것도 중요합니다.
▒ 이메일 작성법 TIP #4 첨부파일 – 파일은 외부 유출과 보완에 대해 인지한 후 첨부할 것 – 첨부파일의 파일명은 메일의 제목과 같이 알기 쉽게 작성하여 저장할 것 – 확인해야 할 파일이 첨부되어 있음을 메일 본문에 작성할 것 – 상대방이 사용하는 프로그램 버전을 확인하여 파일을 확인하는데 문제가 없도록 할 것
참조·숨은 참조 꼼꼼하게 확인하자
이메일을 작성할 때 중요하게 체크해야 할 항목 중 ‘받는 사람’을 빼놓을 수 없습니다. 원활한 업무 처리를 위해서는 각각의 담당자 및 실무자, 팀원에게 메일이 잘 전달되어야만 하기 때문에 메일을 받는 사람과 참조(CC, Carbon Copy), 숨은 참조(BCC, Blind Carbon Copy) 모두를 꼼꼼하게 확인해야 합니다.
업무는 실무자인 신대리와 진행하지만 그의 상사인 박차장도 진행 상황을 알아야 할 때, 실무자간의 주고 받는 메일을 확인할 수 있도록 박차장을 참조하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 적으면 됩니다. 이때 받는 사람과 CC가 여러 명인 경우에는 직급 순으로 작성하는 것이 좋습니다.
▒ 이메일 작성법 TIP #5 참조와 숨은 참조 – 받는 사람, CC, BCC를 제대로 구분하여 꼼꼼하게 추가할 것 – 받는 사람이 1명 이상일 경우는 직급 순으로 나열할 것 – 참고) 신입사원이 꼭 알아야 할 회사에서 자주 쓰는 용어
그 밖의 TIP! 이메일 작성법 체크포인트
정해진 이메일 폼은 없는지 확인하세요
이메일은 사내 규정에 따라 혹은 관련 업체와의 약속에 따라 정해진 형식 하에 주고 받는 경우가 많습니다. 따라서 이전에 발송한 이메일을 확인하거나 상사에게 질문하여 숙지한 후 형식에 맞춰서 작성하는 것이 좋습니다.
이메일을 전달할 땐 포워드 기능을 활용하세요
자신이 받은 메일을 동료에게 전달해야 하는 경우도 있죠? 이때는 본문을 복사해 붙여 넣어 새 메일을 작성하는 것보다 수신인과 발신인, 제목, 시간 등을 모두 체크할 수 있도록 포워드(Forward) 기능을 활용해 그대로 넘겨주는 것이 좋습니다. 이때 전달하는 메일이 어떤 내용인지를 상단에 2~3줄 정도로 요약하여 전달하면 더 좋겠죠?
하단에 메일 서명을 꼭 넣어주세요
메일 하단에는 반드시 서명(연락처 등 기본정보)을 남겨야 합니다. 문의사항이 있을 때 이메일 외 다른 방법으로 커뮤니케이션을 원할 수도 있기 때문에 보내는 이의 연락처가 명시된 서명을 달아주는 것이 필수입니다.
메일 발송 사실을 상대에게 알려주세요
메일 발송 이후 상대로부터 아무런 회신이 없다면 상대가 업무를 잊었거나 메일을 확인하지 못했을 수 있습니다. 따라서 메일을 보내고 난 후에는 메신저 또는 전화를 이용해 발송 사실을 알리는 것이 업무의 속도를 높이는 데 효과적입니다.
원하는 회신 일정을 남겨주세요
회신의 속도를 높이는 또 다른 방법은 본문 하단에 원하는 회신 일정을 정확히 남기는 것입니다. 그리고 메일을 받은 사람 역시, 빠른 업무 처리를 위해서는 곧바로 회신이 어렵더라도 ‘메일 잘 받았습니다. 내부 논의 후 오늘 오후까지 회신 드리겠습니다’ 정도의 확인 메일을 남겨주면 좋습니다.
상사에게 질문하세요
갓 입사한 신입사원이라면 혹시 실수는 하지 않을까 하는 마음에 썼다 지웠다를 반복하기 쉽습니다. 이럴 때는 “이렇게 작성해 봤는데 발송 전 검토 부탁드립니다”라는 요지로 상사에게 질문하거나 피드백을 요청하여 혼자 끙끙대는 시간을 줄이는 것이 현명합니다.
모든 업무가 그렇듯 마지막까지 긴장을 늦춰서는 안됩니다. 메일을 전송할 때도 마찬가지인데 메일 주소, 제목, 내용, 첨부파일 등이 잘 정리되어 있는지 발송 직전 다시 한번 확인하고 오타와 띄어쓰기도 충분히 검토한 후 보내는 것을 추천합니다.
명함은 ‘직장인의 얼굴’이라 하고 메일은 ‘직장인의 인격’이라 합니다. 간단한 업무라 생각하고 소홀히 하기에는 참 중요한 업무인데요. 늘 받는 사람의 입장에서 생각하여 읽기 쉬운지, 핵심 정보가 잘 정리되어 있는지, 깔끔하고 예의 바른 메일인지를 검토해야 합니다. 신입사원부터 베테랑 직장인까지 원활한 소통과 높은 신뢰도 형성을 위해 이메일 작성법을 숙지해 보세요.
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
혹시 지금 신입사원이신가요?
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.
제목 쓰기
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 ‘제목’ 이에요. 상대가 관심을 두고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 디자인 제작 결과 보고
제목: [업체명] 제품 견적 요청
제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다.
제목: [단체명] S전자 대리 과정 강의 요청 (1/10 금 09:00~12:00)
제목: [A부서] 행사 일정 안내 (1/27 금 18:00-22:00 대한호텔)
이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문이죠. 여기까지 잘 이해하셨죠?
말머리 사용법
잘 만든 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
[교육문의] OO백화점그룹 신입사원 대상 강의 요청 [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내예시를 보시면 대괄호 안에 [교육문의]를 넣었고, [중요]를 써넣었습니다. 이렇듯, 제목을 작성할 때는 ‘말머리’를 대괄호를 활용에 제목 가장 앞에 적는 게 좋습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있어요.
본문 작성 방법
이제 본문작성법을 알려드릴게요. 본문은 크게 7가지 항목이 있는데요. 1) 인사말, 2) 자기소개, 3) 목적, 4) 본문, 5) 상대방이 취할 행동, 6) 맺음말 7) 첨부파일로 구분이 됩니다. 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요?
1) 인사말
모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게요.
안녕하세요. A회사 이경영 대표님
안녕하세요. B부서 조인성 과장님
2) 자기소개
인사를 했다면 이어서, 간단하게 자기소개를 합니다.
C반도체 류준열 대리입니다.
D전자 박나래 사원입니다.
상대에게 처음 보내는 이메일이라면 이렇게 간단히 자기소개를 합니다. 직급과 이름을 언급한다면 상대방으로부터 관심을 끌 수 있습니다.
3) 목적(이유)
자기소개를 했다면 이어서 목적을 적어야겠죠. 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금해요. 그래서 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 해요.
– 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다.
– 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요.
4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일)
인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 쓸 차례입니다. 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문의 차이를 잠시 비교해볼게요. 먼저 좋지 않은 사례를 볼게요. 오해가 발생할 수밖에 없는 이메일의 특징입니다.
[잘못 쓴 이메일]A: 다음 회의는 다음주 화요일 오후 4시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 어렵습니다. 수요일 오후 4시는 어떠신가요?
A: 수요일은 종일 외근이라서. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 그럼 다음주 월요일에 하는 건 어떨까요?
전화나 메신저도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요. 그럼 어떻게 보내야 할까요? 잘 쓴 이메일의 특징을 살펴보시죠.
[잘 쓴 이메일]다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 ‘상대방에게 원하는 반응’을 이끌어 내기 위해 ‘3가지 조건을 제시’하고 있어요. 만일 안될 경우를 대비해 전화를 달라는 메시지까지 덧붙였습니다. 이처럼 같은 내용의 메일이라도, 누가 어떻게 보내냐에 따라 과정과 결과가 달라질 수 있다는 거예요.
5) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다.
‘월, 수, 금’ 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나,
5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 됩니다. 메일 본문을 보고 ‘그래서 내가 뭘 하라는 거지?’라는 생각이 들게 하면 안 됩니다.
6) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하시면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 마지막의 “수고하세요”를 사용하지 않는 것입니다. ‘수고하다’는 ‘일을 하느라 힘과 애를 쓴다.’라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 일반적인 예의입니다. 그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 한 논문에 따르면 ‘고맙습니다’와 감사 인사로 이메일을 맺는 게 상대로 하여금 반응이나 행동을 유도하는데 효과적이라고 합니다. 왜 감사 메시지가 있는 메일이 가장 응답률이 높았을까요? 그 이유는 상대방이 앞으로 할 행동에 미리 감사를 표하기 때문입니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 된다고 볼 수 있는 것이죠.
7) 첨부 파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 ‘작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목’ 순서 로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다. 예시를 한 번 보실까요?
200903_김청정_출판기획서.pdf
201108_ABC부서_신사업기획제안서.pptx
201202_DEF해상_연간계획표.docx
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요? 첫째는, 정확한 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다.
[첨부파일 주의사항 1]첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 받는 이로부터 피곤을 느끼게 하기 때문이죠. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 할 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
[첨부파일 주의사항 2]간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하고 받는 사람에게 ‘첨부파일을 확인하라’고 메시지를 보내는 것도 하나의 센스입니다. 그래서 이메일 쓰기의 노하우는요.
첨부 -> 내용 -> 제목 -> 받는 이의 순서로 작성
하라는 것입니다. 메일을 쓰다가 중간에 키보드를 잘못 눌러서 전송이 되어 버리는 경우가 있고, 또는 첨부를 보라고 메일을 보냈는데 첨부 없이 날아가 다시 보내는 상황도 흔히 발생합니다. 실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것이 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법입니다.
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤는데요. 제가 알려드린 방법으로 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요. 이메일 작성법 하나만 바꿨을 뿐인데 회사에서 ‘일잘러’로 소문나실 거예요!
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