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제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다. 이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다.
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인 Updating 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.회사원, 직장인, 경력직, 이직, 이직준비, 경력이직, 이직시기, 이직연봉, 이직정보, 경력, 채용정보, 기업정보, 취업사이트, 사람인, 직장in 생활백서
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제목 쓰기
말머리 사용법
본문 작성 방법
비즈니스 이메일 작성 101(1) – 제목/수신자 설정법 | 직장생활표류기
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비즈니스 이메일 작성 101(1) – 제목/수신자 설정법 | 직장생활표류기
회사 생활에서 가장 어려운 것중 하나는 이메일 작성일 것이다. 업무적 의사소통을 글로 하기가 어렵기도 하고, 별것 아닌것 같은 이메일 제목 작성과 … …
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비즈니스 이메일 작성 101(1) – 제목/수신자 설정법 | 직장생활표류기
회사 생활에서 가장 어려운 것중 하나는 이메일 작성일 것이다. 업무적 의사소통을 글로 하기가 어렵기도 하고, 별것 아닌것 같은 이메일 제목 작성과 … 회사 생활에서 가장 어려운 것중 하나는 이메일 작성일 것이다. 업무적 의사소통을 글로 하기가 어렵기도 하고, 별것 아닌것 같은 이메일 제목 작성과 참조 설정으로도 문제가 생기기도 한다. 반면 제목과 수신자 설정을 잘하는 것만으로도 문제 해결이나 회신율이 달라지기도 한다.직장생활에 왕도는 없지만 요령은 있다. 일잘러가 되고 싶은 당신의 멘붕을 줄여줄 업무팁, 멘탈관리법을 공유합니다.
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메일 제목 작성 잘하는 법
피해야 할 메일 제목
메일 수신자 참조자 잘하는 법
잘못된 수신자 참조자 지정
개별전체회신 전달의 차이점
비즈니스 이메일 작성 101(1) – 제목/수신자 설정법 | 직장생활표류기
직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법
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모든 이메일은 격식이 필요하다 회사에 예제가 있는지 물어보라
이메일 격식을 만드는 방법
멋진 서명을 첨부하라 이메일의 품격()이 올라간다
받는사람 참조 숨은참조는 나름 활용법이 있다 특히 숨은참조가 중요하다
이메일 주소는 신중하게 결정하라 짧으면 짧을 수록 좋다
사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법 | YOUNG HYUNDAI
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법 | YOUNG HYUNDAI 이메일을 주로 사용하는 이유는 메신저와 같은 커뮤니케이션 수단보다 격식있게 … 이메일의 제목은 목적이 명확하게 드러나도록 작성해야 합니다. 회사에서 커뮤니케이션 하기 위해 사용하는 툴 중 가장 사용빈도가 높은 것은 이메일입니다.
회사생활이 처음인 사회 초년생을 위해 어디에서나 활용가능한 비즈니스 메일 작성 방법을 알영현대,20대,대학생,대외활동,크리에이터,비지니스메일,메일쓰는법,메일쓰기,인턴꿀팁 - Table of Contents:
1 수신과 참조의 차이는 무엇일까
2 메일 제목은 목적이 분명하게!
3 메일의 내용은 가독성 있게!
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비지니스 영어 이메일 제목 쓰는 법 및 예문들
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비지니스 영어 이메일 제목 쓰는 법 및 예문들
이메일 제목 쓸 때 팁들
소식을 전달 할 때 메일 제목
무엇에 대한 내용을 전달하고 싶을 때 메일 제목
일정주문 등을 확인 하는 메일 제목
제안하는 메일 제목
감사하는 내용을 전달할 때 메일제목
요청 할 때 메일 제목
취소를 하고싶을 때 메일 제목
사과할 때 메일 제목
문의를 하고 싶을 때 메일 제목
초대를 하는 경우 메일 제목
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직장 이메일 잘 쓰는 법 정리, 이메일 제목이 중요하다 (Feat. 신사임당, 김재성)
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직장 이메일 잘 쓰는 법 정리 이메일 제목이 중요하다(Feat 신사임당 김재성)
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실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
혹시 지금 신입사원이신가요?
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.
제목 쓰기
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 ‘제목’ 이에요. 상대가 관심을 두고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 디자인 제작 결과 보고
제목: [업체명] 제품 견적 요청
제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다.
제목: [단체명] S전자 대리 과정 강의 요청 (1/10 금 09:00~12:00)
제목: [A부서] 행사 일정 안내 (1/27 금 18:00-22:00 대한호텔)
이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문이죠. 여기까지 잘 이해하셨죠?
말머리 사용법
잘 만든 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
[교육문의] OO백화점그룹 신입사원 대상 강의 요청 [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내예시를 보시면 대괄호 안에 [교육문의]를 넣었고, [중요]를 써넣었습니다. 이렇듯, 제목을 작성할 때는 ‘말머리’를 대괄호를 활용에 제목 가장 앞에 적는 게 좋습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있어요.
본문 작성 방법
이제 본문작성법을 알려드릴게요. 본문은 크게 7가지 항목이 있는데요. 1) 인사말, 2) 자기소개, 3) 목적, 4) 본문, 5) 상대방이 취할 행동, 6) 맺음말 7) 첨부파일로 구분이 됩니다. 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요?
1) 인사말
모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게요.
안녕하세요. A회사 이경영 대표님
안녕하세요. B부서 조인성 과장님
2) 자기소개
인사를 했다면 이어서, 간단하게 자기소개를 합니다.
C반도체 류준열 대리입니다.
D전자 박나래 사원입니다.
상대에게 처음 보내는 이메일이라면 이렇게 간단히 자기소개를 합니다. 직급과 이름을 언급한다면 상대방으로부터 관심을 끌 수 있습니다.
3) 목적(이유)
자기소개를 했다면 이어서 목적을 적어야겠죠. 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금해요. 그래서 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 해요.
– 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다.
– 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요.
4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일)
인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 쓸 차례입니다. 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문의 차이를 잠시 비교해볼게요. 먼저 좋지 않은 사례를 볼게요. 오해가 발생할 수밖에 없는 이메일의 특징입니다.
[잘못 쓴 이메일]A: 다음 회의는 다음주 화요일 오후 4시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 어렵습니다. 수요일 오후 4시는 어떠신가요?
A: 수요일은 종일 외근이라서. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 그럼 다음주 월요일에 하는 건 어떨까요?
전화나 메신저도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요. 그럼 어떻게 보내야 할까요? 잘 쓴 이메일의 특징을 살펴보시죠.
[잘 쓴 이메일]다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 ‘상대방에게 원하는 반응’을 이끌어 내기 위해 ‘3가지 조건을 제시’하고 있어요. 만일 안될 경우를 대비해 전화를 달라는 메시지까지 덧붙였습니다. 이처럼 같은 내용의 메일이라도, 누가 어떻게 보내냐에 따라 과정과 결과가 달라질 수 있다는 거예요.
5) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다.
‘월, 수, 금’ 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나,
5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 됩니다. 메일 본문을 보고 ‘그래서 내가 뭘 하라는 거지?’라는 생각이 들게 하면 안 됩니다.
6) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하시면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 마지막의 “수고하세요”를 사용하지 않는 것입니다. ‘수고하다’는 ‘일을 하느라 힘과 애를 쓴다.’라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 일반적인 예의입니다. 그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 한 논문에 따르면 ‘고맙습니다’와 감사 인사로 이메일을 맺는 게 상대로 하여금 반응이나 행동을 유도하는데 효과적이라고 합니다. 왜 감사 메시지가 있는 메일이 가장 응답률이 높았을까요? 그 이유는 상대방이 앞으로 할 행동에 미리 감사를 표하기 때문입니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 된다고 볼 수 있는 것이죠.
7) 첨부 파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 ‘작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목’ 순서 로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다. 예시를 한 번 보실까요?
200903_김청정_출판기획서.pdf
201108_ABC부서_신사업기획제안서.pptx
201202_DEF해상_연간계획표.docx
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요? 첫째는, 정확한 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다.
[첨부파일 주의사항 1]첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 받는 이로부터 피곤을 느끼게 하기 때문이죠. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 할 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
[첨부파일 주의사항 2]간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하고 받는 사람에게 ‘첨부파일을 확인하라’고 메시지를 보내는 것도 하나의 센스입니다. 그래서 이메일 쓰기의 노하우는요.
첨부 -> 내용 -> 제목 -> 받는 이의 순서로 작성
하라는 것입니다. 메일을 쓰다가 중간에 키보드를 잘못 눌러서 전송이 되어 버리는 경우가 있고, 또는 첨부를 보라고 메일을 보냈는데 첨부 없이 날아가 다시 보내는 상황도 흔히 발생합니다. 실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것이 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법입니다.
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤는데요. 제가 알려드린 방법으로 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요. 이메일 작성법 하나만 바꿨을 뿐인데 회사에서 ‘일잘러’로 소문나실 거예요!
비즈니스 이메일 작성 101(1) – 제목/수신자 설정법
회사 생활에서 가장 어려운 것중 하나는 이메일 작성일 것이다. 업무적 의사소통을 글로 하기가 어렵기도 하고, 별것 아닌것 같은 이메일 제목 작성과 참조 설정으로도 문제가 생기기도 한다. 반면 제목과 수신자 설정을 잘하는 것만으로도 문제 해결이나 회신율이 달라지기도 한다.
왜 내 메일은 항상 상사로부터 답변이 늦게 오는 것 같지? 별 내용도 아닌데… 그리고 도대체 수신자와 참조자 설정은 어떻게 하는 건지 매번 답답하다. 이건 부장까지 CC해야하나? 전달을 하면 되나? 아 이번에도 이런 건 참조하지 말고 알아서 하라고 하면 어쩌지? 근데 나중에는 또 참조 안하면 왜 참조 안했냐고 화낼 것 같은데…
이메일 작성의 기본 – 제목 작성과 수신자 지정
통상 제목과 수신자 설정을 대수롭지 않게 생각한다. 하지만 커뮤니케이션의 기본이 ‘정확한 사람에게’ ‘명확한 메시지를 전달하는 것’이니, 잘못된 제목과 수신자 설정은 초장부터 틀리고 시작하는 것과 같다. 유독 내 메일엔 답변이 잘 오지 않는다면? 50%는 제목과 수신자 문제다.
메일 제목 작성 잘하는 법
기억하자. 당신의 상사는 절대 메일이 들어오는 순서대로 확인하지 않는다. 우리도 개인 메일을 확인할 때, 시간순이 아니라 대충 제목을 보고 골라서 읽는 것처럼 말이다. 그렇다면 당신의 메일을 읽게 하려면? 제목을 잘 쓰면 된다. 메일 제목은 광고제목처럼 후킹할 필요는 없다. 명확하기만 하면 된다.
좋은 메일 제목의 핵심은 (1) 수신자가 내가 보낸 메일의 내용과 속성을 직관적으로 최대한 빠르게 파악하고 (2) 나중에 검색해 찾기 좋게 하는 것이다.
1. 서술형이 아니라 단문으로 작성
❌ 지난 분기미팅에서 보고드린 중동항로 예측 물동량 변경 수정보고 드립니다
✅ 중동항로 물동량 예측 변경의 건
단문으로 요약하기(문장줄이기)는 연습이 많이 필요하다. 내용/핵심 요약/조직내 용어를 모두 알아야 하기 때문이다. 드라마 에서의 문장줄이기 사례를 참조해보자 https://brunch.co.kr/@dahl713/237미생>
2. 제목은 30자~ 50자 길이로
메일 제목의 길이는 사실 상관이 없지만, 우리가 메일 제목을 보는 공간의 길이는 제한이 있다. 그래서 제목에서 중요한 내용이 잘리지 않도록 제목의 길이를 조절할 필요가 있다.
중요한 내용이 잘리지 않도록 아무리 길어도 ✅ 공백을 포함한 제목의 길이는 모바일에서는 30자, PC에서는 50자 내외를 권장 한다. 아래 이미지에서 보듯이 모바일(아이폰11프로 기준)에서는 공백포함 26자까지, PC(맥북 기준)에서는 50자까지도 잘리지 않고 보인다.
3. 대괄호로 메일 카테고리 구분
[용건/기대행동], [중요도], [발신조직] 등. 대괄호에 붙이는 내용은 이 수신자가 내 메일을 가장 빨리 분류할 수 있는 항목값이다. 이는 수신자가 내 메일이 어떤 종류의 메일인지, 내용을 추정하고 편하게 분류하도록 돕기 위한 것이다. 대괄호로 사용할 수 있는 항목과 기대효과는 아래와 같다. [용건/기대행동] 받는 사람에게 어떤 행동을 기대하는지를 제목에 명시한다 [확인요청], [의견요청], [협조요청], [공유], [착수보고] 등이 있다. 영문으로도 Help needed, Sharing, Request, Announcement, Headup 등으로 동일하게 쓴다. 메일 제목에 기대하는 내용이 분명할 경우, 공유, 공지 등의 회신 부담이 적은 메일 확인이 쉬워진다. 반면 의견이나 피드백을 요청하는 메일은 효과적으로 검토를 압박할 수 있다. 그 누구도 본인이 병목(bottle neck)이 되어 업무를 지연시키는 사람이 되는 것을 원하지 않기 때문이다.받는 사람에게 어떤 행동을 기대하는지를 제목에 명시한다 [분류값/중요도] 받는 사람에게 이 정보의 중요도와 정보가 속하는 카테고리를 알려준다 [공지], [필독], [긴급] 과 같은 것들, [회의록], [공유], [실적보고],[모니터링] 등이 있다. 이런 말머리를 사용하면 수신자에게 ‘이 메일은 봐도/안 봐도 그만’, ‘알아두길 바람’. ‘안 읽으면 누구 손해?’, ‘나중에 읽어도 무방’, ‘자료임’을 자연스럽게 전달할 수 있다. 😊 당장 확인할 메일과 아닌 메일을 알려주는 것만으로도 당신의 메일을 받는 사람의 업무 효율을 도울 수 있다.
받는 사람에게 이 정보의 중요도와 정보가 속하는 카테고리를 알려준다 [발신조직] 특정 부서, 부문의 업무로 메일을 반복해서 보내게 되는 경우에 유용하다. [재무팀], [XX대행사], [자회사명]와 같은 형태로 팀 이름, 회사명을 말머리로 쓴다. 회사의 특정 팀, 대행사와 일하는 경우, 여러 실무자와 메일을 주고받게 된다. 이런 말머리를 달면 “지금 이 말머리가 달린 메일은 모두 특정 업무영역(Work Scope)에 대한 업무 메일이예요” 라고 알려 메일을 받는 사람의 메일 분류, 내용 예측을 돕는다.
특정 부서, 부문의 업무로 메일을 반복해서 보내게 되는 경우에 유용하다.
피해야 할 메일 제목
나쁜 메일 제목은 모두 내용 예측이 불가하도록 애매~하다는 특징이 있다.
1. 인사말로 시작하는 제목
가장 나쁜 형태의 제목은 “안녕하세요. XXX의 XXX입니다”이다. 이것만 보면 메일을 열면 어떤 내용이 나올지 전혀 예측할 수가 없다
2. OOO 관련~으로 끝나는 제목
세상에 관련된 일이 얼마나 많은데… 관련이라는 말을 빼기 어렵다면 최소한 “XX 관련”으로 내용이 끝나게 쓰지 말자. 끝말은 그 관련된 내용에 대한 행동을 넣어주면 더욱 좋다. (예시: XX사업 비용 결산 누락 관련 → XX사업 비용 결산 누락 관련 대응 계획 보고)
3. 분류값만 있는 메일 제목
“6.24 회의록 공유” 와 같은 제목에서는 이 회의의 주제가 아니라 회의를 했음. 밖에 알수가 없다. 특히 협의 사항은 나중에 시비를 가리거나 사실 확인차 자주 찾아보는데, 이렇게 쓰면 나중에 확인과 검색도 힘들다.
메일 수신자, 참조자 잘하는 법
수신자(To)와 참조(Cc)는 어떻게 하면 될까? 심플한데 사실 일하다보면 은근 골치 아픈게 이거다. 이 내용은 상사를 넣기에는 내용이 너무 소소한 것 같고, 안 넣기도 찝찝하고… 다 넣어야 할까도 고민되고…
1. 수신자, 참조자의 의미
기억하자. 수신자와 참조자는 회사어로 다음과 같다. 수신자는 받은 내용의 회신/미회신에 대한 책임을 져야 하는 사람이며, CC에 넣는 사람은 이 내용을 알아야할 의무가 있는 사람을 말한다. 항상 이 기준을 생각하면 메일의 수신자, 참조자 지정이 심플해진다.
내 사례를 소개한다. 글로벌CEO 최종 인터뷰 자료를 30분내로 기자에게 송부했어야 하는데, 컨펌을 해야하는 부장님이 해외 출장중이었다 (심지어 비행 중)… 데드라인은 다가오고, 연락은 안되고, 컨펌을 안 받고 자료를 내보낼 수는 없고… 난감했다. 이 때 다른 상사가 메일에 참조(Cc’ed)된 차상위 이사님에게 컨펌을 받으라고 얘기해줬다. Cc 된 사람은 내용을 알아야할 의무가 있는 사람이기 때문에 너에게 컨펌을 해줄 의미가 있는 사람이라는 뜻이라고. 간단히 수신자가 없을 때, Cc된 사람 누구와 커뮤니케이션 할지를 생각해보면 된다.
**자주 묻는 질문 – 참조자를 지정할 때, 직급 등 참조해야 하는 순서가 있나요? ** 혹시 모를 이슈 방지차원에서 직급순으로, 직급이 같다면 업무와의 연관성 기준으로, 직급과 연관도도 같다면 연차 순으로 Cc 하는것을 권장한다. 예) 참조(Cc’ed): 이사, 부장, TF 차장, 옆부서 차장… 사실 규칙은 없다. 회사마다 다른 부분이고 미국 회사는 정말 1도 신경 쓰지 않는 사항이다. 하지만 우리가 메일 주고 받는 회사의 분위기나 상황은 알 수가 없고, 사람의 마음은 미묘하기 때문에 조심할 수 있는 상황이라면 조심하는 것이 좋겠다
2. 수신자, 참조자 총 3명 이상
꼭 3명이어야 한다는 말이 아니라, 1:1을 지양하자는 말이다. 회사의 이메일은 법적 효력이 있다. 1:1 로 메일을 주고받게 되면 진행 상황을 둘 외에는 알 수가 없다. 그러므로 단순 확인, 조사가 아닌 이상에야 1:1 메일은 지양하는 것이 좋다. 실제 회사에서 2명끼리 일하는 경우도 드물고, 수신자가 최종 결정자가 아닌 이상 결정사항을 2명만 공유하면 되는 경우도 드물다.
또 1:1을 지양해야 하는 이유는 감정 싸움을 막기 위해서다. 메일은 대면 커뮤니케이션이 아니기 때문에 자칫하면 오해가 생길 수 있다. 특히 직급이 낮은 친구들과 일할 때… 이 때, 발신-수신자 외에 1명이 참조로 걸리면 아무래도 보는 눈이 있어 조심스러워지기 때문에 감정 싸움까지 가는 걸 방지할 수 있다.
3. 수신자는 당신! 이라고 콕 찍어 지정
한 안건에 대한 수신자는 1인으로 한다 여러 명을 수신자로 하면 메일에 대한 회신 책임도 1/n 로 나누게 된다. 특히 무언가를 묻거나 자료를 요청하는 경우, 십중팔구 답변이 안 온다. 모두가 ‘(나말고) 누가 답변하겠지.. 답변하면 이거 내 일 되는거 아니야?’라고 생각한다. 그리고 아래 설명하겠지만, 정말 매우 매우 곤란한 일이 생길 수 있다. 한 명을 콕 찍어서 ‘수신할 사람은 바로 너!’라고 지정하자.
여러 명을 수신자로 하면 메일에 대한 회신 책임도 1/n 로 나누게 된다. 특히 무언가를 묻거나 자료를 요청하는 경우, 십중팔구 답변이 안 온다. 모두가 ‘(나말고) 누가 답변하겠지.. 답변하면 이거 내 일 되는거 아니야?’라고 생각한다. 한 명을 콕 찍어서 ‘수신할 사람은 바로 너!’라고 지정하자. 수신자(회신 의무가 있는 사람)이 여럿인 경우는 메일 바디에 구체적으로 명기한다 회의록이나 특정 안건에 대해서 답해야 하는 상황인 경우, 해당 인원을 모두 To로 넣되 어떤 부분에 해당 인원들이 답변하면 되는지를 하이라이트, 태그 등으로 표시하고, XXXX 의견 부탁드립니다. 등으로 처리한다.
잘못된 수신자, 참조자 지정
1. 같은 안건에 직급이 다른 사람을 동시 수신자로 지정
세상 곤란한 일이 여기서 발생한다. 부장과 차장을 To로 넣고 의견을 달라고 했는데, 거의 동시에 이 두 명에게 서로 다른 의견을 받게 되는 경우가 있다. 두 분이 분야가 다르면 오케이.
부장은 A라고 하고 차장은 B라고 하면 뭐 부장말을 따르면 되지만, 내 위의 상사인 차장이 바보가 된다. 한편 실무를 잘 모르는 부장이 A라고 했는데 차장이 조목조목 A가 아닌 이유를 적은 메일을 보내면서 B를 하자고 했을 때, 부장의 창피함과 차장의 민망함은 당신의 몫이다.
2. 숨은 참조(Bcc)는 지양
숨은 참조(Bcc, Blind Carbon Copy)는 뉴스레터나 자료 공유할 때 많이 사용한다. 내가 자료를 공유하는 대상이 누구인지 밝히지 않고 여러명에게 메일을 보낼 수 있으니 참 유용하다.
그.러.나… 정보 공유와 교환이 커뮤니케이션의 주된 목적인 업무에서는 숨은 참조는 되도록 피하는 것이 좋다. 쉽게 생각해보자. 나랑 A씨랑 둘이 나는 카톡 대화 캡쳐본을 A씨가 몰래 다른 사람에게 공유했다면 어떨까? 기분 나쁜 걸 넘어 기분이 더러울 것이다.
특히 민감한 내용이라면 Bcc는 반드시 피하자. 굳이 메일의 내용 공유가 필요하다면 발송한 메일을 다시 전달(FW)하는 방식으로 공유하는 것이 좋다.
그런데 숨은 참조한 걸 수신자가 알 수 없으니까 괜찮지 않냐고? 아니다. 숨은 참조한 사람이 메일을 보고 전체회신하는 경우, 아주 많다. 어떤 경우건 숨은 참조는 자유지만, 숨은참조를 한 경우, 곤란해지는 건 당신임을 기억하자.
개별/전체회신, 전달의 차이점
여기서부터는 아주 쉽다. 개별회신은 보낸 사람에게만 회신하는 옵션이고, 전체 회신은 이메일 수신/참조에 들어있는 모든 사람들에게 회신하는 옵션이다.
1. 회신 (RE) : 전체회신, 개별회신
전체회신 (reply all) – 회사에서는 전체 회신이 디폴트라고 생각하면 편하다. 한 메일에 이해관계자가 모두 참조된 상태에서 스레드가 유지되어야 이슈관리 및 메일 스레드를 읽는 것만으로도 업무 현황 파악이 가능해지기 때문이다. 전체 회신을 아예 회신 디폴트로 설정해두자.
개별회신(reply) – 특정인에게만 메일을 보내거나 전체 메일을 주고 받다가 특정 사람/부문과 관계된 내용이나 질문만 이어지거나, 중간에 마이너하거나 논의에서 벗어난 사항의 확인이 필요한 상황일 때 사용한다. (이후 필요하다면 개별논의한 내용 정리를 포함해 전체 회신으로 논의를 이어가면 된다) 중요한 것은 늘 그렇지만 회사 메일로 험담을 하면 안된다. 개별회신으로 험담하고 다시 전체 cc를 해서 쓰레드를 이어가는 경우.. 없을 것 같지만 왕왕 있는 일이다.
2. 전달 (FW)
전달(forward) – 말그대로 받은 메일을 다른 사람에게 전달하는 것이다. 회신과 다르게 전달은 받은 메일의 내용 뿐만 아니라 첨부파일까지 전달할 수 있다. 통상은 타 조직/부서와 논의한 내용에 이어 내부 논의가 필요하거나 받은 자료를 단순 쉐어할 때 사용한다.
지금까지 이메일 제목 작성, 수신자 설정의 기본적인 규칙에 대해 알아보았다. 고통받는 이메일러들에게 조금이나마 도움이 되기를 바란다. 다음에는 이메일 본문(메일 바디) 작성법, 기본적인 메일 관리법을 소개하겠다.
직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법
직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법 강일용 [email protected]
[IT동아 강일용 기자] 모든 비즈니스는 이메일에서 시작되어서 이메일로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 모든 직장인이 어제도 이메일을 보냈고, 오늘도 이메일을 보냈으며, 내일도 이메일을 보낼 것입니다. 이메일을 대체할 혁신적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구가 등장하기 전까지 이메일은 계속 비즈니스의 표준으로 이용되겠죠.하지만 이렇게 중요한 이메일을 생각보다 많은 직장인이 소홀히 다루고 있습니다. 이메일은 이제 직장인의 커뮤니케이션 수단을 넘어 회사의 품격과 비즈니스 성공 가능성을 높여주는 도구라고도 말 할 수 있습니다. 잘 다루면 잘 다룰 수록 좋다는 것이지요.
직장 생활 10년. 필자는 이제야 이메일 사용법을 조금 알게되었습니다. 아무도 알려주지 않아 스스로 터득해야 했던 그 노하우를 여러분들과 공유하고자 합니다.
이메일
모든 이메일은 격식이 필요하다. 회사에 예제가 있는지 물어보라
이메일은 격식을 갖춰서 보내야합니다. 보고서나 기획서처럼 철저하게 양식에 맞춰서 작성하라는 것은 아닙니다. 그렇다고 모바일 메신저로 보내는 글처럼 너무 말랑말랑해도 곤란합니다. 이메일은 보고서와 모바일 메신저의 중간에 위치한 커뮤니케이션 도구입니다. 딱 그정도의 격식만 갖추면 됩니다. (2000년대 초중반에는 보고의 신속함과 업무 효율성을 위해 말랑말랑한 이메일을 주고받는 것이 유행했지만 현재는 그러한 신속함과 말랑말랑함을 모바일 메신저가 물려받았습니다.)
어느 정도의 격식을 원하는지는 회사마다 조금씩 다릅니다. 보고서에 가깝게 철저하게 따지는 곳도 있을테고, 메신저에 가깝게 가볍게 주고받는 곳도 있을 것입니다. 격식을 철저하게 원하는 회사일 수록 회사 내부에서 이용되는 이메일 양식을 가지고 있을 확률이 높습니다. 이메일 양식은 처음 입사하고 교육을 받을 때에 알게될 수도 있고, 인사팀(총무팀)에 문의하면 그제야 알려주는 곳도 있습니다. 팀내 선배가 알려주는 곳도 가끔 있습니다. 만약 누구도 이메일 양식을 알려주지 않는다면 자신의 상급자에게 받은 이메일 양식을 훑어보고 그것을 그대로 따라하는 것이 가장 좋습니다.
이메일은 위험에 가장 많이 노출된 수단 중 하나다
이메일 격식을 만드는 방법
1) 제목
만약 스타트업 같은 신생 기업이라 사내에 따로 준비된 이메일 양식이 없다면 이제부터 당신이 만드세요. 격식은 대단한 것이 아닙니다. 몇 가지 원칙만 지키면 됩니다.
제목은 이메일에서 가장 중요한 부분입니다. 제목에는 당신의 소속과 용건만 적혀있으면 됩니다. 다른 것은 필요없습니다. 사실 다른 것을 넣어도 상대방에게는 보이지 않습니다.
소속은 대괄호를 활용해 제목 가장 앞에 적는 것이 좋습니다. 외부로 보낼 때와 내부로 돌릴 때를 구별해 소속을 따로 표기해야 합니다. 외부에 나갈 때에는 회사의 이름만 적으십시오. [인터비즈], [IT동아] 같은 형태가 좋습니다. 내부에 돌리는 이메일에는 소속 부서만 적으세요. [인사팀] [전략마케팅팀] 같은 형식이 될 것입니다.
소속 다음에는 이메일을 보낸 용건을 최대한 축약해서 적으세요. 이메일을 받은 상대방이 용건을 한눈에 파악할 수 있을 정도로 짧아야 합니다. 용건을 말하기 앞서 간단한 인사를 적어야 하는지 궁금해하는 분도 많습니다. 저는 제목에 인사를 적는 것은 비효율적이라고 생각합니다. 하지만 사내에 돌리는 이메일이나, 수신자가 나보다 상급자라면 인사를 넣는 것도 나쁘지 않습니다. 하지만 그 인사도 ‘안녕하세요’ 이상으로 길어서는 안됩니다.
예시
[IT동아] CEO열전: 브라이언 크러재니치 편입니다 [인터비즈] 안녕하세요. 신규 연재 기획서입니다이메일 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 마무리하는 것이 좋습니다. 30자가 넘어가면 상대방이 한 눈에 소속과 용건을 파악할 수 없습니다. 사내에 돌리는 이메일이라면 조금 길어도 되겠지만, 사외로 보내는 이메일이라면 이 원칙을 지키는 것이 좋습니다.
소속과 용건의 순서는 바뀌어도 됩니다. 둘 중 더 중요한 것이 앞으로 나와서 대괄호로 들어가면 됩니다. 단 대괄호로 들어갈 때에는 최대한 축약해서 들어가야겠지요. 예를 들어 긴급한 공지가 있을 경우 용건을 ‘긴급’ 또는 ‘필독’으로 축약해서 대괄호로 표시하면 됩니다. 초대장이나 보도자료 같은 경우에도 소속보다 용건이 더 중요한 경우입니다. 이때에도 대괄호 속에 ‘초대장’이나 ‘보도자료’라고 적은 후 소속을 표시하면 됩니다. 소속과 용건 둘 다 포기하기 힘들다면 둘을 함께 넣어도 됩니다. 단 이 경우에는 대괄호 내에 들어가는 글자가 10자를 절대 넘으면 안됩니다. 10자가 넘는다면 소속과 용건 둘 중 하나는 대괄호 밖으로 빼세요.
예시
[긴급] 연말정산 마감이 3일 앞으로 다가왔습니다_인사지원팀 [초대장] DBR, 새로운 마케팅 시대 ‘뉴 미디어 활용 브랜드 전략 워크숍’에 초대합니다. [LG전자 보도자료] CES 2018 관람객 기다리는 ‘LG ThinQ’ 옥외광고정기적으로 이메일을 주고받는 상대방과는 소속 > 용건 순으로 적고, 비정기적으로 이메일을 보내는 대상에게는 용건 > 소속 순으로 적는 것이 일반적입니다.
2) 인사
이메일 내용의 시작은 인사입니다. 인사를 할 때에는 ‘안녕하세요’라는 인사와 함께 이메일을 받는 상대방의 이름과 직위를 언급하는 것이 좋습니다. 상대방의 이름과 직위를 언급함으로써 상대방은 ‘이메일을 보낸 사람이 나에게 많은 관심을 가지고 있구나’라고 느낄 수 있습니다. 이것은 사내로 보내든 사외로 보내든 반드시 지켜야할 격식입니다. 인사 다음에는 보낸이의 이름, 소속, 직위를 언급하면서 서두를 마무리하면 됩니다.
다만 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때에는 인사와 보낸이의 이름, 소속, 직위만 언급하면 됩니다. 회사를 대표해서 이메일을 보낸 경우에는 보낸이의 신상 정보 대신 회사 이름만 언급해도 됩니다.
‘안녕하세요’라는 인사 외에 계절, 날씨 등과 연관된 인사 문구를 이용해도 됩니다. 다만 인사는 너무 길어서는 안됩니다. 이 역시 30자를 넘지 않는 것이 좋습니다. 인사가 너무 길고 미사여구로 치장되어 있으면 이어 나오는 용건의 중요성이 희석될 수 있습니다.
예시
안녕하세요, 강일용 기자님. 인터비즈 황지혜 기자 입니다.
안녕하십니까? IT동아입니다.
3) 내용
이메일 내용은 역피라미드 순으로 작성되어야 합니다. 중요한 내용이 가장 먼저 나와야합니다. 이메일을 보낸 용건을 한 문장으로 축약해서 적은 후 나머지 내용을 풀어써야 합니다. 장황한 서두는 필요없습니다. 이메일은 어디까지나 비즈니스 문서입니다. 글의 내용이 멋지거나 재미있을 필요가 없습니다. 쓸데없는 기교를 부리지 말고 간결하고 꾸밈없이 작성하세요. 과도한 꾸밈은 읽는 이의 눈살을 찌푸리게 할 뿐입니다.
이메일의 내용이 길어질 경우 중간 제목을 쓰고 강조 처리(볼드)를 해서 읽는 이가 글의 내용이 달라짐을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 것이 좋습니다.
무엇보다 중요한 것은 내용을 작성하면서 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있어서는 안된다는 것입니다. 많은 오탈자는 상대방의 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다. 이메일을 보내기 전에 귀찮더라도 반드시 내용을 재검토함으로써 오탈자를 교정하시길 바랍니다.
용건이 끝난 후 끝인사를 적음으로써 이메일이 끝났음을 알리는 것이 좋습니다. 끝인사는 ‘감사합니다’가 보편적인 표현입니다. 이외에도 특징적인 인사가 있다면 대신 이용해도 됩니다. 하지만 ‘수고하십시오’는 더 고생하라는 뜻을 담은 무례한 표현이니 끝인사로 이용하면 안됩니다.
4) 첨부파일
첨부파일은 적으면 적을 수록 좋습니다. 첨부파일을 열어보는 것도 상대방 입장에선 일이기 때문입니다. 꼭 필요한 첨부파일 외에는 넣지 않으셔도 됩니다. 일반 문서 같은 경우 이메일 내용에 담음으로써 생략할 수 있습니다. 이미지의 경우 다섯 장까지는 그냥 포함시켜도 되지만, 다섯 장이 넘는다면 꼭 압축해서 첨부하시는 것이 좋습니다.
대용량 파일을 전송할 경우 이메일 첨부 대신 외부 스토리지 서비스를 이용해야 하는 경우가 많습니다. 이때에는 다운로드 기한이 정해져 있는 스토리지 서비스보다 다운로드 기한이 없는 스토리지 서비스를 이용하는 것이 좋습니다. 상대방이 언제 다시 내려받아야 할지 모르기 때문입니다. 만약 기업의 중요한 기밀이 담긴 파일을 상대방에게 전송해야 한다면 이메일과 외부 스토리지 서비스를 이용하지 말고 USB 메모리에 담아 직접 전달하시는 것이 좋습니다.
5) 전송
이메일을 작성한 후 바로 상대방에게 전송하지 말고 보관함에 넣어뒀다가 30분에서 1시간 후에 전송하세요. 그 사이에 추가해야 할 내용이나 고쳐야할 내용이 떠오를 수도 있습니다. 추가할 내용이나 고쳐야할 내용이 있음을 상대방에게 알리면 이메일 내용에 대한 신뢰가 떨어질 수 있고, 무엇보다 상대방이 수정된 내용을 읽지 못할 수도 있습니다.
일부 이메일 클라이언트의 경우 ‘회수’라고 해서 보낸 이메일을 다시 거둬들이는 기능을 갖추고 있습니다. 하지만 이는 같은 이메일 클라이언트를 쓰는 사내에서나 통하는 기능입니다. 사외로 보낸 이메일이나 사내라도 이미 누군가 읽은 이메일은 거둬들일 수 없습니다. 소 잃고 외양간 고치지 말고 이메일을 보다 신중하게 보내시길 바랍니다.
멋진 서명을 첨부하라. 이메일의 품격(?)이 올라간다
상대방과 이메일을 주고받기 앞서 이메일 하단에 첨부할 서명을 꼭 만들어 둬야 합니다. 서명의 내용은 명함과 동일하면 됩니다. 이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지 및 SNS 주소, 그외 비즈니스 특이 사항 등을 적어두세요. 텍스트로 정 표현하기 힘들다면 명함을 스캔해서 서명에 첨부해도 됩니다. 다만 이미지로 되어 있는 서명은 상대방이 내용을 복사하는데 어려움이 많은 만큼 되도록 텍스트 형식으로 바꾸시길 바랍니다.
이메일
규모있는 회사의 경우 자체 서명 양식을 가지고 있는 경우가 많습니다. 이를 자신에게 맞게 고쳐서 이용하면 됩니다. 서명 양식이 없다면 인사 관리자와 협의해 자체 서명 양식을 만드는 것을 추천드립니다. 격식있는 서명 양식은 상대방에게 신뢰감을 주기 때문입니다.
서명은 이메일 본연의 기능이 아니라 이메일 클라이언트에서 제공하는 부가 기능입니다. 이용하는 클라이언트에 따라 서명이 있을 수도 있고, 없을 수도 있습니다. 쉽게 말해 회사 PC에서 이메일을 보낼 때에는 서명이 잘 붙어있는데, 내 스마트폰으로 이메일을 보내면 서명이 없는 경우가 많습니다. 스마트폰의 기본 서명이 하단에 붙죠. 대표적인 사례가 바로 ‘내 iPhone에서 보냄’입니다. 상대방은 당신이 무슨 스마트폰을 쓰는지 관심 없습니다. 스마트폰 이메일 클라이언트의 설정에 들어가 모바일만을 위한 간결한 서명을 만들어 두시길 바랍니다. 모바일 이메일 클라이언트는 PC용 이메일 클라이언트보다 서명에서 표현할 수 있는 것이 적습니다. 때문에 최대한 간결하게 표현해야합니다. 간결하더라도 이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지 및 SNS 주소 등의 핵심 내용은 텍스트로 꼭 적혀있어야 합니다.
받는사람, 참조, 숨은참조는 나름 활용법이 있다. 특히 숨은참조가 중요하다
이메일은 받는 사람, 참조(CC), 숨은참조(BCC) 등 세 가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있습니다. 세 가지 가운데 무엇으로 보내든 상대방이 전달받는 이메일 내용은 동일합니다. 그렇다면 왜 이런 차이를 둔 것일까요? 이는 이메일을 주고받는 사람간의 책임 소재를 명확히 하기 위함입니다.
이메일
‘받는 사람’은 이메일의 용건과 직접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다. 직접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 두고 답장을 주고받아야 하는 상대방을 의미합니다. 프로젝트의 정/부담당자가 여기에 해당하겠지요.
‘참조’는 이메일의 용건과 간접적으로 연관이 있는 사람의 주소를 적는 곳입니다. 간접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 알아는 둬야 하지만, 답장을 주고 받을 필요는 없는 사람을 의미합니다. 이메일 발신자의 팀원 등이 여기 해당합니다. 참조인은 이메일 발신자가 휴가, 병가 등의 이유로 자리를 비웠을 경우 대신 수신자와 이메일을 주고받아야 합니다. 때문에 수신자에게 이메일 주소가 노출되어 있습니다.
‘숨은참조’는 프로젝트의 최고 담당자에게 보고할 때 또는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 이용하는 기능입니다. 숨은참조로 이메일을 보내면 이메일 발신자에게만 이메일 주소가 노출됩니다. 받는 사람과 참조인에게는 숨은참조로 이메일을 받은 사람이 보이지 않습니다. 부장이나 임원 (회사의 규모가 작을 경우 사장 포함) 같이 프로젝트에 관여하지는 않지만, 프로젝트의 진행 사항을 알아둬야 하는 사람에게 이메일을 보낼 때에는 숨은참조를 이용하면 됩니다.
회사 외부의 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때에도 숨은참조를 이용해야 합니다. 받는 사람에는 발신자의 주소만 적고, 숨은참조에 회사 외부인의 이메일 주소를 적으면 됩니다. 이렇게 보내면 이메일 수신자는 불필요한 이메일 주소 대신 이메일 발신자의 주소만 명확하게 파악할 수 있습니다. 이는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 반드시 알아둬야 할 매너이니 꼭 기억해두시길 바랍니다.
이메일 주소는 신중하게 결정하라. 짧으면 짧을 수록 좋다
회사에 입사한 후 가장 먼저하는 일 가운데 하나가 이메일을 발급받는 것입니다. 이때 이메일 주소를 정하게 되는데, 회사에 따라 조금씩 차이가 있습니다. 첫 번째는 회사가 알아서 주소를 정해주는 경우입니다. 이 경우 보통 이름을 이메일 주소로 이용하게 됩니다. ‘[email protected]’ 같은 형태이지요. 이는 보통 해외의 기업이나 바이어들과 이메일을 자주 주고받아야 하는 기업에게 유용합니다. 국내의 경우 삼성그룹(중앙일보 포함), LG그룹, 네이버계열사 등이 이 방식의 이메일 주소를 이용하고 있습니다.
외국인들이 한국 이름을 발음하기 힘들어하기 때문에 영어로 된 이름을 따로 정한 후 이를 바탕으로 이메일 주소를 만드는 경우도 있습니다. ‘[email protected]’ 같은 형태입니다. 해외 기업과 소통할 일이 많고, 사내에서도 직급 대신 영어 이름이나 존칭을 쓰는 회사가 이 방식을 채택하고 있습니다. 대표적인 사례가 카카오그룹이죠.
이렇게 회사에서 이름을 바탕으로 이메일 주소를 정해주는 기업은 사내에 동명이인이 있을 경우 입사순서대로 숫자를 붙여 이메일 주소를 부여하고 있습니다. ‘[email protected] 같은 형태입니다.
이렇게 기업에서 이메일 주소를 제공하면 고민할 것이 없지만, 기업이 직원에게 주소를 알아서 정하라고 하는 경우도 많습니다. 이때에는 이메일 주소를 신중하게 결정해야 합니다.
이메일 주소는 짧으면 짧을 수록 좋습니다. 최대한 간결한 영어 단어나 영문 이니셜 세 글자를 이메일 주소로 이용하시길 바랍니다. ‘[email protected](실제 제 이메일 주소입니다)’이나 ‘[email protected]’ 같은 형태가 되겠네요. 길고 어려운 단어는 이용하지 마십시오. 의미불명의 알파벳 나열이나 숫자를 붙이는 것은 지양해야합니다. 한 번 정한 이메일 주소는 바꾸지 않아야 합니다. 기업에서 쓰는 기업용 이메일 주소는 사회에서 쓰는 개인용 이메일 주소와 다르게 설정하는 것이 좋습니다. 상대방이 이메일 주소를 기억하는데 어려움을 겪을 수 있기 때문입니다.
이메일
이메일 주소가 불특정 다수에게 노출되어야 하는 직업에 종사할 경우 (예: 기자, 정치인) 인상적인 단어를 이용해 이메일 주소를 만드는 것도 좋습니다. 대표적인 사례가 KBS 박대기 기자입니다. 박대기 기자의 이메일 주소는 ‘[email protected]’ 입니다. ‘박대기’라는 이름에서 착안한 이메일 주소인데, 추운 겨울에 눈이 많이 왔음에도 불구하고 보도를 위해 서있는 상황이 발굴되어 이메일 주소와 함께 대중들에게 큰 인상을 주는데 성공했습니다.
지금까지 알아두면 좋은 이메일 매너에 대해 알아봤습니다. 다음 기사에서는 마이크로소프트 ‘아웃룩’, 구글 ‘지스위트’, 네이버 ‘웍스’ 등 중소기업과 스타트업이 애용하는 이메일 클라이언트 사용팁에 대해 알아보겠습니다.
글 / IT동아 강일용([email protected])
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