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이메일의 참조, 어떤 기능을 하는 것일까? [지식용어] – 시선뉴스
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 이메일의 참조, 어떤 기능을 하는 것일까? [지식용어] – 시선뉴스 Updating [시선뉴스 이호기자] 이메일을 보낼 때, 받는 사람(수신인)의 이메일 주소를 입력하지 않으면 메일을 보낼 수 없다. 그런데 수신인 외에도 주소를 입력할 수 있는 참조라는 기능이 있다. 아는 사람은 알지만 모르는 사람은 모르는 기능인 참조. 참조는 어떨 때 사용하는 기능일까? 메일을 보낼 때 필수요소는 보내는 사람, 내용, 받는 사람이다. 보내는 사람은 수신
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![이메일의 참조, 어떤 기능을 하는 것일까? [지식용어] - 시선뉴스](http://www.sisunnews.co.kr/news/photo/201603/34092_47968_2334.png)
이메일에서 ‘참조(CC)’란? : 네이버 블로그
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이메일 팁 – 받는 사람/참조/숨은 참조란?
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이메일 팁 – 받는 사람/참조/숨은 참조란?
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신입사원을 위한 메일쓰기
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 신입사원을 위한 메일쓰기 의외로 TO(수신), CC(참조), BCC(비밀참조: Blind Carbon Copy)를 구분하지 않고 메일을 보내는 사람들이 많다. 1) TO(수신). 메일이 단순 공유 혹은 … #직장을즐겁게 #07 | 최근에는 직장에서 메일을 쓰는 비중이 예전에 비해 확실히 줄어드는 추세이다. 그러나 여전히 많은 회사에서 메일이 사용되고 있고, 특히 회사와 회사 간의 공식적인 의사소통은 메일로 이루어지는 경우가 많다. 이럴 때 메신저에서 채팅하듯 메일로 커뮤니케이션 하면 생각지 않은 오해를 낳을 수 있는데, 최소한 아직까지는 (특히 신입사원이라면) 회사에서의 메일쓰기에
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[메일에티켓] 받는사람,참조,숨은참조의 역할 | YcKim’s Blog
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[메일에티켓] 받는사람,참조,숨은참조의 역할 | YcKim’s Blog 참조 (Cc, Carbon Copy). 메일 수신자에게 보낸 내용에 대해, ‘참조자(Cc)자’도 알아 주기를 바라는 경우나, 메일 수신자 … … - Most searched keywords: Whether you are looking for
[메일에티켓] 받는사람,참조,숨은참조의 역할 | YcKim’s Blog 참조 (Cc, Carbon Copy). 메일 수신자에게 보낸 내용에 대해, ‘참조자(Cc)자’도 알아 주기를 바라는 경우나, 메일 수신자 … 트위터에서, 신수정님의 글을 보니 ————————————————————————— @shinsoojung 메일을 쓸때 To와 CC는 주의해서 써야한다. 정보 공지가 아닌 보고,결제. 특정인에 대한 지시 등에는 TO에는 명확한 대상자를 지정하고 다른 사람들은 CC로 처리해야 하는법. To에 잔뜩 넣으면 누구에게 뭘하라는것인지? 아직도 미숙한 직원들이 많다. ————————————————————————— 옛날에 간단하게 정리해 두었던 글이 생각나 혹시나 도움이 될까 공개해봅니다. 업무상 메일을 주고 받다 보면, 의외로 메일의… - Table of Contents:
받는사람 (To)
참조 (Cc Carbon Copy)
숨은 참조 (Bcc Blind Carbon Copy)
전체답장
![[메일에티켓] 받는사람,참조,숨은참조의 역할 | YcKim's Blog](https://s0.wp.com/i/blank.jpg)
Gmail에서 참조하는 방법 – Solvesy.net
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사회초년생을 위한 비즈니스 메일 작성 방법 | YOUNG HYUNDAI
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회사생활이 처음인 사회 초년생을 위해 어디에서나 활용가능한 비즈니스 메일 작성 방법을 알영현대,20대,대학생,대외활동,크리에이터,비지니스메일,메일쓰는법,메일쓰기,인턴꿀팁 - Table of Contents:
1 수신과 참조의 차이는 무엇일까
2 메일 제목은 목적이 분명하게!
3 메일의 내용은 가독성 있게!
영어 이메일 완전정복: 참조(Cc)와 숨은 참조(Bcc) – 슬로우뉴스
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이메일의 참조, 어떤 기능을 하는 것일까? [지식용어]
[시선뉴스 이호기자] 이메일을 보낼 때, 받는 사람(수신인)의 이메일 주소를 입력하지 않으면 메일을 보낼 수 없다. 그런데 수신인 외에도 주소를 입력할 수 있는 참조라는 기능이 있다. 아는 사람은 알지만 모르는 사람은 모르는 기능인 참조. 참조는 어떨 때 사용하는 기능일까?메일을 보낼 때 필수요소는 보내는 사람, 내용, 받는 사람이다. 보내는 사람은 수신인을 지정해야 메일을 보낼 수 있다. 이 중 메일을 받을 사람을 정하는 방법으로는 수신(받는 사람)과 참조(숨은 참조)가 있다.
메일의 수신인은 반드시 내가 보내는 메일을 받아야 하는 사람을 뜻한다. 따라서 보내는 사람은 수신인에게 의견을 전달하거나 회신을 받을 뚜렷한 목표를 가지고 메일을 보낸다.
반면 참조(C.C)는 영어 Carbon Copy의 약자다. 이는 영업용 편지에서 마지막부분에 그 편지의 사본(먹지를 대로 눌러 복사한)이 다른 어떤 사람들에게 전해졌다는 것을 적은 것에서 유래한다.
참조는 보내는 메일에 실린 내용이 참조자들에게도 전달되는 것을 바라면서 보내는 기능이다. 하지만 말 그대로 참조하는 것일 뿐 발신자와 수신자와 같은 커뮤니케이션의 주체는 아니다. 때문에 참조 메일은 대부분 그 중요도가 수신 메일보다는 낮다고 평가된다.
이처럼 수신과 참조는 중요도의 차이가 있을 뿐 기능상으로는 별 차이가 없다. 하지만 수신과 참조를 구분하지 않고 사용하게 되면 비즈니스에서는 꽤 혼선이 올 수 가 있다. 메일을 보냈을 때 수신자는 메일의 내용대로 조치하거나 실행해야 할 사람이고 참조자는 해당 사항을 알고 있어야 하거나 자신의 업무에 간접적으로 적용하는 정도의 사람이다.
만약 참조해야 할 사람들에게 수신으로 메일을 보내면 업무적인 상황에서 내용만 알고 있어도 되는지, 아니면 직접 그 업무를 수행해야 하는 것인지를 수신인이 판단해야 하는 상황이 발생한다. 이런 경우 업무에 대해 발신인에게 다시 문의를 하거나 하지 않아도 될 일을 해 버리는 비효율적인 장면이 연출이 될 수 있다.
반대로 반드시 수신을 해야 하는 메일을 참조로 보냈을 때 중요도를 낮게 판단하여 읽지 않는 경우도 업무상 큰 지장을 초래할 수 있다.
일반적인 메일 송·수신시에는 큰 중요성을 느낄 수 없는 기능이지만 업무(비즈니스)상으로는 꽤 큰 의미를 가지고 있고 수신과 반드시 구분해서 사용해야 하는 기능이 바로 참조 기능이다. 따라서 직장생활을 할 때에는 참조와 수신을 잘 구분하는 것이 상사에게 인정을 받을 수 있는 기본 소양이 될 것이다.
한편, 숨은 참조는 수신자에게 참조인이 표시 되지 않는 기능이다.
받는 사람/참조/숨은 참조란?
다른 포스팅에서도 언급을 하였지만, 2016년 말에 현대XXX 본사에서 약 1개월 간 아르바이트를 했던 것은 아직도 좋은 기억으로 남아있습니다. 비단 업무 환경이 괜찮았기 때문이 아니라, 임직원분들과 같이 인트라넷과 메신저를 쓰면서 다양한 경험을 했기 때문입니다. 그 중 하나가 바로 이메일 발송 방법이었습니다.
일반적으로는 전달할 내용을 쓰고 받는 사람 입력란에 주소를 넣고 이메일을 보냅니다. 그런데 참조와 숨은 참조 사용법을 알면 보다 효율적으로 이메일을 발송할 수 있습니다. 특히나 업무환경에서는 그렇습니다. 이번 포스팅에서는 이메일을 발송하실 때 참조/숨은 참조를 어떻게 사용하면 좋은지에 대해 말씀드리도록 하겠습니다.
보다 이해하시기 쉽도록 저의 세 개의 이메일 계정을 사용하였습니다.
1)다음 이메일
2)네이버 이메일
3)구글 이메일
다음 이메일 전송 화면입니다.
보시다시피 받는 사람, 참조, 숨은 참조의 입력란이 있습니다.
일반적으로 받는 사람의 주소 입력란만 사용합니다만, 이 포스팅에서는 참조와 숨은 참조까지 사용해 보겠습니다.
#1. 받는 사람 주소 입력란에만 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버)
받는 사람 주소 입력란에 네이버 계정을 입력하고 전송하였습니다.
네이버 계정으로 이메일이 도착하였습니다.
보내는 사람의 주소와 받는 사람의 주소 모두 공개가 됩니다.
#2. 받는 사람 주소 입력란과 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 참조: 구글)
받는 사람은 네이버로, 참조는 구글로 하여 전송하였습니다.
받는 사람은 네이버 계정이므로 똑같이 네이버 계정으로 이메일이 도착합니다.
받는 사람의 입장에서 참조인이 누구인지 확인이 가능합니다.
참조인으로 입력한 구글 계정에도 이메일이 도착합니다.
참조인 입장에서도 받는 사람과 참조인이 누구인지 모두 확인이 가능합니다.
#3. 받는 사람 주소 입력란과 숨은 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 숨은 참조: 구글)
이번에는 #2와 다르게 숨은 참조에 구글 계정을 입력해 전송하였습니다.
네이버 계정에 마찬가지로 이메일이 도착합니다.
하지만 숨은 참조인은 보이지 않습니다.
하지만 숨은 참조인인 구글 계정에도 이메일이 도착합니다.
숨은 참조인은 받는 사람이 누구인지 알 수 있습니다.
정리하여 보자면
#1. 받는 사람 주소 입력란에만 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버)
받는 사람에게 이메일 도착
#2. 받는 사람 주소 입력란과 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 참조: 구글)
받는 사람과 참조인에게 이메일 도착. 서로가 누구인지 확인 가능
#3. 받는 사람 주소 입력란과 숨은 참조 입력란에 주소를 입력하여 발송(보내는 사람: 다음 // 받는 사람: 네이버 // 숨은 참조: 구글)
받는 사람과 숨은참조인에게 이메일 도착. 받는 사람은 숨은참조인이 누구인지 모르지만, 숨은참조인은 받는 사람이 누구인지 확인 가능
그렇다면 여기서 굳이 참조를 쓸 필요가 없지 않냐는 의문이 생기게 됩니다.
받는 사람으로 입력하든 참조인으로 입력하든 이메일을 수신하고 서로가 누구인지 확인이 가능하기 때문이죠.
하지만 업무상에서 받는 사람으로 입력하는 것과 참조인으로 입력하는 것은 다소 의미가 다르다고 합니다.
받는 사람은 업무에 직접적으로 관련된 사람입니다. 따라서 이메일을 받고 회신을 해야 할 필요성이 더욱 커지죠.
이메일을 적극적으로 확인할 필요가 있는 대상입니다.
반면 참조인은 받는 사람에 비해 업무에 대한 연관성이 떨어지게 됩니다. 모 포스팅에서는 참조인을 ‘이메일 확인은 해야 할 사람’ 정도로 정의하고 있습니다. ‘내가 이렇게 이메일을 보내니 알아둬라’ 이 정도인 듯 합니다.
그렇다면 숨은 참조는 무엇일까요? 이메일을 보내면서 참조인으로 누구를 집어넣고 싶은데, 받는 사람은 모르게 하고 싶을 때 사용하는 기능입니다. 또는, 이메일을 누군가에게 보내야 하는데 수신자끼리 서로를 확인할 수 없게 하고 싶을 때 사용하기도 합니다. 받는 사람을 자기 자신으로 하고 숨은 참조에 수신자들을 입력하면, 이메일은 가는데 서로가 누구인지는 모르겠죠. 예를 들어 이벤트 당첨 단체공지를 날리거나 할 때에는 대상자들을 받는 사람에 입력을 하기보다는 숨은 참조에 입력을 하고, 받는 사람을 자기 자신으로 하는 것이 효과적입니다.
<참여자 선정결과 안내 이메일입니다. 받는 사람으로 선정자들이, 참조인으로 해당 센터의 직원분들로 추정되는 이메일이 입력되어 있습니다. 이렇게 보내기보다는 참여자 선정자들을 숨은 참조인으로 했다면 선정자들이 서로가 누구인지 알 수 없기에 훨씬 낫겠죠>
업무상에서는 어떻게 응용이 될까요? 제가 근무를 했던 현대XXX 인트라넷 이메일의 예시를 되돌아보며 말씀드리겠습니다.
Case 1. 조속한 연말정산 서류 제출을 안내하기 위해 담당자가 임직원들에게 이메일을 보냄. 숨은 참조인으로 연말정산 아르바이트생들을 입력하여 이러한 이메일을 임직원에게 보냈음을 전달함.
Case 2. 상사가 전화로 연락을 하여 연말정산에 대해 궁금한 점을 물어봄. 이메일로 답변을 드리며 보다 구체적인 질문은 전문상담사에게 하시라고 안내한 후, 참조인으로 전문상담사를 입력함.
Case 3. 업무상 필요에 의해 이메일이 옴. 다만, 수신자들의 계정공개가 불편했는지 받는 이를 자신으로 하였고 수신자들을 숨은 참조로 하여 전송함.
이렇게 참조와 숨은 참조는 다양하게 응용될 수 있습니다. 적극적인 사용을 통해 효율적으로 이메일을 보내보세요!
신입사원을 위한 메일쓰기
최근에는 직장에서 메일을 쓰는 비중이 예전에 비해 확실히 줄어드는 추세이다. 그러나 여전히 많은 회사에서 메일이 사용되고 있고, 특히 회사와 회사 간의 공식적인 의사소통은 메일로 이루어지는 경우가 많다. 이럴 때 메신저에서 채팅하듯 메일로 커뮤니케이션 하면 생각지 않은 오해를 낳을 수 있는데,
최소한 아직까지는 (특히 신입사원이라면) 회사에서의 메일쓰기에 대해 고민해볼 필요가 있다.
1. 인사로 시작하고 감사로 끝내자
친한 사람과의 사적인 메일이 아니라면, ‘안녕하세요’로 시작하고 ‘감사합니다’로 끝내는 것이 안전하다. 정말 ‘안녕한지’, 특별히 ‘감사’해서도 아니다. 이 둘을 생략하면 상사가 팀원에게 보내는 듯한 인상을 받게 되는 경우가 많기 때문이다.
보통 직급이 올라갈수록 메일이 짧아지는 경향이 있는데, 불필요한 오해는 피하는게 상책이다.
2. 메일은 짧을 수록 좋다
필요한 내용이 포함되어 있다는 것을 전제로, 메일은 짧을 수록 좋다. 최악은 엄청 길게 썼는데 본인도 뭔 말인가 하는 경우다. 메일을 받는 회수가 줄어드는 것에 비해, 횡설수설 메일의 비중은 오히려 늘어나는 느낌이다.
직장에서의 메일은 연애편지가 아니다. 특히 수신인에 ‘누군가’가 포함되어 있다면 더욱 주의를 기울이는 것이 좋다. 그 분들은 매우 바쁘고, 시력이 좋지 않다. 무슨 말 하는지 알 수 없는 메일에 대한 인내심도 짧다. 특별히 이 분들과 썸을 타고 싶은 것이 아니라면,
짧게 쓰는 훈련을 하고,
그 안에 필요한 내용이 포함되도록 하자.
3. TO/CC/BCC를 제발 구분하자
의외로 TO(수신), CC(참조), BCC(비밀참조: Blind Carbon Copy)를 구분하지 않고 메일을 보내는 사람들이 많다.
1) TO(수신)
메일이 단순 공유 혹은 보고가 아니라 ‘회신’처럼 누군가의 Action을 필요로 한다면,
그 행동을 할 사람이 TO이다.
메일을 쓸 때 가장 흔하게 발생하는 실수가 TO와 CC를 구분하지 않고 다 TO로 넣는 것이다. 특히 특정인을 지정하지 않고, 그룹메일주소(가령 팀원들이 모두 포함되어 있는 메일주소)를 TO에 넣고 메일을 보내버리는 경우가 많다. 이러면 어떻게 될까?
TO로 받지 않은 메일은 원칙적으로 회신의 의무가 없다. TO로 메일을 받은 경우에도 여러명이 동시에 TO로 지정되어 있고, 메일 내용에 특별히 자신이 회신해야 하는 설명이 없는 경우에는,
회신하지 않는 비율이 급격히 높아진다.
따라서, 회신을 해야 할 사람(TO)과 그냥 참고만 할 사람(CC)은 반드시 구분하고, TO는 최소한으로 명확히 지정하는 것이 필요하다.
2) CC(참조)
참조는 ‘이런 일이 있으니 알고 있으십시요~’하는 의미이다. 단, 심하게 얘기하면 안 읽어도 그만이다. CC로 보내놓고 ‘왜 회신을 안하세요?’라고 말하는 것은 오른쪽 사람을 바라보며 자기 머리 뒤에 있는 사람에게 불평하는 것과 같다.
직급이 올라갈수록 받는 메일량이 급격히 많아진다. 반면 메일 홍수 속에서 필요한 내용을 확인하는 기술 또한 (그 사람이 연차 값을 한다면) 개선되는데, CC보다는 TO로 받은 메일에 좀더 많은 시간을 쏟기 때문이다.
그런데 사실 CC에는 좀더 ‘미묘한’ 의미가 포함되어 있다. 그것은 바로 ‘의도적으로 누군가를 CC로 포함시키는 것’이다. 다른 부서의 실무자와 둘이서 메일을 주고받는 경우와 자신의 팀장을 CC로 추가하는 것은 의미가 꽤 다르다. 특히, 임원을 CC로 넣는 경우에는 ‘이 만큼 중요한 건이다’라는 의미가 포함된다. 반면, CC에 누가 포함되는지에 따라 상대방도 다른 뉘앙스를 가지고 회신을 하게 된다. 무턱대고 아무나 CC로 추가하면 생각지 않은 부작용을 갖게 될 것이고, 그렇다고 CC를 넣어야 하는 순간에 빼버리면 필요한 사람들에게 업무의 진행사항을 공유하지 못하게 된다.
이 둘의 구분은 센스에 가까운데 잘 모르겠으면 자신의 매니저에게 물어보자.
3) BCC(비밀참조)
BCC는 TO나 CC로 메일을 받는 사람들 모르게 누군가에게 메일을 같이 보내고 싶을 때 사용한다. 가장 대표적인 경우로는 ‘임원’을 BCC로 포함하는 경우이다. 만약 당신이 굉장히 중요한 프로젝트를 하고 있는데 뭔가 일이 꼬여가고 있다고 하자. 이럴 때 기존에 없던 메일 쓰레드에 임원을 CC로 넣는 것과 BCC로 넣는 것은 큰 의미적 차이를 보이게 된다.
BCC로 메일을 보내는 것과 가장 유사한 방법은 이미 보낸 메일을 포워드해서 별도 메일로 BCC로 보내고 싶었던 사람에게 보내는 것이다. 그러나 이 경우에는 받는 사람 입장에서 TO로 메일이 수신되기 때문에, 원래대로 BCC로 보내는 것이 더 낫다.
BCC로 메일을 보냈을 때는 TO나 CC로 메일을 받은 사람이 전체회신을 하더라도 BCC에 있던 사람에게는 그 메일이 가지 않는다. 따라서 계속 상황공유거 필요한 경우, 다시 전체 회신을 보내면서 BCC를 추가하면 된더. 다만, 이렇게 BCC가 추가되어 있다는 것을 TO나 CC로 받은 사람들이 알게 되면 굉장히 기분이 안 좋을 수 있다. 회의 때 메일을 꺼내놓고 보여주거나 하면서 ‘자백’을 하지 않도록 주의를 하는 것이 필요한 이유다.
반대로 BCC로 메일을 받았을 경우에는 한 가지만 기억하면 된다. BCC로 받은 메일은 절대로 ‘전체회신’하지 않는다. 필요한 경우 그냥 보낸 사람에게만 개별회신하면 된다.
4. 개별회신, 전체회신, 포워드
메일을 받았을 때 가장 일반적인 회신 방법은 ‘전체회신’이다. 상대방이 TO, CC를 정확히 지정해서 보낸 경우(BCC는 수신자는 알 수 없으므로 제외), 특별한 이유가 없다면 전체회신을 하면 된다. 다만, 메일을 회신하면서 TO와 CC를 다시 재배정하는 것이 필요하다면 이 부분을 수정하는 것이 필요하다.
개별회신은 보낸 사람에게만 회신하는 옵션이다. 주로 전체회신하기 전에 그 사람에게 뭔가를 따로 묻고 싶을 때 많이 사용한다. 회신을 받으면 그 내용을 바탕으로, 맨 처음에 왔던 메일에 전체회신을 해서 답신을 하게 된다. 여기서 주의할 점은, 개별회신을 했던 메일에 굳이 TO와 CC를 다시 적어서 전체회신으로 보내지 말아야 한다는 것이다. 이러면 개별회신으로 조언을 주었던 사람과는 원수가 된다.
또한, 전체회신으로 보내야 할 때 개별회신을 해 버리면 TO와 CC로 메일을 받았던 다른 사람들은 진행사항을 알지 못하게 되고, 별도의 회신을 하면서 메일쓰레드가 분리되게 된다. 따라서 전체회신을 하는 것을 기본으로 하고, 수신/참조를 조정하면서, 개별회신은 제한적인 경우에만 사용하는 것이 효율적이다.
포워드(Forward)는 말 그대로 받은 메일을 누군가에게 ‘전달’하는 방식이다. 개별회신이나 전체회신과 다른 점은 원래 메일에 담겨있던 첨부파일을 다른 사람에게 보낼 수 있다는 점이다. 단, 전체회신을 해야 할 때 포워드를 해 버리면 메일 쓰레드가 분리된다. 이렇게 되면 같은 안건에 대해 서로 다른 메일 쓰레드가 돌아다니게 되어 굉장한 혼선을 주게 된다. 따라서, 포워드는 일회성으로 메일을 전달할 때에만 사용하고, 만약 그 사람이 계속 기존 메일 쓰레드에 포함되어야 하는 경우 파일만 포워드로 따로 보내고, 전체회신에 그 사람을 추가하는 것이 낫다.
5. 수신/참조/비밀참조 추가 제외 표시
전체 회신을 하면서 TO와 CC 등을 변경하고 싶은 경우가 있다. 새로운 사람을 추가하고 싶은 경우나, 반대로 더 이상 해당 메일을 받을 필요가 없는 사람을 제외하고 싶을 때이다. 이럴 때는 아래와 같은 방식으로 변경된 사람을 표시해주는 것이 좋다.
(+홍길동, 개똥이)
(-칠복이) (BCC to 칠복이)
‘+’는 어떤 사람이 추가되었다는 의미이다. 굳이 TO와 CC를 구분하지 않아도 된다(누가 추가되었다는 사실만 알면 받는 사람이 확인할 수 있으므로). 그런데 ‘-‘ 혹은 ‘BCC to’는 좀더 재미있다. 기존의 TO나 CC로 메일을 받은 사람을 BCC로 이동하고 위와 같이 적으면,
‘칠복이’는 요번 메일까지만 받고 앞으로는 메일을 받지 못하게 된다는 점을 효율적으로 알릴 수 있다. 불필요한 메일은 최대한 안 받게 해주는 것이 필요하기 때문에, 의외로 요 기능이 유용하게 쓰이는 경우가 있다(특히 이슈가 해결되어 메일에 참조된 임원을 제외하는 것이 더 필요할 때).
6. Follow-up이 필요한 내용을 명확히 분리
메일을 받은 사람이 뭔가 행동을 취해야 한다면, TO 지정 외에도 ‘누가, 무엇을 해야 하는지’를 분명히 본문에 명기하는 것이 필요하다. 특히 메일이 조금이라도 길어졌거나, 행동을 취해야 하는 사람이 여러 명이고 각각 다른 업무를 진행해야 한다면 더욱 그렇다.
Action이 필요한 내용은 메일 말미에 따로 단락을 빼서 적고, Bold 혹은 색깔을 주는 등 메일을 정독하지 않고 쓱 훑어보더라도 대략 그곳에 중요한 부분이 있다는 시그널을 주는 것이 효율적이다.
7. 메일로 모든 것을 해결하려고 하지 않는다
메일을 보내는 것만큼 중요한 것이 메일을 보내지 않고 해결하는 것이 필요할 때를 아는 것이다. 메일로 의미없는 핑퐁이 왔다갔다 하는 느낌이 들 때는,
그냥 만나서 얘기하자.
전화를 해도 되고, 메신저를 해도 된다. 여러 명과 상의해야 한다면 회의를 잡으면 된다. 메일로 해결이 되지 않고 있는데 수많은 수신, 참조인을 데리고 전체회신 배틀(RE:RE:RE:RE:RE:)을 일으키는 것은 피하는 것이 상책이다.
또한, 메일을 보낸 후 상대방이 메일을 받았다고 확신하지 말자. 이것은 수신확인 기능을 통해 그 사람이 메일을 이미 열어본 경우에도 마찬가지다.. 메일은 우연히라도 잘못 열어봤을 수도 있고(대표적으로, 첫 커서가 첫 메일에 가 있는 경우 ‘읽음’으로 처리되는 경우도 많다), 실제로 열어보았는데 받은 사람이 깜박한 경우도 있다.
따라서, 중요한 메일이라면 메일을 먼저 보낸 후에 전화 혹은 메신저로 ‘중요한 메일을 보냈으니 확인을 부탁드린다’는 것을 보내두는 것이 필요하고, 특정 시간까지 회신이 없을 경우에는 그 사람에게 리마인드를 주는 것이 불행한 사태를 막을 수 있다. 의도적으로 회신을 안 하고 있는 사람이거나 일을 정말 못하는 사람이 아니라면 이러한 확인작업들은 (지나치지만 않는다면) 좋은 인상을 줄 수 있게 된다.
메일을 예술(Art)의 경지로 끌어올릴 필요는 없다. 메일을 효율적으로 쓰기 위해 피나는 노력을 더할 필요도 없다. 그러나 조금만 신경을 쓰면 예전에 보이지 않던 것들이 보이게 된다. 그리고 일단 보이기 시작하면 (누가 시키지 않아도) 메일을 쓸 때 자연스레 습관처럼 손에 익는다.
일단 손에 익으면 더 이상 예전처럼 메일을 보낼 수 없게 된다.
일러스트 ehan http://bit.ly/illust_ehan
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