Top 6 구글 공유 문서 함 The 205 Correct Answer

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구글드라이브 공유문서함 파일 제대로 관리해볼까요? 이제 정리하여 사용하겠습니다! 🙋‍♀️

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유 방법 총정리! (+주의사항)

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1 구글 드라이브 공유 설정 요약

2 구글 드라이브 파일 공유&폴더 공유하기

3 공유받은 폴더 속 파일 접근

4 공유할 때 주의할 점

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Most searched keywords: Whether you are looking for 구글 드라이브 공유문서함에 내 계정으로 파일 공유하면 안되는 이유 1. 구글 드라이브 웹으로 들어가서 저장 용량 탭을 클릭한다. 2. 사람 모양 아이콘 2개 겹쳐 있는 파일을 찾는다. 3. 파일을 오른쪽 마우스로 클릭한 후 … 프리랜서로 일을 하다 보면 구글 드라이브를 많이 활용하게 된다. 구글 문서로 만든 파일을 함께 작성하기도 하고 행사를 함께 진행하게 되면 내가 찍은 사진과 형상들을 공유 문서함에 업로드하는 경우도 있다…
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구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유 방법 총정리! (+주의사항)

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유 방법 총정리와 주의사항까지 살펴보겠습니다. 구글 드라이브를 혼자 사용할 때는 쉽지만, 공유하려고 하면 왠지 어렵게 느껴집니다. 업무에서 쓰이기도 하는 만큼, 구글 드라이브 공유 방법을 제대로 익혀보도록 합니다.

구글 드라이브는 기본적으로 무료로 이용할 수 있으며, 비즈니스는 물론 개인이 사용하기 쉬운 편리한 클라우드 스토리지 서비스입니다.

뿐만 아니라, 파일이나 폴더를 다른 사람과 공유할 수 있다는 특징이 있습니다.

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유 방법을 알기 쉽게 설명하고, 개인 이용·비즈니스 이용 시에 주의사항도 아울러 소개해보겠습니다.

먼저 구글 드라이브에서 파일, 폴더를 어떻게 다른 사람과 공유할 수 있는지 기본적인 공유 설정부터 소개합니다.

※ 구체적인 방법부터 얘기하면 길고 헷갈리니까, 크게 요약한 개념을 보고 공유 방식이 무엇이 있는지 파악한다고 생각해주세요.

1. 구글 드라이브 공유 설정 요약

출처 구글

구체적인 구글 드라이브 공유 방법을 알아보기 전에, 누구에게 어떤 권한으로 공유할지 살펴봅시다.

a. 누구에게 공유할 건가요?

파일이나 폴더를 공유할 수 있는 상대에 대해 살펴봅시다. 공유받는 상대방에 대한 권한은 3가지 종류 가 있고, 권한에 따라 제한을 걸고 싶은 파일이나 폴더를 보호할 수 있습니다.

특정 사용자(email, 구글 계정으로 지정)

특정 사용자 그룹

링크를 알고 있는 모든 사용자

특정 사용자

1명에서 몇 명 등 핀 포인트로 공유하고 싶은 사람이 있는 경우에 이용하면 편리합니다. 공유 설정 시 상대방 메일 주소 혹은 구글 계정을 입력하면 공유 메일을 보낼 수 있습니다.

특정 사용자 그룹

프로젝트에 관련된 사람들, 실행 멤버, 클래스 등의 그룹을 만들면 일괄적으로 파일을 공유할 수 있습니다.

링크를 알고 있는 모든 사용자

구글 계정이 없거나 로그인을 하지 않은 상태에서도 링크를 알고 있으면 파일을 보거나 이용할 수 있습니다.

b. 어디까지 권한을 주실 건가요?

구글 드라이브로 기획서와 같은 열람용 문서를 공유하고는 합니다. 이때 공유받은 사람들이 마음대로 편집하면 곤란 해질 것입니다.

따라서, 공유받은 상대방이 함부로 파일을 고쳐 쓰거나 삭제하거나 할 수 없게, 상대방의 권한을 제한하기 위해 구글 드라이브 엑세스 설정을 할 수 있습니다.

구글 드라이브 엑세스 설정은 다음 3가지가 있습니다.

공유한 파일이나 폴더를 열람할 수 있는 열람 권한

정정이나 제안하는 등 댓글을 달 수 있는 코멘트 권한

데이터를 직접 수정하거나 고쳐 쓸 수 있는 편집 권한

※ 참고로 코멘트는 파일만 가능하고, 폴더에 코멘트를 달 수는 없습니다.

2. 구글 드라이브 파일 공유&폴더 공유하기

이제 구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유를 하는 구체적인 방법에 대해 설명하겠습니다.

위(1. 누구에게 공유할 건가요?)에서 설명한 3가지 유형의 ‘공유 대상’에 따라 ‘공유 방법’이 다릅니다. 권한은 원하는 대로 지정할 수 있습니다. 하나씩 살펴보겠습니다.

a. 특정 사용자에게 공유하기

공유하고 싶은 파일이나 폴더를 마우스 오른쪽으로 클릭하고, ‘공유’를 클릭합니다.

‘사용자 및 그룹 추가’ 칸에 공유하고자 하는 상대방의 이메일 주소 혹은 구글 계정을 입력합니다.

오른쪽에 드롭다운 메뉴를 눌러, 이 파일에 대해 공유 상대가 어떤 액션을 일으킬 수 있는지 사용자 권한을 선택합니다. 보내기를 클릭하면, 공유 상대에게 메일이 전송됩니다.

※ 뷰어는 열람만, 댓글 작성자는 열람과 댓글 작성, 편집자는 편집 권한을 의미합니다.

특정 사용자에게 구글 드라이브 파일 공유 알림을 보냈고, 상대방이 공유 문서를 확인할 수 있습니다.

b. 특정 사용자 그룹에게 공유하기

구글 드라이브 파일 공유 방법 중에는 구글 그룹스를 이용해서 그룹에 파일을 공유하고자 하는 멤버에게만 공유하는 방법도 있습니다.

파일을 지정한 그룹과 공유하면 ‘공유 항목’으로 선택한 파일이 표시되며 멤버가 이용할 수 있게 됩니다.

보통 회사 도메인으로 만들어진 이메일 주소가 필요해서, 보안상 자세한 사항은 보여드릴 수 없겠습니다.

다행히 구글 공식 가이드에 꼼꼼하게 나와있으니, 참고해주세요.

※ 구글 워크스페이스(유료 플랜)를 사용해야 독자적인 도메인으로 된 이메일을 생성할 수 있습니다. 비용 및 스펙을 글 아래에서 소개할 테니 참고해주세요.

c. 링크를 아는 모든 사용자와 공유하기

파일을 공유하고 싶은 상대방이 구글 계정을 가지고 있지 않거나, 더 넓은 범위의 사람과 공유하고 싶을 때 이용할 수 있습니다.

공유하고 싶은 파일을 우클릭하고, ‘링크 생성’을 클릭합니다.

‘제한됨’을 클릭하여 ‘링크가 있는 모든 사용자에게 공개’를 선택합니다.

링크를 복사하여 공유하고 싶은 상대에게 보내거나 붙여 넣기 하여 사용합니다.

링크는 메일이나 메신저 등에 붙여 넣어서 보낼 수 있습니다. 상대방이 구글 계정이 없어도 되고, 범용성이 높은 공유 방법이라고 말할 수 있습니다.

이상으로 구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유를 하는 구체적인 방법에 대해 설명드렸습니다.

이어서, 공유하거나 공유받은 폴더 속 파일에 접근하는 법을 알려드리겠습니다.

3. 공유받은 폴더 속, 파일 접근

공유된 폴더 안에 있는 다양한 파일에 접근하는 방법을 설명합니다.

누군가에게 공유를 받았을 때 활용할 수 있고, 공유받은 사람에게 친절히 알려주면 좋은 인상을 줄 수 있습니다.

공유 폴더 안에 있는 파일에 접근하는 방법은 크게 5가지가 있습니다.

파일 열람

파일 다운로드

파일 편집

파일 삭제

신규 파일 업로드

구글 드라이브를 열면 본인의 데이터가 있는 ‘내 드라이브’와 공유 파일이나 폴더가 있는 ‘공유 문서함’을 선택할 수 있습니다.

공유 문서함에서 내가 공유하거나, 공유받은 폴더를 확인할 수 있습니다. 폴더를 더블클릭해서 파일에 접근해봅시다.

a. 공유폴더 안에 있는 파일 열람하기

공유 문서함을 클릭하고 공유 폴더를 더블 클릭하면, 파일 목록이 표시됩니다.

원하는 파일을 더블클릭해서 열람할 수 있습니다.

b. 공유폴더 안에 있는 파일 다운로드하기

공유폴더를 열고 다운로드하고자 하는 파일을 마우스 오른쪽으로 클릭합니다.

‘다운로드’를 눌러 다운로드합니다.

c. 공유 폴더 내 파일 편집 방법

편집하고 싶은 파일을 더블 클릭 해 파일을 열면, 편집할 수 있습니다.

d. 공유폴더 안에 새로운 파일을 업로드하기

‘+새로 만들기’를 클릭하고 파일을 선택해 업로드 또는 ‘드래그 앤 드롭’으로 업로드할 수 있습니다.

e. 공유폴더 안에 있는 파일 삭제하기

삭제하고자 하는 파일을 선택하고, 화면 위쪽의 휴지통 아이콘을 눌러 삭제할 수 있습니다.

4. 공유할 때 주의할 점

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유를 하는 방법에 대해 설명해드렸습니다. 이제 마지막으로 공유할 때 주의해야 할 점에 대해 말씀드리겠습니다.

다른 사람과 쉽게 파일 및 폴더를 공유할 수 있는 편리한 구글 드라이브이지만, 그 편리함으로 인해 기업 리스크가 발생할 수도 있습니다.

파일이나 폴더를 구글 드라이브로 공유할 때 주의해야 할 점 5가지를 기억해 둡시다.

a. 불특정 다수에게 공개 주의

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유를 할 때 누구나가 열람·이용할 수 있는 상태인 채로 공유해 버리면, 중요한 데이터가 생각지 못한 곳에까지 흘러갈 우려가 있습니다.

특히 기업에서 구글 드라이브로 파일이나 폴더를 공유할 때, 중요한 기밀 정보를 잘못 공개해 버리게 될 수도 있습니다.

b. 공개 폴더에 비공개 파일 주의

공개하지 않은 파일을 이미 공개 설정해 둔 폴더로 이동하면, 이동한 폴더의 공유 설정이 덮어씌워져 공개하고 싶지 않은 파일이 공개되기 때문에 주의하셔야 합니다.

파일이나 폴더를 공유할 때 위에서 소개한 것처럼, 공개 범위를 설정할 수 있습니다. 중요한 데이터를 어디까지 공개해야 하는지 공유 전에 잘 생각하고 공유하도록 합시다.

c. 용량 제한 주의

구글 드라이브는 구글 계정만 가지고 있으면 누구나 무료로 이용할 수 있지만 용량 제한이 마련되어 있다는 점에 주의합시다.

구글 드라이브 무료 버전은 1계정당 15GB의 용량 제한이 있습니다. 이것은 파일이나 폴더 등의 구글 드라이브에 있는 데이터뿐만이 아니라, 구글 포토에 있는 사진이나 동영상도 포함됩니다.

만약 구글 드라이브 파일 공유를 해야 하는데, 용량이 부족하다면 유료판으로 업그레이드하는 것도 검토하면 좋을 것입니다.

특히 기업 내에서 구글 드라이브를 이용해서 데이터 공유를 하면, 금방 15GB를 소비해 데이터를 열람할 수 없는 일이 발생할 수 있습니다.

때문에, 기업과 같이 대규모로 데이터 공유가 필요할 때는, 유료 플랜인 Google Workspace을 이용해 보시기 바랍니다. Google Workspace는 독자적인 이메일 주소를 만들고, 그룹 공유가 가능한 유료 플랜입니다.

구체적인 비용과 스펙에 대해서는 다음 글을 참고해주세요.

구글 드라이브 파일 공유, 폴더 공유 방법에 대해 주요 개념부터 구체적인 방법까지 알아보았습니다.

공유라는 게 잘못하면 정보가 유출될 위험이 있으니, 구글 드라이브 공유 방법 이외에 주의사항도 꼭 주의 깊게 봐주세요.

읽어주셔서 감사합니다!

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구글 드라이브 공유문서함에 내 계정으로 파일 공유하면 안되는 이유

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프리랜서로 일을 하다 보면 구글 드라이브를 많이 활용하게 된다. 구글 문서로 만든 파일을 함께 작성하기도 하고 행사를 함께 진행하게 되면 내가 찍은 사진과 형상들을 공유 문서함에 업로드하는 경우도 있다.

그런데 공유문서함에 파일을 공유하다 보면 어느 순간 내 구글 드라이브 용량이 꽉 차는 것을 볼 수 있다. 이건 구글 드라이브의 독특한 운영 방식 때문인데 사용자 A가 만든 공유 문서함에 B가 파일을 올리면 A가 아닌 B의 구글 드라이브 용량을 차지하게 된다. 즉, A가 소유하고 있는 공유 문서함이라고 하더라도 B가 특정 파일 C를 A의 공유 문서함에 올리면 C의 소유주는 A가 아닌 B가 되는 것이다.

아래 이미지를 보면 왼쪽은 컴퓨터에서 확인할 수 있는 내 개인 구글 드라이브 용량이고 오른쪽은 웹으로 접속해서 볼 수 있는 내 구글 드라이브 용량이다. 대략 7기가 용량의 차이가 있는데 이 용량이 바로 다른 사람이 공유 문서함에 내가 올린 파일이 차지하고 있는 용량이다.

구글 드라이브 용량 차이

위의 이미지처럼 차이가 나는 이유는 내가 구글 드라이브 공유 문서함 사용 용량 기준을 잘못 이해하고 있었기 때문이다. 링크로 공유받은 공유 문서함에 파일을 올리면 당연히 문서함을 공유한 사람의 구글 드라이브 용량을 차지한다고 생각했다. 하지만 앞서 언급한 것처럼 내가 올린 파일은 내 드라이브 용량을 차지한다.

가장 쉽게 해결하는 방법은 내가 올린 파일을 삭제하는 것이다. 하지만 여러 단위와 함께 파일을 공유하다 보면 내가 올린 파일들이 어디에 얼만큼 있는지 파악하기 어렵다. 그리고 협업해서 만든 파일을 내가 함부로 지울 수도 없다.

이 때 할 수 있는 차선책은 파일의 소유권을 공유 문서함을 만든 사람에게 이전하는 것이다. 이게 차선책인 이유는 소유권 이전을 해도 상대방이 수락을 하지 않으면 용량이 이동하지 않기 때문이다. 소유권 이전 과정을 간단하게 요약하면 다음과 같다.

구글 드라이브 공유 문서함 파일 소유권 이전 방법

1. 구글 드라이브 웹으로 들어가서 저장 용량 탭을 클릭한다.

2. 사람 모양 아이콘 2개 겹쳐 있는 파일을 찾는다.

3. 파일을 오른쪽 마우스로 클릭한 후 소유권 이전할 상대를 찾는다.

4. 소유권 이전할 사람의 권한을 편집자에서 소유권 이전으로 변경한다.

1. 구글 드라이브 웹으로 들어가서 저장 용량 탭을 클릭한다.

내가 올린 파일의 위치를 알면 공유 문서함으로 들어가서 작업을 진행하면 되지만 파일 위치를 모른다면 휴지통 바로 아래 있는 저장 용량으로 들어가도 작업이 가능하다.

저장 용량 탭 찾기

2. 사람 모양 아이콘 2개 겹쳐 있는 파일을 찾는다.

저장 용량으로 들어가면 드라이브 용량을 차지하고 있는 모든 파일들을 용량 순서대로 볼 수 있다. 여기서 파일 이름 옆에 사람 아이콘이 2개 겹쳐 있는 로고가 있는 파일이 바로 공유 문서함에 내가 올린 파일이다.

공유한 파일 찾기

3. 파일을 오른쪽 마우스로 클릭한 후 소유권 이전할 상대를 찾는다.

보통 공유 문서함을 처음 만든 사람이 해당 파일을 소유하게 될 확률이 높으므로 그 사람을 찾아서 파일 권한을 변경하면 된다. 하지만 파일을 공동으로 관리하고 있는 다른 사람에게 소유권을 이전해도 된다.

소유권 이전 대상 찾기

4. 소유권 이전할 사람의 권한을 편집자에서 소유권 이전으로 변경한다.

공유 문서함을 처음 만든 사람이라면 편집자 권한으로 되어 있을 텐데 이 부분을 소유권 이전으로 변경하면 그 사람에게 이전 확인 메일을 보낸다. 그리고 상대방이 메일을 확인하고 이전 수락을 클릭하면 파일 이전과 함께 내 드라이브 용량도 사라진다.

소유권 이전 메일 보내기

구글 드라이브 공유문서함에 내 계정으로 파일을 공유하면 안 되는 이유는 이런 파일이 장기간 쌓일 경우 파일 관리가 전혀 되지 않기 때문이다. 쓸데없는 파일이 내 드라이브를 잡아먹기 때문에 정작 내가 필요할 때 구글 드라이브를 활용할 수 없다. 업무상 공유 문서함을 자주 사용한다고 하더라도 파일 관리 차원에서 한 달에 한 번 정도는 공유 문서함 소유권 정리를 해주는 것이 좋다.

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구글 드라이브 공유 문서함 파일 다운로드 한 적 없는데 왜 생길까? 삭제 방법은?

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원래 파일을 구글 드라이브로 파일을 다운로드하면 공유 문서함에 같이 넣어지나요? 공유 문서함에 넣어져 있는 파일은 다른 사람한테 저가 공유한 것으로 보이나요?저거 설정한 적 없는데 뭐죠…

구글 드라이브 공유문서함 파일 다운로드 한 적 없는데 왜 생길까?

어떤 이유에서인지 갑자기 공유 문서함에 파일들이 나타나기 시작합니다. 설정한 적도 없는데 이 파일들은 어디서 나타난 것일까요? 공유 문서함에 있는 모든 폴더나 파일을 삭제해도 괜찮은 것일까요?

“구글 드라이브 > 링크 공유 > 링크 복사”를 선택하면 파일을 공유할 수 있습니다. 파일 다운로드는 위 사진처럼 파일을 업로한 사람이 링크를 “공유”하기 때문에 가능합니다. 공유된 링크로 파일을 다운로드 받으면 내 공유 문서함에 파일 또는 폴더가 표시되게 됩니다.

다른 사람에게 보이는 것은 아닌지요?

공유 문서함에 있는 파일이나 폴더들은 내 계정에서만 보입니다. 온라인 상에서 팀원으로 묶여있지만 다른 계정 사용자인 경우는 내 드라이브의 공유 문서함을 볼 수 없습니다. 그러나, 내 계정에 로그인할 수 있는 다른 누군가가 있다면 공유 문서함의 내용을 볼 수 있습니다.

공유문서함 파일은 어떻게 삭제하나요?

공유 문서함의 폴더인 경우

마우스 우클릭하여 “세부 정보 더보기”를 클릭하면 액세스 권한이 있는 사용자와 언제 공유되었는지 확인할 수 있습니다.

가장 아래쪽의 “삭제” 옵션을 선택하면 폴더가 지워집니다.

공유문서함의 파일인 경우

마우스 우클릭하여 링크를 공유한 사람의 이메일을 볼 수 있습니다.

“차단”할 수도 있습니다. 차단을 하면 더 이상 그 사람과는 드라이브 공유를 할 수 없습니다.

마찬가지로 “삭제”를 클릭하면 공유 문서함에서 파일이 사라집니다.

이상으로 구글 드라이브 공유문서함 파일이 생기는 이유와 삭제 방법에 대해 살펴보았습니다.

즐거운 하루 보내세요. 감사합니다.

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