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마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림. ‘으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다.
사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
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Updating 예의로 시작해서 예의로 마무리하는 업무용 메일.
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사회생활 첫 걸음 – 업무용 메일 작성법
사회생활 첫걸음 – 회사에서 메일 쓰는 법. | NICE-NANA
업무 메일 쓸 때 기억해야 할 7가지
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이메일 인사말 100개 모음 – 계절별, 날씨별, 요일별, 시간대별, 상황별 – PUBLY
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업무이메일에 마지막 인사는 뭐로??? : 클리앙
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비즈니스 영어 메일 끝인사 – 실제 업무에서 사용하는 표현들
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직장생활 10년차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법
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실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인
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제목 쓰기
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신입사원, 메일 커뮤니케이션 팁
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신입사원, 메일 커뮤니케이션 팁
메일의 본문은 ‘첫 인사 > 업무 내용 > 끝 인사’로 작성하는 것이 가장 기본입니다. 첫인사는 ‘안녕하세요’, ‘주말 잘 보내셨나요?’ 등의 인사말과 … 안녕하세요, 신도리코의 신대리입니다. 직장인에게 ‘메일(mail)’은 업무를 처리하는 과정에 있어 반드시 필요한 시스템이자 커뮤니케이션의 기초 수단입니다. 보다 완벽한 직장생활을 도와줄 ‘메일 커뮤니케이.. - Table of Contents:
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사회생활 첫 걸음 – 업무용 메일 작성법.
선배..메일은 어떻게 써요?
업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다.
1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.
(딱히 안녕하지 않아도) 안녕하십니까. (회사명) OOO입니다.
(딱히 감사하지 않아도) 감사합니다. OOO드림.
딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다.
드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다.
첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.
처음 컨택할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
서면으로 처음 인사 드립니다.(앞으로 잘 부탁드립니다.)
(다름이 아니라,) [2030여성 타겟 매체 제안 요청으로(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림.
오랜만에 ‘내가’ 필요해서 연락할 때 안녕하세요, □□□□ OOO입니다.
오래만에 연락드립니다. (그간 잘 지내셨는지요?)
(다름이 아니라,) [지난 번 말씀 주셨던 매체 운영 예정으로 상세내용 확인 차(메일 발송 목적)] 연락 드리게 되었습니다.
——상세내용 부연설명 ——
감사합니다.
OOO 드림.
마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.
시즌에 따른 끝 인사말 모쪼록 2020 한 해도 건강하게 잘 마무리하시고,
2021새해에도 좋은 일 가득하시기 바랍니다.
감사합니다.
OOO 드림.
2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’
메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다.
업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.
인사말 뒤에 본인 소속과 용건 언급하기 업무메일은 하루에 몇십 통에서 몇백 통까지 받게 될 수도 있습니다. 누구에게 온 메일인지 구분이 메일 서두에 본인의 소속과 이름을 밝혀주어야 합니다. 메일 보낸 사람을 파악하고 다음으로 드는 생각은 ‘갑자기 왜 나한테 메일을 보냈을까?’겠죠. 소속을 밝힌 후에는 메일을 쓴 목적을 요약하여 적어주면 되는데요, 메일의 목적을 파악하게 되면 어떤 내용이 이어서 나올 지 대략 짐작이 되기 때문에 조금 더 빨리 메일 내용을 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 위에 언급한 인사말 예시를 참고합시다.
상황설명은 개괄식으로 간략히 예시를 통해 서술식과 개괄식의 차이에 대해서 알아볼까요? A.
현재 매체 시스템 점검으로 지난 9월 3일의 광고 운영 데이터 확인이 원활하지 않습니다. 이에 리포트 작성이 어려우므로, 금일 오전 발송 예정이었던 리포트는 데이터 확인 가능 시점에 다시 전달 드리도록 하겠습니다.
오류 복구 예상시간 문의 하였으나, 아직 확답을 받지 못한 상황입니다.
회신 오는대로 내용 전달 드리도록 하겠습니다. B.
매체 시스템 점검에 다른 데이터 오류 이슈로 리포트 지연 안내 드립니다.
데이터 확인 불가 기간 : 2020년 9월 3일 00시 ~ 24시
데이터 복구 예정시간 : 미정 (매체사 확인 진행 중)
예상 복구 시간 및 광고데이터 확인되는대로 다시 메일 드리겠습니다. 어떤 방식으로 쓴 글의 내용이 더 잘 들어오는가? 더 잘 이해되는 방식으로 메일을 쓰면 됩니다.
3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.
친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 🙂 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도!
^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다.
이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다.
이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다.
기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠.
처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다.
이슈건으로 메일을 쓸 일이 없길 바라지만, 추후 필요한 사람들을 위해서 그 내용도 정리해 볼 예정입니다.
업무 메일 쓸 때 기억해야 할 7가지
첫 입사 후 보내야 하는 메일이 있는데 어떻게 써야 할지 모르시겠죠? 어떤 제목을 써야 하는지, 발신인에 내가 보일 텐데 굳이 또 인사를 해야 하는지, Cc는 대체 누구를 넣어야 하는지?
아마 우왕좌왕하실 겁니다. 저희도 마찬가지였어요, 아무도 알려주지 않았거든요. 하지만 이젠 우왕좌왕하지 마세요. 저희가 이메일의 종류와 상관없이 어떤 이메일을 쓰건 똑같이 해당되는 기본 구조와 매너를 알려드릴게요. 딱 일곱 가지로!
첫째, 제목. 제목은 딱 보는 순간 무슨 내용일지 파악할 수 있어야 합니다. 즉 내용을 한 줄로 요약한다. 예를 들어 “안녕하세요. 일하는 우리입니다.” 보다는 “마리아 님 인터뷰 촬영 관련 안내드립니다.” 가 더 낫다는 거죠.
여기에 팁을 드리자면, 제목 앞에 대괄호로 이 메일의 카테고리를 적어주시는 게 좋아요. 예를 들어 프로젝트명이나 팀명 회사명과 같이 관련되어 있는 단어를 쓰는 거죠. “[일하는 우리] 마리아 님 인터뷰 촬영 관련 안내드립니다.”처럼요. 대괄호를 쓰면 좋은 이유는 메일함이 보기 좋아지기 때문인데요. 메일이 쭉 나열되어 있을 때 대괄호가 카테고리 역할을 해서 나나 상대방의 메일함이 보기 편해지는 거죠.
하루빨리 이런 메일들 좀 받아보고 싶네요…!
둘째, 인사. 모든 메일엔 첫인사와 끝인사가 꼭 들어가야 합니다. 다들 처음 만나면 안녕하세요. 하고 헤어질 땐 안녕히 가세요~ 하시잖아요? 그런 것처럼 이메일도 처음엔 항상 “누구누구님, 안녕하세요.” 후에 본인 소개를 하는 겁니다. 끝날 때는 “감사합니다. 일하는 우리 손정은 드림.”이라고 마무리를 하고요. 어렸을 때 편지 쓰는 거랑 비슷하다고 생각하시면 됩니다.
또 여기서 팁이라면 여러분 다들 만나서 바로 본론부터 시작하는 다짜고짜 형 사람과 간단한 안부 인사 후 시작하는 사람은 다르다는 거 모두 알고 계시죠? 그런 것처럼 이메일에서도 처음과 끝에 한 줄 정도 간단한 안부 인사를 넣어주시는 것도 좋아요. 예를 들면 첫인사를 하고 나서 “마리아 님과 인터뷰를 하게 되어 정말 기쁘네요.”처럼요. 마지막 인사를 하기 전에도 “벌써 금요일이네요. 주말 잘 보내시길 바라요!” 같은 느낌으로요! 사실 이 부분은 본인의 씽크빅을 활용하는 지점이기도 합니다. 어려우시다면 [일하는 우리] 회사 이메일 나도 잘 쓸 수 이따구!를 참고해 보셔도 좋을 것 같아요.
셋째, 서명. 서명은 주로 이름, 소속, 전화번호, 회사 주소, 보안 문구와 같은 부분으로 되어있습니다. 아마 대부분의 회사들은 공통적으로 쓰는 서명 포맷이 있을 거예요. 혹시라도 없다면 간략하게 이런 형식으로 만들어 놓으면 편리합니다. 서명을 해놓는 이유는 명함을 주는 것과 비슷하다고 생각하시면 편해요. 언제든지 다양한 방식으로 연락을 취할 수 있다는 걸 보여주는 거죠.
하나의 꿀팁은 설정에 들어가서 자동으로 모든 메일에 서명이 들어갈 수 있도록 하는 것과 기왕이면 예쁘고 깔끔하게 설정해두시는 게 좋아요. 글씨 크기, 볼드, 색깔 같은걸 활용해서 말이죠.
넷째, 불렛 포인트와 숫자 활용. 간단합니다. 보통은 줄글로 이렇게 작성하시지만, 혹시라도 이렇게 본문 내용에 요지가 많다면 그걸 줄글로 우르르 쓰는 것보다 보기 편하게 불렛 포인트나 숫자를 활용해서 목록을 쓰는 거예요. 명확하고 보기 좋게.
왼쪽처럼 말고, 오른쪽 처럼!
다섯째, 받는 사람. 받는 사람에는 세 종류가 있습니다. To, Cc, Bcc. To는 그냥 받는 사람으로, 이 업무나 메일에 답장을 해야 하는 사람입니다. 실질적으로 메일과 관련된 업무를 해야 하는 사람이죠.
Cc는 참조로, 이 메일과 관련이 되어있긴 하지만 직접적으로 이와 관련된 일을 당장 해야 하는 사람은 아닌 거죠. 하지만 이 메일의 내용을 알고 있어야 하는 사람을 말합니다. 예를 들어 팀장이나 대표 등의 의사결정권자 같은 분들이 있을 수 있겠죠.
Bcc는 숨은 참조로, 받는 사람과 참조에 있는 사람들에게는 보이지 않아요. 그니까 받는 사람에게 알릴 필요는 없지만 해당 메일의 내용을 알고 있어야 하는 사람이 있을 경우에 넣는 거죠. 예를 들어서 고객의 문의 메일에 답장을 보낼 때 Bcc에 대표나 팀장을 넣는 거죠. 왜냐면 고객은 굳이 제가 대표와 팀장에게도 이 메일을 보냈다는 사실을 알 필요는 없으니까요.
여섯째, 답장. 답장은 전체 답장이 기본입니다! 그냥 답장 아니고 전체 답장! 그냥 답장을 하면 To(받는 사람) 에게만 가는데 전체 답장을 해야 Cc를 포함해서 메일이 갑니다. 예를 들어서, Cc에 팀장님이 포함되어 있는데 자꾸 전체 답장이 아니라 그냥 답장이 오면 굉장히 귀찮습니다. 다시 Cc 넣고 팀장님께 메일 다시 다 보내야 하고.
그리고 기본적으로 답장을 보낼 때는 새로 메일을 쓰지 않습니다. 그냥 온 메일에 답장을 해서 서로 주고받는 기록이 스레드로 다 남을 수 있어야 합니다. 주제가 바뀐다면 새로운 메일을 보내는 것이 맞겠지만요. 여기서 하나의 팁을 드리자면, 메일 내용 중에 보낸 사람이 실수한 부분이 있어서 알려줘야 할 때, 전체 답장보다는 센스 있게 그냥 답장으로 알려주는 것이 좋아요. 전체 답장하면 모두에게 쵕피 당하는 순간이 올 수 있으니까요.
마지막 일곱 번째, 포워딩. 누군가 본인에게 “그 메일~ 나한테 포워딩해~”라고 한다면! 메일 그대로 보내달라는 말입니다. 메일 스레드, 그니까 주고받았던 모든 기록을 전달해달라는 말인 거죠. 잘 살펴보시면 모든 메일에는 포워딩이라는 버튼이 있으니 그걸 누르세요! 메일 내용 전체 다 복붙 안 하셔도 됩니다.
그리고 포워딩할 때도 간단한 내용을 쓸 수가 있어요. 그 사람이 알아야 하는 내용을 기본 틀에 맞게 간단히 보내는 것이 좋습니다. “윤정 님, 안녕하세요. 손정은입니다. 요청하셨던 인터뷰 섭외 관련 메일 전달드립니다. 감사합니다. 손정은 드림” 이렇게요!
요 일곱 가지만 잘 아셔도 괜찮은 메일 하나 쓰는 거 어렵지 않을 겁니다.
이제는 메일 보내야 할 때 당황하지 않으실 수 있겠죠?
※ 본 글에 나와 있는 내용은 구글 스프레드시트 문서인 [일하는 우리] 회사 이메일 나도 잘 쓸 수 이따구! 에서 더 자세하게 살펴보실 수 있습니다. (무단 배포 환영:D)
▼ 본 글은 유튜브에서 영상으로도 보실 수 있습니다.
비즈니스 영어 메일 끝인사 – 실제 업무에서 사용하는 표현들
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저는 비즈니스 영어 전문가는 아니지만 지난 몇 년간 해외에서 근무하면서 미국, 홍콩, 중국, 대만 등의 사람들과 매일 영어 메일을 주고 받고 있습니다. 매일 백 여 통의 메일을 주고받고 보니 어느새 제 메일 박스에는 수만 건의 영어 메일이 고스란히 저장되어 있습니다. 미루고 미뤄왔던 업무 메일을 정리하다 보니 실제 업무에서 사용되는 비즈니스 영어 메일 문장들을 정리해보는 것도 좋겠다 생각이 들었습니다.
이번 포스팅은 실제 업무에서 사용되는 비즈니스 영어 메일 끝인사에는 어떤 것들이 있을지 살펴보겠습니다.
비즈니스 영어 메일 끝인사 – 실제 업무에서 사용하는 표현들
I 비즈니스 영어 메일 끝인사 – Best Regards, 와 Thanks,
제 메일 박스의 실제 업무 메일들을 살펴보니 국적 상관없이 비즈니스 영어 메일 끝인사로 Best Regards와 Thanks 가 가장 많이 쓰이고 있네요.
Best Regards의 경우 굳이 해석하자면 ‘경의를 담아서’ 정도겠지만, 사실 비즈니스 영어 메일을 주고받을 때 이 끝인사 문구들은 큰 의미를 담고 있다기보다는 형식상 마무리 짓는 표현들이라 사용하는 표현들이 대부분 고정되어 있습니다. 가장 보편적으로 많이 쓰고 있는 문구가 Best Regards와 Thanks 정도라는 것을 아시면 될 것 같습니다.
이 외에도 비즈니스 영어 메일 끝인사로 사용되는 여러 표현이 있습니다.
Sincerely,
Kind Regards,
Regards, (간혹 Rgds, 로 줄이기도 합니다)
Thanks & B.Regards,
Many Thanks / Thank you,
Stay safe & Healthy, (요즘 같은 COVID-19 상황으로 조심해야 할 때 쓰면 좋을 것 같습니다)
참고로 앞서 말했듯이 위와 같은 비즈니스 영어 메일 끝인사 표현들은 형식상 마무리를 맺는 표현들이기 때문에 매일 매일 문구를 새롭게 바꿔 사용한다기보다는 본인 메일 서명 (Signature)에 원하는 끝인사 표현을 고정 등록하여 사용하는 사람들도 많습니다. 저의 경우 아웃룩 메일 서명에 이름/직급/회사명 외에도 이름 앞에 ‘Best Regards’ 문구를 함께 써넣어서 새 메일을 보내거나 회신을 할 때 항상 자동적으로 따라붙게 설정해 놓았습니다. 아래와 같이 말이죠.
비즈니스 영어 메일 끝인사 – 실제 업무에서 사용하는 표현들
I 메일을 마무리 짓기 전 덧붙이는 영어 메일 끝인사 문장
하지만 실제 비즈니스 영어 메일을 쓰면서 업무 내용을 적은 다음에 무작정 Best Regards와 같은 끝인사 표현으로 메일을 마무리 짓지는 않습니다. 자칫 무례해 보일 수도 있기 때문에 급하게 끝인사를 맺기 전에 한 마디 정도 추가로 덧붙이는 편입니다. 대체로 아래와 같은 표현을 쓰곤 합니다.
1) 확인해보시고 문제 (또는 문의 사항) 있으시면 말씀해주세요.
상대방의 회신을 기다리거나 상대방으로부터 문제 또는 문의 사항이 있을 것을 대비하여 ‘확인해보시고 문제 (또는 문의 사항) 있으시면 말씀해주세요’ 정도의 의미로 사용되는 문장들을 영어 메일 끝인사로 자주 사용합니다.
사실 개인적으로도 더는 할 말이 없는데 성급하게 영어 메일을 마무리 짓기 뭐 할 때는 (?) 아래와 같은 문장 표현을 끝인사로 자주 쓰는 편입니다. ‘확인해보시고 (문제없겠지만 / 문제 따위 없어야 해..) 문제 있으면 알려주세요’
조금씩 의미는 다르지만 아래 문장들은 대부분 동일한 문맥/목적으로 사용됩니다.
– Please kindly take a look and let us know if any problems/questions/concerns
– Please let us know if you have any questions or concerns.
– Please let me know if you have any issues with these.
– Please let me know if you need any further assistance needed.
– If you have any further questions please let me know.
– Please reach out to me if you need to clarify any points.
– If you have anything unclear please feel free to let us know.
2) 상대방의 노고나 파트너쉽에 감사의 말 전하기
상대방에게 도움을 받았거나 도움을 요청할 때 감사의 의미로 사용하는 영어 메일 끝인사 표현입니다.
– Thanks for your co-operation and understanding.
– Thanks for your hard work for this program/project.
– T hanks for all your support.
– Thank you for your consideration.
3) 회신 기다리고 있겠습니다
상대방의 회신을 기다릴 때, 말 그대로 상대방에게 회신을 부탁할 때 쓰는 표현도 있습니다. 회신을 받아야 해서 마음은 급하지만 메일 만큼은 정중하게 적는 또 다른 영어 메일 끝인사 표현입니다.
– I’m looking forward to your feedback/reply/update.
– I’m looking forward to hearing from you soon.
– We’re looking forward to getting your confirmation.
– I will wait for your comments on this.
– Please keep me updated (posted) on this matter.
이 외에도 비즈니스 영어 메일 끝인사 표현은 수도 없이 많습니다. 어떤 표현이 옳고 그르다는 정답은 없으며 영어 메일을 계속 쓰다 보면 금방 익숙해지고 자주 사용하는 자신만의 문장들이 생길 것입니다. 영어 메일 끝인사를 찾고 계시는 분들에게 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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