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통신 매너 (전화/휴대폰/문자/카톡 등) : 클리앙

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• Summary of article content: Articles about 통신 매너 (전화/휴대폰/문자/카톡 등) : 클리앙 안 그러면, 받는 사람은 하루종일 문자/카톡 알림에 시달리게 되겠죠. … 상사가 구두로 지시했다면 구두 보고, 메일로 지시했다면 메일 회신이 적절 … …
• Most searched keywords: Whether you are looking for 통신 매너 (전화/휴대폰/문자/카톡 등) : 클리앙 안 그러면, 받는 사람은 하루종일 문자/카톡 알림에 시달리게 되겠죠. … 상사가 구두로 지시했다면 구두 보고, 메일로 지시했다면 메일 회신이 적절 … 통신 매너에 대해서, 그간 제가 느낀 점과 해결책을 말씀드리려 합니다. 도움이 되었으면 합니다. 1. 어떤 통신 수단을 사용할 것인가? 예를 들어 봅시다. 내 선임이 거래처에 견적서를 메일로 보내라고 요청했고, 그 작업을 마쳤습니다. 어떤 통신 수단을 이용해서 보고해야 할까요? 1) 선임에게 직접 전화한다. 2) 선임에게 문자나 카톡을 보낸다. 3) 선임에게 이메일을 보낸다. 4) 선임에게 직접 보고한다. (face to face) 여러분은 어떤 방식을 택하겠습니까? 상황에 따라 다릅니다만, 보통은 3번입니다. 문자나 카톡은, 받는 사람에게 바로 ‘알림’이 갑니다. 그러니 긴급하거나 중요한 것에만 써야 합니다. 안 그러면, 받는 사람은 하루종일 문자/카톡 알림에 시달리게 되겠죠. 이메일은 받는 사람이 편안한 시간에 볼 수 있습니다. 그러니 대부분의 보고는 메일이 좋습니다. 그러나, 받는 사람이 이 사안을 바로 알아야 한다면, 심할 때에는 전화를 바로 할 필요도 있습니다. 여기서 중요한 건, 어떤 메시지를 받는 사람이 원할 때에 맞춰서 내가 보내야 한다는 것입니다. 이걸 잘 못하면 눈치없다는 소리를 듣습니다. (뭐.. 내가 조그마한 메시지 하나 보내는 데, 이런 것 까지 신경 써야 하냐.. 라는 생각이 든다면, 그냥 이 글을 보지 마세요.) 2. 사무실 전화로 걸어야 할까, 휴대폰으로 걸어야 할까? 사무실 전화, 휴대폰은 받는 사람 전화를 말하는 것입니다. 그러니까, 내가 전화를 거는데, 받는 사람의 사무실 전화 번호로 걸 지, 받는 사람의 휴대폰 번호로 걸 지 고민해 봐야 하는 것입니다. 이것 역시, 받는 사람이 원하는 곳으로 걸어야 합니다. 사람들 마다, 처한 환경이 무척 다릅니다. 공공기관에 다니는 A씨의 명함에는 휴대폰 번호가 없습니다. 만약 여기에 휴대폰 번호가 있다면, A씨는 밤에 잠도 못 잘 겁니다. 이런 분에게는 절대로 휴대폰 번호로 전화를 걸면 안 됩니다. (혹시 나중에 알게 되더라도.) (공공기관도 상황에 따라 다 다르긴 합니다.) 보통 영업하는 분들에게는 휴대폰으로 많이 겁니다. 주로 외근이 많으니까요. 애매한 것은, 명함에 휴대폰 번호가 기입된 경우입니다. 이 때에도, 사무실 전화가 정답에 가깝습니다. 그러나, 전화를 걸 때마다 혹은 자주, 자리를 비우는 분이라면, 저는 그냥 물어봅니다. ‘자리를 비우는 경우가 꽤 있는것 같은데, 앞으로 휴대폰으로 연락 드릴까요? 아니면 사무실 전화로 연락 드릴까요? 이런 식으로요. 3. 메신저 매너 업무시간에만 연락하라, 이모티콘 쓰지 마라 등등.. 뭐 이런 이야기는 기본이죠. 지금 하고 싶은 말은.. 일단 예를 들어 드리죠. ‘(전송)’ <-- 이것이 메신저를 이용해서 '전송'하였을 때를 표시하는 겁니다. 상대방: OOO님~ (전송) 상대방: 물품A는 얼마인가요? (전송) 상대방: 물품B도 궁금합니다. (전송) 상대방: 배송은 얼마나 걸리는지요? (전송) 자, 이제 다음 글을 보시죠. 상대방: OOO님~ 물품A는 얼마인가요? 물품B도 궁금합니다. 배송은 얼마나 걸리는지요? (전송) 어떻습니까? 어떤 게 더 낫습니까? 당연히 후자죠. 한 번에 하고 싶은 말을 다 쓰는 편이 훨씬 받는 사람쪽이 이해하기 좋습니다. (물론, 심리적으로 5~6줄을 넘어가면 쪼개는 편이 나을 수도 있습니다.) 많은 분들이 전자처럼 보냅니다. 받는 사람은 답변을 할 타이밍이 참 애매합니다. 계속 알림은 울릴 것이고요~ 휴대폰에서 후자처럼 보내는 것은 쉽습니다. 휴대폰 자판에 줄바꿈 버튼이 있거든요.. 문제는 PC에서 보낼 때인데.. PC에서 엔터를 치면 메시지가 바로 전송되는 프로그램이 많이 있습니다. 이럴 때 우리가 기억해야 할 것은, 'Shift-Enter' 입니다. 'Shift-Enter'를 치면, 강제로 줄바꿈 해 줍니다. 우선은 세 가지 이야기를 해 봤는데요, 모두 '받는 사람'을 얼마나 배려하는지에 대한 것입니다. 현실은 이렇습니다. 보통 직급이 높은 사람들은, 메시지의 홍수속에서 살아갑니다. 지금 제 메일함에도 읽지않은 메일이 3000개가 넘고요, 지운 편지함 중 읽지 않고 삭제한 것이 6000개가 넘네요. (네, 저 나이 많아요.. ㅠ.ㅠ) 저는 모든 메일을 다 열어보지 못합니다. 제목만 읽고 빠른 시간 안에 필터링 해야 합니다. 이것은 상당히 고통스럽습니다. 그 와중에 요새는 문자, 메신저로도 알림이 옵니다. 업무에 집중하기가 쉽지 않습니다. 그런데, 상대방이 저를 배려하는 마음으로 통신수단을 이용해 주면, 무척 고맙습니다. 그 사람이 센스있게 느껴지기도 하고요. 저도 어떤 메시지를 누구에게 보낼 때, 그 사람이 나로 하여금 방해받지 않도록 무척 주의합니다. 이런 '배려심'이 정답이 아닐까 하네요. 사소한 것 같지만, 절대 사소하지 않습니다. ^^
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신입사원 적응기 4) 예절바른 이메일?

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1 인사

2 내용

3 맺음말

4 000 드림

5 서명

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직장생활백서 1권_기본예절편 – 이명환 – Google Sách

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성공적인 비즈니스 에티켓

무엇이든지 처음은 어렵다. 사회초년생들은 조직의 ‘막내’로 사회생활에 첫 발을 내딛을 것이다. 평소에 어른들에게 ‘예의바른’ 청년이었을지라도 통상적인 ‘예절’과 회사 내에서 지켜야 할 ‘예절’에는 다른 점이 있다. 비즈니스 관계에서는 자신보다 어리지만 직급이 높을 수도 있고, 다른 업체의 직원을 만날 수도 있기 때문이다. 자신이 어떻게 행동하느냐에 따라 자신의 진급 속도가 달라질 수도 있고, 첫 인상이 결정될 수도 있다. 앞으로 이야기할 비즈니스 에티켓에 대해 잘 배워 두어 ‘배운 신입’이 되어보자.

– 엮은이 말

● 직장생활 예절

1. 인사예절

1) 인사 – 처음 만난 경우에는 밝은 목소리로 허리를 굽혀 인사하고, 그날 인사를 나눈 상태라면 웃는 얼굴로 목례를 한다. 가급적 상사를 앞질러 나가면서 인사하지 않도록 하고, 상사를 앞질러 지나가야 할 경우에는 “실례합니다.”라며 양해를 구한다.

2) 악수 – 악수를 할 때에는 상급자가 먼저 악수를 청한 뒤에 하는 것이 맞다. 아랫사람은 악수를 하면서 허리를 약간 굽혀 상급자에 대한 예의를 표시한다.

2. 출근

1) 시간 – 출근 시간을 지키는 것은 기본 중의 기본이라고 할 수 있다. 가장 기본적인 성실도를 보여줄 수 있기 때문이다. 때문에 출근시간을 명확하게 지키고 신입사원은 30분 전에 출근하여 업무를 시작할 준비를 한다.

2) 인사 – 상사가 보일 경우, 밝고 명랑하게 먼저 인사를 한다. 꼭 서서 인사를 해야하며, 앉아서 건성으로 하는 인사는 지양하도록 한다.

3) 만약 사정이 생겨 지각을 하게 될 경우, 먼저 자신의 직속 상사에게 연락을 한다. 출근 시에는 상사를 방문 후 솔직하게 이유를 설명하고, “늦어서 죄송합니다.”라고 정중히 사과한다.

3. 의사소통

1) 상사가 자신을 부를 경우, “네. 부르셨습니까?”라고 즉각 대답한다.

2) 상사에게 갈 때에는 펜과 메모할 종이를 꼭 지참하고, 상사가 하는 말을 끝까지 잘 듣고 메모한다. 만약 잘못 들었을 경우에는 솔직하게 다시 질문하여 실수를 방지한다.

3) 보고할 사항이 있을 시에는 먼저 내용을 파악하고 업무가 늦어질 경우에는 미리 중간보고를 해 상사에게 미리 알리는 것이 업무에 지장을 주지 않는다.

4) 직장 상사에게 꾸지람을 들을 경우, 자신의 잘못을 인정하고 시정할 것을 약속한다. 이때 메모를 하는 등 자신이 경청하고 바꿀 의지가 있음을 전달한다면, 배우려는 의지가 강하다는 긍정적인 이미지를 심어줄 수 있다.

4. 퇴근

1) 퇴근 전에는 자신이 맡은 업무를 다 끝내어 놓고 책상을 정리해 놓도록 한다. 상사가 보기에 지저분한 책상은 좋은 인상을 주기 어렵기 때문이다.

2) 근무 중인 직장 동료가 있을 경우, 얼굴을 보고 인사를 한 뒤 퇴근하자.

● 호칭 예절

1. 동기사이

1) 기본적으로, 입사동기인데 연장자일 경우 직책 다음에 ‘님’자를 붙이는 것이 기본이고, 특별히 직책이 없는 경우에는 ‘씨’를 붙여 호칭해야 한다.

2) 친한 동료 사이라 하더라도 공식적인 호칭을 사용하는 것이 중요하다.

– 동기끼리 이름이나 사적인 호칭을 부르는 것은 상급자가 보았을 때 바람직하게 보이지 않을뿐더러 외부인이 보았을 때 신뢰도가 낮아지기 때문이다.

2. 상사

1) 직함을 모르는 상사를 만날 경우 먼저 호칭을 어떻게 해야 할지 물어보고, 질문할 수 없는 상황일 경우 자신이 직책상이나 연령상으로 상급자라고 하더라도 상대방을 높여 ‘선생님’이라 칭하는 것이 예의이다.

2) 자신의 입장에서 직장 상사가 한 말을 해당 상사보다 직급이 높은 상사에게 전할 경우에는 해당 상사의 호칭에 ‘님’자를 빼고 말을 전한다. 자신에게는 상사겠지만 상사에게는 부하직원이기 때문이다.

3) 존칭은 호칭할 때만 사용하고, 문서에는 상사의 존칭을 사용하지 않아도 결례가 되지 않는다.

4) 상사에게 자신을 지칭하는 경우 성과 직무명을 사용하는 것이 좋다.

(예: ~팀 소속 김팀장입니다. 통화 가능하신가요?)

● 연락 예절

1. 전화를 걸 때

1) 피치 못하게 급한 용무로 전화를 하는 경우 이외에는 식사 시간(12~14시)이나 너무 이른 아침, 퇴근시간 가까이에는 가급적 연락을 하지 않는 것이 좋다.

2) 전화를 걸기 전 상대방의 호칭이나 직함, 성함 등을 꼼꼼히 확인해 본다. 이를 잘못 이야기 할 경우 상대방에 대한 결례를 범하는 것이다.

3) 용건이나 전달 사항 등을 미리 메모해놓고, 머뭇거리거나 말실수를 하지 않도록 한다.

4) 수신이 된 경우, 먼저 인사를 하고 자신의 이름, 소속, 직책을 밝힌다. 그 후 통화가 가능한지 확인해 본 뒤 용건을 이야기한다.

5) 최대한 간결하고 간단하게 용건을 전하도록 한다. 만약 통화내용이 길어질 예정인 경우, 먼저 양해를 구한다.

6) 전화 용건이 끝난 후에는 가급적 상대방이 먼저 전화를 끊을 수 있도록 배려한다. 마지막에는 “감사합니다.” 등의 간단한 인사를 남긴다면 더 좋다.

2. 이메일이나 문자를 보낼 때

1) 이메일이나 문자를 보내는 경우, 먼저 인사를 건네고 자신의 이름과 직책을 문장 서두에 적는다.

2) 용건은 비교적 간단하게 상대방이 알아보기 쉽도록 정리하고, 예의를 갖추어 보낸다.

3) 자신이 문자를 보낸 경우나 문자를 확인할 경우 최대한 빠르게 회신한다.

4) 파일을 첨부하는 경우, ‘파일을 첨부하오니 확인 부탁드립니다.’라고 보낸다.

5) 맞춤법이나 오탈자를 확인한 후, 마지막으로 ‘감사합니다, 좋은 하루 보내십시오.’등의 문장으로 마무리하면 예의바른 인상을 줄 수 있다.

● 명함 예절

1) 거만하다는 느낌이 들지 않도록 자신이 먼저 명함을 전달하는 것이 좋으며, 전달 받을 때는 왼손 위에 오른손을 올려 받아 공손함을 표현한다.

2) 명함을 앉은 상태에서 전달하지 않도록 해야 하며, 서서 주고받는 것이 기본 예의이다.

3) 명함을 전달할 때에는 먼저 자신이 누구인지를 소개한 다음 전달한다.

4) 오른손으로 명함을 건네야 하며, 상대방이 확인하게 쉽게끔 상대방의 기준으로 돌려서 내민다.

5) 명함을 건네받은 뒤에 바로 명함을 내려놓거나 넣어두지 않아야 하며, 짧게나마 확인하는 인상을 주는 것이 중요하다.

6) 상대방의 명함에 낙서나 메모를 하면 예의에 매우 어긋난 행동이며 이는 상대방을 무시하는 듯한 느낌을 줄 수 있음으로 하지 않도록 한다.

● 회식자리 예절

회사생활에서 빼놓을 수 없는 것 중의 하나가 회식이다. 상사에게 예쁨을 받기 위한 가장 좋은 방법은 회식자리에서 ‘센스 있게’ 행동하는 것이다. 지난 9월 11일 SBS에서 ‘은밀하게 과감하게-요즘 젊은 것들의 사표’가 방영되었다. 이날 방송에서는 직장인들의 회식문화에 대한 이야기가 화두로 떠오르기도 했다. 회사 밖에서 자신을 어필할 수 있는 기회인 중요한 회식자리에서 지켜야할 예절에는 무엇이 있을까?

1. 자리배치/자리세팅

1) 상사의 자리는 안쪽이다. 밖의 풍경을 볼 수 있는 자리에 상사의 자리를 안내하고, 자신은 문을 등진 가장자리에 앉도록 한다.

2) 자리 세팅은 연배와 직급 순으로 한다. 수저를 올린 후 물컵 물을 따라 자리를 준비한다.

3) 자리에는 상사가 먼저 앉은 후 착석하며, 앉으라는 지시가 있기 전에는 착석하지 않는다. 또한 상사가 먼저 말을 꺼내기 전에는 말을 꺼내지 않는다.

2. 술을 마실 때

1) 상사가 선호하는 술의 종류를 미리 파악해두면 좋다. 자신에 대한 관심을 보이는 신입사원에게 상사 또한 애정이 가기 때문이다.

2) 상사의 술잔을 채울 때에는 상사의 술잔이 빈 것을 확인한 후 “한잔 올려도 되겠습니까?”라고 물어본 후 따른다.

3) 오른손으로 병의 목 부분을 잡고 왼손으로 병의 밑 부분을 받친다. 이때, 술병과 술잔의 각도는 30도가 되도록 유지한다.

4) 상사와 술잔을 부딪힐 때는 상사의 술잔보다 낮게 부딪혀야 한다.

5) 술을 마실 때에는 상사가 먼저 잔을 들기 전에는 잔을 들지 말고, 잔을 돌려서 술잔이 보이지 않게 가리고 가급적 한 번에 마셔야한다.

6) 술을 잘 하지 못하는 경우, 솔직하게 “술을 잘 하지 못합니다.”라고 정중히 말해도 무방하다. 회식자리에서는 술을 많이 마시는 것보다 과음 및 실수를하지 않는 것이 가장 중요하기 때문이다.

7) 첫 잔은 받는 것이 예의이며, 입술이라도 적셔야 결례가 되지 않는다.

3. 귀가 시

1) 회식이 마무리 될 때, 상사가 일어나기 전까지 먼저 일어나지 않는 것이 예의이며, 귀가 시에는 모두에게 정중히 배웅 인사를 한다.

2) 상사가 평소에 대리운전이나 택시를 이용한다면, 시간을 파악해 미리 대리운전이나 택시를 호출한다면 센스 있는 신입사원이 될 수 있다.

3) 회식 후, 상사가 잘 귀가하였는지를 확인하는 문자 등을 남기면 더더욱 좋다. 예를 들어, ‘부장님, ~사원입니다. 무사히 귀가하셨는지요?’ 등의 내용을 전한다.

● 기타 예절

상사와 함께 차에 탑승하는 경우

상사와 함께 자동차에 탑승하게 되는 경우에는 뒷좌석의 오른편이 상석이다. 상사가 운전하는 경우에는 조수석에 앉아야 하며, 발을 올리거나 조는 등의 무례를 범하지 말아야 한다.

오랜 시간 동안 개인적인 대화를 나누지 못하는 상태에서 첫인상을 판단하는 사회생활에서 상대방에게 자신이 누구인지, 얼마나 ‘괜찮은’ 사람인지 알리고 싶다면, ‘비즈니스 에티켓’이야 말로 단기간에 자신의 개인적인 이미지는 물론, 외부에서 발휘할 경우 회사이미지를 긍정적으로 보여줄 좋은 방법이다. 물론 실수해 혼나기도 하고 선배들의 조언을 통해 뼈저린 경험을 쌓을 수도 있다. 생각만큼 세상은 너그럽지 않을 것이니, 사회생활에 대비할 짐을 싸두어야 남들보다 빨리 목적지에 도착할 수 있지 않을까? 남들과 같은 출발선상에 서있더라도 더 빠르게 달리고 싶다면, 자신의 실력은 물론 더 가벼운 런닝화를 신는 것 또한 도움이 될 것이다. 이 에티켓들을 숙지하고 사회에 나가 활용한다면 가벼운 런닝화를 선물받는 셈일테니, ‘비즈니스 에티켓’을 신고 한번 멋지게 달려보자. 승자는 여러분이다.

메시지 연락 매너 모음

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핸드폰 문자 예절 모음

스마트폰 카톡 메시지 연락 매너

문자메세지 전송 예의

학교 선생님이나 교수님, 직장 상사나 회사 동료

친구나 연인 또는 가족 간의 텍스트 문자 예의 총정리

우리의 일상에 있어 필수품이자 개인의 소통 창구와 같은 역할을 해주는 스마트폰!

기존 핸드폰의 전화와 문자 기능은 물론이고 카톡이나 라인과 같은 메신저앱으로 사실상 무료로 문자를 주고 받을 수 있는 시대인 만큼 언제 어디서나 쉽고 빠르게 타인과 소통할 수 있게 되었습니다.

하지만 이에 반해 기술력의 급격한 발전으로 인하여 이에 대한 예절이나 사회적 약속은 너무 발을 맞추지 못한다는 문제점이 있습니다… 가령 언제 어디서나 누구한테나 편하게 문자를 주고 받을 수 있다는 점 때문에 시간이나 장소 그리고 상황을 고려하지 않고서 연락을 취함으로써 상대방에게 불쾌감을 주거나 민폐를 끼치는 일이 발생하기도 합니다!

가장 쉽고 기본적이면서도 지킬 수 있는 스마트폰 문자예절과 카카오톡 메시지 예절!

어떠한 점들을 주의해야할지 짚어가보겠습니다!

타인과 함께 시간을 보내거나 중요한 자리가 있을 때는 양해를 구하고서 보내기

아무리 언제 어디서나 메시지를 주고 받을 수 있다고 하여도, 때와 장소를 잘 확인해야하는 법입니다!

만약 오랜만에 만난 사람 또는 중요한 약속으로 만난 사람과 함께하는 자리처럼 1분 1초가 소중할 때인데 그저 핸드폰 화면만 보면서 멀리 떨어져있는 사람과 연락만 주고 받는다면 상대방 입장에서는 기분이 상할 수 있겠죠?

정말 급한 일이 아니라면 카톡이나 문자는 잠시 삼가주시고, 만약 정말 급하거나 주기적으로 연락을 받아야하는 일이 있다면 미리 상대방에게 양해를 구하는 것이 중요합니다!

특히나 상대방이 중요한 이야기를 할 때는 이를 경청하는 자세가 필요한 만큼 비단 문자나 카톡 말고도 핸드폰을 상시로 보는 습관을 자제해야하죠! 예컨대 직장에서 회의를 하거나 학교에서 수업을 들을 때라면 선생님이나 교수님 또는 직장 상사나 회사동료의 눈살을 찌푸리게 하고, 다들 집중하거나 열심히 고민하는데 혼자 딴짓을 한다는 인식을 심어줄 수 있을 만큼 조심해야합니다!

긴급한 사항이 아니라면 연락을 재촉하는 것을 금지하기, 연락에 집착하지 않기

일과시간이나 바쁠만할 때 연락을 한다면 가볍게 양해를 청하기

이는 문자나 카톡을 받을 상대방에 대한 예의입니다.

예컨대 상대방이 학업에 집중을 하거나 업무로 바쁠 때인데 문자나 카톡을 너무 주기적으로 보내면서 답장을 유도하게 하는 것은 아주 큰 실례가 될 수 있겠죠? 상대방의 사회적 위치나 상황을 잘 파악하셔서 연락을 하는 것이 좋으며, 특히 한창 바쁠 때에 연락을 해야한다면, 잠시 시간을 내줄 수 있냐는 양해의 메시지를 먼저 보내고서 답장을 기다리시는 것이 좋습니다!

특히 막 위급한 상황도 아니고 단지 자신이 심심하거나 또는 이야기를 하고 싶다는 이유로 급한 일도 아닌데 왜 답장을 안 하냐고 재촉하는 문자를 보내거나 심지어 전화를 걸면서 일과시간을 방해하는 민폐행위를 끼치면 안 됩니다! 아무리 친한 친구나 혹은 가까운 가족이라도 상대방한테는 상대방만의 시간이 있고 사생활이 있을 만큼 자신의 기준에 맞춰서 행동하면 안 되겠죠?

문자나 카톡으로의 대화에 너무 집착하거나 인생을 낭비하는 것은 좋지 않습니다!

너무 늦은 시간 또는 너무 이른 시간에 연락하지 않기

당연하면서도 받는 사람 입장에서는 매우 짜증이 나는 일….

비단 전화가 와서 잠을 깨워내는 것도 짜증이 나는데, 중요치 않은 일로 문자를 보내서 단잠을 깨우는 것만큼 큰 실례이자 민폐는 또 없습니다!

당연히 잠을 자거나 일과를 마친 뒤 충분히 휴식에 들어갈 시간대임에도 기어이 문자나 카톡을 보내서 잠을 깨우는 알람을 울리게 하는 것만큼 큰 민폐는 또 없겠죠?

오전 7시 ~ 오후 10시처럼 충분히 잠을 잘 때가 아니거나 준비를 할 시간대에 연락을 취하는 것이 좋습니다!

(사람에 따라 다를 만큼 만약 상대방의 취침시간이나 바쁠 시간대를 아신다면 그 시간대를 피하여 연락하세요!)

아무리 친한 친구라도 아무리 사랑하는 연인이라도, 그저 연락만 주고 받아도 반가운 사람이라는 이유로 너무 문자나 카톡의 답장에 집착하여 상대방을 괴롭히는 일이 될 수 있다는 것을 망각할 때가 많습니다… 엄연히 상대방도 상대방만의 할 일이 있고, 연락을 하기에 여유있을 시간대가 있을 만큼 연락하는 마음 만큼 배려하는 마음이 먼저 앞서는 것이 중요합니다!

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카톡 등) : 클리앙

통신 매너에 대해서, 그간 제가 느낀 점과 해결책을 말씀드리려 합니다.

도움이 되었으면 합니다.

1. 어떤 통신 수단을 사용할 것인가?

예를 들어 봅시다. 내 선임이 거래처에 견적서를 메일로 보내라고 요청했고, 그 작업을 마쳤습니다.

어떤 통신 수단을 이용해서 보고해야 할까요?

1) 선임에게 직접 전화한다.

2) 선임에게 문자나 카톡을 보낸다.

3) 선임에게 이메일을 보낸다.

4) 선임에게 직접 보고한다. (face to face)

여러분은 어떤 방식을 택하겠습니까?

상황에 따라 다릅니다만, 보통은 3번입니다.

문자나 카톡은, 받는 사람에게 바로 ‘알림’이 갑니다. 그러니 긴급하거나 중요한 것에만 써야 합니다.

안 그러면, 받는 사람은 하루종일 문자/카톡 알림에 시달리게 되겠죠.

이메일은 받는 사람이 편안한 시간에 볼 수 있습니다. 그러니 대부분의 보고는 메일이 좋습니다.

그러나, 받는 사람이 이 사안을 바로 알아야 한다면, 심할 때에는 전화를 바로 할 필요도 있습니다.

여기서 중요한 건, 어떤 메시지를 받는 사람이 원할 때에 맞춰서 내가 보내야 한다는 것입니다.

이걸 잘 못하면 눈치없다는 소리를 듣습니다.

(뭐.. 내가 조그마한 메시지 하나 보내는 데, 이런 것 까지 신경 써야 하냐.. 라는 생각이 든다면, 그냥 이 글을 보지 마세요.)

2. 사무실 전화로 걸어야 할까, 휴대폰으로 걸어야 할까?

사무실 전화, 휴대폰은 받는 사람 전화를 말하는 것입니다.

그러니까, 내가 전화를 거는데, 받는 사람의 사무실 전화 번호로 걸 지, 받는 사람의 휴대폰 번호로 걸 지 고민해 봐야 하는 것입니다.

이것 역시, 받는 사람이 원하는 곳으로 걸어야 합니다.

사람들 마다, 처한 환경이 무척 다릅니다.

공공기관에 다니는 A씨의 명함에는 휴대폰 번호가 없습니다.

만약 여기에 휴대폰 번호가 있다면, A씨는 밤에 잠도 못 잘 겁니다.

이런 분에게는 절대로 휴대폰 번호로 전화를 걸면 안 됩니다. (혹시 나중에 알게 되더라도.)

(공공기관도 상황에 따라 다 다르긴 합니다.)

보통 영업하는 분들에게는 휴대폰으로 많이 겁니다. 주로 외근이 많으니까요.

애매한 것은, 명함에 휴대폰 번호가 기입된 경우입니다.

이 때에도, 사무실 전화가 정답에 가깝습니다.

그러나, 전화를 걸 때마다 혹은 자주, 자리를 비우는 분이라면, 저는 그냥 물어봅니다.

‘자리를 비우는 경우가 꽤 있는것 같은데, 앞으로 휴대폰으로 연락 드릴까요? 아니면 사무실 전화로 연락 드릴까요?

이런 식으로요.

3. 메신저 매너

업무시간에만 연락하라, 이모티콘 쓰지 마라 등등..

뭐 이런 이야기는 기본이죠.

지금 하고 싶은 말은.. 일단 예를 들어 드리죠.

‘(전송)’ <-- 이것이 메신저를 이용해서 '전송'하였을 때를 표시하는 겁니다. 상대방: OOO님~ (전송) 상대방: 물품A는 얼마인가요? (전송) 상대방: 물품B도 궁금합니다. (전송) 상대방: 배송은 얼마나 걸리는지요? (전송) 자, 이제 다음 글을 보시죠. 상대방: OOO님~ 물품A는 얼마인가요? 물품B도 궁금합니다. 배송은 얼마나 걸리는지요? (전송) 어떻습니까? 어떤 게 더 낫습니까? 당연히 후자죠. 한 번에 하고 싶은 말을 다 쓰는 편이 훨씬 받는 사람쪽이 이해하기 좋습니다. (물론, 심리적으로 5~6줄을 넘어가면 쪼개는 편이 나을 수도 있습니다.) 많은 분들이 전자처럼 보냅니다. 받는 사람은 답변을 할 타이밍이 참 애매합니다. 계속 알림은 울릴 것이고요~ 휴대폰에서 후자처럼 보내는 것은 쉽습니다. 휴대폰 자판에 줄바꿈 버튼이 있거든요.. 문제는 PC에서 보낼 때인데.. PC에서 엔터를 치면 메시지가 바로 전송되는 프로그램이 많이 있습니다. 이럴 때 우리가 기억해야 할 것은, 'Shift-Enter' 입니다. 'Shift-Enter'를 치면, 강제로 줄바꿈 해 줍니다. 우선은 세 가지 이야기를 해 봤는데요, 모두 '받는 사람'을 얼마나 배려하는지에 대한 것입니다. 현실은 이렇습니다. 보통 직급이 높은 사람들은, 메시지의 홍수속에서 살아갑니다. 지금 제 메일함에도 읽지않은 메일이 3000개가 넘고요, 지운 편지함 중 읽지 않고 삭제한 것이 6000개가 넘네요. (네, 저 나이 많아요.. ㅠ.ㅠ) 저는 모든 메일을 다 열어보지 못합니다. 제목만 읽고 빠른 시간 안에 필터링 해야 합니다. 이것은 상당히 고통스럽습니다. 그 와중에 요새는 문자, 메신저로도 알림이 옵니다. 업무에 집중하기가 쉽지 않습니다. 그런데, 상대방이 저를 배려하는 마음으로 통신수단을 이용해 주면, 무척 고맙습니다. 그 사람이 센스있게 느껴지기도 하고요. 저도 어떤 메시지를 누구에게 보낼 때, 그 사람이 나로 하여금 방해받지 않도록 무척 주의합니다. 이런 '배려심'이 정답이 아닐까 하네요. 사소한 것 같지만, 절대 사소하지 않습니다. ^^

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