Top 10 문서 관리 프로그램 Trust The Answer

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엑셀 문서관리 프로그램 (EXCEL Document Management Program)

상위 10개 무료 오픈 소스 문서 관리 플랫폼 – HelpFulHelp

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Table of Contents:

문서 관리 시스템으로 더욱 스마트하게

문서 관리 시스템이란

문서 관리 소프트웨어의 이점

문서 관리 소프트웨어의 공통 기능

재택근무 시 문서 관리 소프트웨어가 유용한 이유

Adobe Scan으로 효율성 증대

상위 10개 무료 오픈 소스 문서 관리 플랫폼

문서 관리 플랫폼은 개인과 기업이 다양한 버전의 문서 및 기록을 제어하고, 회의, 직원 약속을 예약하고, 사용자 친화적인 환경에서 사용자 액세스를 규제하는 동시에 보안 및 데이터 수집 표준을 준수할 수 있도록 하는 소프트웨어 시스템입니다. 타협하지 않았습니다.

선택할 수 있는 문서 관리 플랫폼이 너무 많지만 Linux에서 실행되는 무료 오픈 소스인 최고의 옵션 목록으로 필터링하는 작업을 수행했습니다.

LogicalDOC Community Edition 정보 저장 및 검색, 사용자 관리, 팀 협업 및 보고 속도를 높입니다.

그 기능에는 WordPress 및 Joomla 탐색기와의 통합, Dropbox, HTTPS 지원, CMIS, WebDAV 프로토콜, 보고, 이벤트 로그, 사용자 및 그룹, 문서 암호 보호, 협업 옵션 등이 있습니다.

LogicalDOC-CE – 문서 관리 시스템

Alfresco 웹 콘텐츠 관리, 이미징, 팀 협업 및 기록 관리를 위한 도구를 사용자에게 제공하는 Java 기반의 확장 가능한 CMS입니다.

또한 다국어 지원, jBPM 워크플로, AJAX, Lucene 검색을 사용하여 자동으로 생성된 XForms 지원 등을 제공합니다.

Alfresco – 콘텐츠 관리 시스템

Bitrix24 온프레미스와 클라우드 모두에서 사용자에게 문서 관리 솔루션을 제공하며 소스 코드에 액세스하고자 할 때마다 설정을 개인 서버로 이동할 수 있습니다.

활동 스트림을 추적하고, 개별 및 그룹으로 채팅하고, Janban 및 Gantt를 사용하여 작업 및 프로젝트를 관리하고, 마케팅 전략을 자동화하고, 전환율이 높은 웹사이트 방문 페이지를 디자인할 수 있습니다.

Bitrix24 – 무료 협업 플랫폼

NAPS2 의 약자 Not Another PDF Scanner 2 단순한 그래픽 사용자 인터페이스를 사용하여 파일을 스캔, 편집 및 TIFF, JPG, PDF 또는 PNG로 저장할 수 있습니다.

스크립팅 및 자동화, OCR을 사용한 텍스트 식별, TWAIN 및 WIA 모두와의 호환성을 위한 선택적 CLI를 제공합니다.

NAPS2 – 문서를 PDF로 스캔

OpenKM 클라이언트에게 비특정 디지털 파일을 관리하기 위한 웹 UI를 제공하는 Java 기반 문서 관리 시스템입니다.

콘텐츠 리포지토리, jBPM 워크플로, Lucene 인덱싱, 레코드 관리, 작업 자동화 및 생산성 향상을 위한 다른 서비스와의 통합을 제공합니다.

OpenKM – 문서 관리 시스템

Mayan EDMS 문서를 가능한 한 간단하게 저장, 검색 및 공유하는 프로세스를 단순화하기 위해 개인과 조직 모두를 위해 적극적으로 개발된 문서 관리 시스템입니다.

액세스 관리 옵션, 워크플로 상태, 키 관리, 역할 관리, 활동 로그, 보고 등이 포함된 깨끗하고 현대적인 UI가 특징입니다.

마야 EDMS – 문서 관리 시스템

Sentrifugo 구성하기 쉬운 뛰어난 HR 리소스 모듈이 포함된 직관적인 UI를 사용자에게 제공합니다.

면접 일정, 서비스 요청, 인재 확보, 시간 관리, 아름다운 대시보드, 휴가 관리 등의 기능이 있습니다.

Sentrifugo – 인적 자원 관리 시스템

Casebox DMS Apache에 의해 구동되며 연락처, 인적 자원, 협업 및 프로젝트 관리를 위한 기능을 확장하는 기능으로 완전히 사용자 정의할 수 있습니다.

이를 사용하여 인기 있는 모든 문서 유형을 다운로드하지 않고 읽고, 전체 텍스트 검색 작업을 수행하고, 그래프와 차트를 생성 및 편집하고, 다른 기능 중에서 무제한 버전 제어, 다중 탭 및 2단계 인증을 즐길 수 있습니다.

CaseBox – 콘텐츠 관리 플랫폼

Maarch 대용량 정적 문서를 합법적으로 보관할 목적으로 PHP로 작성된 완전 모듈식 CMS입니다.

여러 파일 유형 관리, 유효성 검사 워크플로, 물리적 아카이브 관리, 계층 기반 권한 부여 및 정리, HR 문서 관리 등과 같은 비즈니스 앱을 제공합니다.

3월 – 콘텐츠 관리 시스템

SeedDMS PHP 및 MySQL/sqlite3로 작성된 사용하기 쉬운 크로스 플랫폼 웹 기반 문서 관리 시스템입니다.

연령에 상관없는 문서보관, 외부인증, 문서검토를 위한 워크플로우, 접근통제 목록, 사용자 및 그룹 관리 등에 탁월하며, 전작인 LetoDMS와 100% 호환됩니다.

SeedDMS – 문서 관리 시스템

이 목록에 있는 모든 소프트웨어는 탐색이 쉽고 가장 복잡한 작업도 수행할 수 있는 훌륭하고 깔끔한 GUI를 제공합니다. 또한 보안 및 개인 정보 보호에 민감하고 원하는 기간 동안 무료로 사용할 수 있으며 소스 코드, 인기도 부스트, 기부 및 기타 지원 수단을 통해 기부할 수 있습니다.

가장 좋아하는 문서 관리 플랫폼/소프트웨어를 언급했습니까? 아래 섹션에 질문과 의견을 남겨주세요.

더 나은 워크 플로우를위한 10 가지 최고의 문서 관리 시스템

10 best document management systems

가장 자주 사용되는 문서 관리 시스템 :

지속적인 디지털화 프로세스를 통해 사람들은 종이 기반 작업을 줄이고 언제 어디서나 중요한 문서에 액세스 할 수 있기를 기대합니다.

문서 관리 시스템은이 작업을 훨씬 쉽게 수행 할 수있는 최상의 솔루션입니다. PDF Reader는 오프라인에서 PDF 파일에 액세스하고 저장하여 언제 어디서나보고 인쇄 및 게시 할 수있는 문서 관리 시스템의 가장 좋은 예입니다.

Document Management System은 Content Management System이라고도하며 ECM (Enterprise Content Management)의 구성 요소로 널리 간주됩니다. 기록 관리, 워크 플로, 디지털 자산 관리 등과 관련됩니다.

이 자습서에서는 여러 성공적인 조직에서 종이 기반 문서를 효율적으로 관리하는 데 사용하는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템에 대해 자세히 살펴 봅니다.

학습 내용 :

문서 관리 란?

문서 관리는 조직에서 전자 문서를 관리하고 추적하는 데 사용하는 방식으로 정의 할 수 있습니다.

문서 관리를 더 잘 이해하기위한 지침 :

덮어 쓰기 충돌을 피하기 위해 문서를 동시에 개별적으로 편집합니다.

오류가 발생한 경우 문서의 마지막 정확한 버전으로 롤백합니다.

서로 다른 두 버전을 구별하기위한 버전 제어.

문서 재구성.

오늘날 문서 관리는 소규모 독립 실행 형 응용 프로그램에서 표준 문서 채우기 기능을 통합하는 대규모 전사적 구성에 이르기까지 사용할 수 있습니다.

이러한 기능은 다음과 같습니다.

보관 장소

보안 및 액세스 제어

감사 및 인덱싱

분류, 검색 및 검색

데스크톱 애플리케이션과 통합

문서 관리 시스템

문서 관리 시스템은 문서를 전자적으로 관리하고 액세스하는 것을 말합니다.

ECM (엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템)은 Microsoft Office Suite 및 CAD 등의 회계 소프트웨어를 사용하여 생성 된 디지털 문서를 관리하고 제어합니다.

전자 문서 관리 시스템은 효율적인 것으로 입증 된 아래의 구성 요소를 포함해야합니다.

수입: 시스템에서 새 문서를 엽니 다.

시스템에서 새 문서를 엽니 다. 저장: 시스템 파일을 유지하고 스토리지를 활용합니다.

시스템 파일을 유지하고 스토리지를 활용합니다. 정체: 색인을 지정하여 정확하게 문서를 검색합니다.

색인을 지정하여 정확하게 문서를 검색합니다. 수출: 시스템에서 항목을 제거합니다.

시스템에서 항목을 제거합니다. 보안: 권한이있는 사용자를 위해 특정 파일에 대한 암호 보호.

=> 문의하기 여기에 목록을 제안합니다.

가장 인기있는 문서 관리 시스템

종이 기반 문서를 줄이고 조직의 문서 기반 성능을 향상시키기 위해 널리 사용되는 몇 가지 인기있는 문서 관리 시스템을 살펴 보겠습니다.

pCloud HubSpot 알 프레스코 LogicalDOC 펑 사무소 Nuxeo KnowledgeTree 종자 DMS 케이스 박스 MasterControl 문서 M- 파일 Worldox Dokmee 단점

무료 문서 관리 시스템 견적 받기

# 1) pCloud

주요 특징들

pCloud 그룹 권한 또는 개별 액세스 수준을 설정할 수 있습니다.

그룹 권한 또는 개별 액세스 수준을 설정할 수 있습니다. 공유 폴더를 통해 데이터 액세스를 제어 할 수 있습니다.

파일 및 폴더에 댓글을 달 수 있습니다.

계정 활동에 대한 자세한 로그를 유지합니다.

이전 버전의 파일에 액세스 할 수 있습니다.

파일 관리, 공유, 보안, 파일 버전 관리, 파일 백업 및 디지털 자산 관리를위한 기능이 있습니다.

# 2) HubSpot

풍모:

HubSpot 판매 문서 관리 및 판매 추적 소프트웨어는 전체 팀을위한 판매 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 데 유용합니다.

판매 문서 관리 및 판매 추적 소프트웨어는 전체 팀을위한 판매 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 데 유용합니다. Gmail 또는 Outlook받은 편지함에서 문서를 공유 할 수 있습니다.

잠재 고객이 귀하가 보낸 콘텐츠에 참여하게 될 때 알려줍니다.

판매 콘텐츠가 판매 프로세스를 발전시키는 데 어떻게 도움이되는지, 팀에서 콘텐츠를 얼마나 자주 사용하는지에 대한 통찰력을 제공합니다.

HubSpot에는 이메일 추적, 이메일 예약, 판매 자동화, 라이브 채팅,보고 등과 같은 많은 기능을 갖춘 올인원 판매 소프트웨어가 있습니다.

# 3) 야외

주요 특징들:

문서 관리, 협업, 지식 및 웹 컨텐츠 관리, 기록 및 이미지 관리, 컨텐츠 저장소 및 워크 플로우를 제공하는 오픈 소스 ECM입니다.

Windows 및 Unix와 같은 운영 체제와의 문서 호환성을 가능하게하는 CIFS (Common Interface File System)를 지원합니다.

Alfresco는 API 지원과 함께 제공되며 콘텐츠를 저장하고 검색하는 백엔드 역할을합니다.

쉬운 사용자 정의 및 버전 제어는 Alfresco의 최고의 기능이지만 사용하기가 매우 복잡합니다.

공식 링크 : 알 프레스코

# 4) LogicalDOC

주요 특징들:

LogicalDOC는 오픈 소스 Java 기반 시스템이며 모든 웹 브라우저에서 액세스 할 수 있습니다.

이 시스템은 자신의 네트워크에서 액세스 할 수 있으며 원하는 수의 문서를 만들고 관리 할 수 있습니다.

문서 관리 시스템의 생산성과 공동 작업을 개선하는 데 도움이됩니다.

빠른 액세스 및 컨텐츠 검색이 용이합니다.

Hibernate, Lucene 및 Spring과 같은 Java 프레임 워크를 사용하여 매우 유연한 문서 관리 솔루션을 제공합니다.

타사 애플리케이션과 통합하기 위해 잘 정의 된 API 세트가 함께 제공됩니다.

공식 링크 : LogicalDOC

# 5) 펑 사무소

주요 특징들:

Feng Office는 웹 기반 협업 플랫폼이있는 오픈 소스 DMS입니다.

Feng Office의 좋은 기능에는 시간 추적, Gantt 차트, 작업 관리 및 지식 관리가 있습니다.

사용자 친화적이며 항목에 태그를 지정할 수 있습니다.

콘텐츠를 추적하고 동시에 여러 사용자에게 메일로 보낼 수도 있습니다.

유일한 단점은 업데이트 할 때마다 일부 기능을 유료로만 만든다는 것입니다.

공식 링크 : 펭 사무실

# 6) Nuxeo

주요 특징들:

Nuxeo는 비즈니스 사이클을 통해 콘텐츠 흐름을 관리하는 오픈 소스 시스템입니다.

입증 된 시스템은 콘텐츠 검색 및 검색에 필요한 시간을 줄여줍니다.

이미지 스캐닝을 포함하여 컨텐츠를 캡처하는 다양한 방법을 제공합니다.

감사 로깅은 콘텐츠를 추적하는 데 사용할 수있는 좋은 기능 중 하나이며 더 쉬운 방법이기도합니다.

풍부한 API 세트, 강력한 플랫폼, 손쉬운 사용자 지정 및 프로젝트 유지 관리를 제공합니다.

그러나 초보자에게는 매우 까다 롭고 일부 인스턴스 사용자 정의도 복잡해질 수 있습니다.

공식 링크 : Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

주요 특징들:

콘텐츠를 추적, 공유 및 보호 할 수있는 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.

메타 데이터, 워크 플로, 버전 관리 문서 저장소 및 WebDAV 지원과 같은 기능을 보유합니다.

적시에 적절한 콘텐츠를 검색 할 수 있습니다.

퀵 플레이 기능을 통해 사용자는 콘텐츠의 흐름을 만들고 관리 할 수 있습니다.

공식 링크 : KnowledgeTree

# 8) 종자 DMS

주요 특징들:

Seed DMS는 사용자 친화적이며 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.

이 DMS는 특히 PHP, MySQL 및 sqlite3를 기반으로합니다.

문서 추적, 액세스, 저장 및 공유를 위해 완전히 개발 된 엔터프라이즈 용 플랫폼으로 제공됩니다.

LetoDMS의 다음 버전으로 간주 될 수 있으며 완벽하게 호환됩니다.

HTML 형식으로 사용 가능한 문서를 편집 할 수 있습니다.

온라인 프레젠테이션을 준비 할 수 있으며 실시간 협업이 가능합니다.

공식 링크 : 씨 DMS

# 9) 케이스 박스

주요 특징들:

Casebox는 콘텐츠, 프로젝트 및 인적 자원 관리를 확장 할 수있는 확장 가능한 도구입니다.

작업 관리, 모니터링, 전체 텍스트 검색, 데이터 레거시 등을 지원하도록 설계되었습니다.

또한 Casebox는 우수한 버전 제어 메커니즘과 함께 제공되며 레코드 관리를 지원하는 조건부 논리를 제공합니다.

Casebox를 사용하면 사용자 제어 기능을 사용하여 한 장소에 여러 파일을 저장하고 잠글 수 있습니다.

Casebox는 또한 암호화 된 서버에서 SSL 암호화를 통해 보안 호스팅을 제공합니다.

가상 사설망 (VPN)은 통신을 안전하게 유지할 수 있습니다.

공식 링크 : 케이스 박스

# 10) MasterControl 문서

주요 특징들:

MasterControl Inc.는 문서 및 콘텐츠 관리에 필요한 전체 비용과 시간을 줄여 제품을 더 빠르게 제공 할 수있는 상용 클라우드 기반입니다.

제품의 효율성을 높이고 회사 정보를 안전하게 관리합니다.

이 시스템은 문서 제어, 감사 관리, 품질 관리 및 기타 규제 프로세스와 같은 기능을 제공합니다.

이 외에도 규정 준수 관리, 공동 작업, 액세스 제어, 인쇄 관리, 버전 제어, 문서 전달 및 인덱싱, 공동 작업 및 전체 텍스트 검색과 같은이 도구에서 제공하는 몇 가지 다른 기능이 있습니다.

공식 링크 : 마스터 컨트롤

# 11) M- 파일

주요 특징들:

M-Files는 체크 아웃 기능으로 정보를 안전하게 관리 할 수 있도록 도와줍니다.

이 기능은 크고 작은 변경이있을 때마다 문서를 추적합니다.

유용하고 구현하기 쉬운 시스템이자 강력한 문서 관리 시스템입니다.

Windows 및 Mac에서도 사용할 수 있으며 Android 및 iOS 장치와도 호환됩니다.

M 파일은 다른 응용 프로그램과 쉽게 통합 할 수 있으며 중복을 방지 할 수 있습니다.

공식 링크 : M- 파일

# 12) Worldox

주요 특징들:

Worldox는 문서와 이메일을 관리하는 상업적이고 포괄적 인 시스템입니다.

Worldox는 필요할 때마다 데이터를 즉시 사용할 수 있도록하는 Archiving and Retention이라는 인덱싱 기능을 제공합니다.

SharePoint와 통합되고 Windows, Android, Mac, iOS 및 클라우드와 함께 배포 될 수 있습니다.

Worldox의 문서 관리 기능에는 규정 준수 관리, 액세스 제어, 문서 변환 및 인덱싱, 이메일 관리, 버전 제어 및 전체 텍스트 검색이 포함됩니다.

공식 링크 : Worldox

# 13) 독미

주요 특징들:

Dokmee는 문서의 효율성과 보안을 갖춘 클라우드 기반 상용 문서 관리 시스템입니다.

Dokmee는 웹 구성, 사용자 친화적 인 인터페이스, 캡처 및 편집 도구는 물론 여러 데스크톱을 제공합니다.

Dokmee는 핵심 인덱싱 및 검색 기능으로 뛰어난 자동화 기능을 지원합니다.

더 나은 지원을 위해 일련의 문서 이미징 및 추적 도구를 활성화합니다.

공식 링크 : Dokmee

# 14) 단점

주요 특징들:

중앙 집중식 제어 메커니즘을 지원하여 문서를 단일 위치에 저장합니다.

디지털 문서는 논리적 전문 지식으로 신속하게 구성 할 수 있으며 상업용 및 오픈 소스 버전으로 사용할 수 있습니다.

광학 문자 인식 (OCR) 기능을 사용하여 스캔 한 문서를 단어 검색 가능한 PDF로 변환 할 수 있습니다.

웹 기반 애자일 시스템은 파일을 클라우드에 저장하지만 데이터를 자동으로 백업하지 않으며 데이터를 복원 할 수 없습니다.

모든 운영 체제와 호환되므로 전체 텍스트 검색 및 버전 제어가 가능합니다.

공식 링크 : 단점

이 외에도 대부분의 문서 관리 시스템 상위 12 개를 제외하고는 위 목록에 추가 할 수있는 몇 가지가 더 있습니다. 아래 섹션에서 이에 대해 간략하게 소개했습니다.

#열 다섯) eFileCabinet : 이 상용 도구는 모든 Microsoft Office 응용 프로그램과 통합 될 수 있습니다. 여러 버전의 호스팅 및 서버 측 문서에서 사용할 수 있습니다.

고유 한 워크 플로 기능을 사용하면 작업을 효율적으로 예약 할 수 있습니다.

공식 링크 : eFileCabinet

# 16) ContractZen : 날짜 및 내용과 같은 모든 세부 사항으로 중요한 문서를 관리하는 데 도움이됩니다.

ContractZen에서 문서를 사용하여 내부 및 외부 감사를 준비 할 수 있습니다.

공식 링크 : ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault는 문서를 관리 할 수있는 엔터프라이즈 문서 관리 시스템 (EDMS), 엔터프라이즈 정보 관리 (EMI) 및 클라우드 문서 관리 솔루션을 제공합니다.

완전 자동화 지원으로 생산성 비용을 줄이는 데 도움이됩니다.

공식 링크 : MaxxVault

# 18) DocsVault : DocsVault 문서 관리 시스템은 문서를 관리하고 추적하는 데 가장 적합한 기능을 제공합니다.

여기에는 버전 제어, 문서 보안, 감사 추적 및 기록, 전자 문서 워크 플로, 문서 프로파일 링 및 태그 지정 등이 포함됩니다.

공식 링크 : DocsVault

# 19) eVault : eVault는 웹 기반 문서 관리 시스템입니다. 컴플라이언스 관리, 다단계 계층 관리 등을 제공합니다.

다른 문서 관리 시스템과 마찬가지로 eVault는 액세스 제어, 문서 인덱싱, 버전 제어 등도 제공합니다.

공식 링크 : eVault

#이십) 촉매 : Catalyst는 XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track 및 OnRamp를 기반으로하는 Catalyst Insights와 같은 여러 상용 제품을 개발했습니다.

다국어 지원 서비스로 개발되었습니다.

공식 링크 : 촉매

# 21) D 루팔 : Drupal은 콘텐츠 저작, 성능 및 보안과 같은 기능으로 잘 알려진 오픈 소스 콘텐츠 관리 시스템입니다.

모듈성은 Drupal의 핵심 원칙입니다. 이 시스템은 유연하고 확장 가능하며 사용하기 쉽습니다. Drupal로 자신 만의 통합 디지털 프레임 워크를 만들 수 있습니다.

공식 링크 : 박사 되다

# 22) 가상 사무실 : Virtual Office에는 텍스트, 작성자, 속성 등을 검색하는 검색 기능이 있습니다.

또한 안전한 저장소로 우수한 파일 관리를 제공합니다. 비즈니스 컨텍스트와 일치하고 적시에 신속하게 정보를 찾습니다.

추가 읽기 = >> Windows 10 용 상위 폴더 잠금 소프트웨어

공식 링크 : 가상 사무실

# 2. 3) 비트 팜 아카이브 : bitfarm-Archiv는 감사 방지 보관을위한 오픈 소스 문서 관리 시스템 및 엔터프라이즈 콘텐츠 관리입니다.

중요한 기능으로는 여러 문서 소스의 자동 보관, 전체 텍스트 검색, 유연한 구성 등이 있습니다.

공식 링크 : 비트 팜 아카이브

그게 다야 !! 우리는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템으로 끝났습니다.

요구 사항에 따라 하나 이상을 선택하고 조직에 가장 적합한 것을 확인할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 전반적인 생산성이 향상되고 작업도 훨씬 쉽고 유연 해집니다.

결론

문서 관리는 문서 및 콘텐츠 관리에 소요되는 노력과 시간의 비율을 줄여줍니다.

서류 작업 및 기록 추적은 그것을 처리하는 사람에게는 지루한 작업이지만 위에서 언급 한 소프트웨어는 더 짧은 시간 내에 유연하게 만드는 데 많은 도움이됩니다.

문서 관리 시스템은 문서를 캡처하고 전자 문서로 구성하여 필요에 따라 언제든지 쉽게 액세스, 관리 및 추적 할 수 있습니다. 캡처 및 인덱싱은 여러 개의 큰 문서를 한 번에 결합하는 데 사용되는 DMS의 뛰어난 기능입니다.

위의 목록에서 하나를 선택했으면 좋겠습니다 !!!

Adobe Acrobat

문서 관리 소프트웨어의 이점

비용 효율적인 문서 제어 및 인덱싱 외에도 Adobe Acrobat과 같은 DMS는 감사 추적 및 아카이브 기능을 통해 책임, 인증 및 보안을 강화할 수 있습니다.

Acrobat에서 파일을 업로드하고 저장하면 문서를 업로드한 사람에 대한 기록이 생성되며 이름, 수정한 날짜, 파일 크기별로 정렬할 수 있습니다. 이제 중요한 문서의 사본을 여러 개 만들 필요가 없습니다. 파일을 업로드하기만 하면 자동으로 암호화된 클라우드 스토리지에 백업이 저장됩니다.

탁월한 문서 관리 소프트웨어에는 필요에 따라 원하는 항목을 찾을 수 있도록 고급 검색 기능이 내장되어 있습니다. 이는 비즈니스 프로세스를 향상시킬 수 있는 가장 빠르고 쉬운 방법입니다.

협업 툴을 이미 사용하고 있지만, 효과가 미비하다면 문서 관리 툴을 사용해 보세요. 여러 사람이 함께 디지털 문서로 작업하고 파일을 공유할 수 있습니다. 예를 들어 Acrobat에는 각 사용자가 편집한 내용을 기록하는 버전 제어 기능이 있으며, 필요한 경우 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다. 또한 액세스 제어 기능을 통해 선택한 사용자만 문서에 액세스하도록 할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어의 공통 기능

모든 DMS에는 고유한 이점이 있지만, 대부분의 문서 관리 시스템은 다음과 같은 공통적인 기능을 갖추고 있습니다.

메타데이터: 데이터에 대한 데이터로 정의할 수 있으며, 시스템에 업로드된 각 문서에 대해 태그 형식으로 생성됩니다. 여기에는 일반적으로 제목, 업로드 날짜, 문서 자체에 대한 간단한 설명과 같은 정보가 포함됩니다.

인덱싱: 각 사용자가 콘텐츠, 식별자 및 메타데이터를 기반으로 문서를 찾을 수 있도록 지원합니다.

보안: 암호화 및 인증을 통해 기밀 정보와 민감한 정보를 보호합니다. 관리자는 문서에 액세스할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.

워크플로우: 문서의 트래픽을 자동으로 관리합니다.

협업 툴: 모든 변경 사항이 시스템에 의해 자동으로 모니터링되고 기록되며, 모든 사용자가 전자 문서로 작업할 수 있습니다.

버전 제어: 사용자가 문서의 이전 버전을 검색할 수 있으므로 문서가 자주 업데이트될 때 유용합니다.

모바일 액세스: 스마트폰 또는 태블릿과 같은 모바일 디바이스의 기능이 내장되어 있어 실시간으로 피드백을 파악할 수 있습니다. 또한 모바일 앱과 통합되는 문서 관리 소프트웨어도 있습니다.

참고: 문서 관리는 콘텐츠 관리와 유사하지만 중요한 차이점이 있습니다. 콘텐츠 관리는 문서 대신 미디어 파일이나 웹 페이지와 같이 구조화되지 않은 콘텐츠에 중점을 둡니다.

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