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Gmail 메일 보내기 또는 보내기 취소 – Android – Gmail 고객센터
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실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z | 직장in 생활백서 – 사람인 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족 … 우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.회사원, 직장인, 경력직, 이직, 이직준비, 경력이직, 이직시기, 이직연봉, 이직정보, 경력, 채용정보, 기업정보, 취업사이트, 사람인, 직장in 생활백서
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제목 쓰기
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비즈니스 이메일 쓰기 5원칙
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- Most searched keywords: Whether you are looking for 비즈니스 이메일 쓰기 5원칙 당신이 아마추어인지, 프로 직장인 인지는 메일만 보아도 알 수 있다. | 신곡, ‘흩날리다’ 함께 들어요 … 당신이 아마추어인지, 프로 직장인 인지는 메일만 보아도 알 수 있다. | 신곡, ‘흩날리다’ 함께 들어요 🙂 https://www.youtube.com/watch?v=G3_iebtrBpE 지금부터 읽으실 내용은 ‘슈퍼업무력 ARTS’에 모두 수록되어 있습니다. 그리고 지금 읽으실 내용은 책에 수록된 내용 중 1/100 밖에 안 되는 내용입니다 🙂 망설이지 마세요. 여러분도 슈퍼인재가 되실 수 있습니다. 당신을 ‘슈퍼 인재
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메일 쓰기 및 보내기 – 메일 – 네이버웍스 헬프센터
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Gmail – Google Play 앱
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고객센터 | Daum
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App Store에서 제공하는 Gmail – Google 이메일
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App Store에서 제공하는 Gmail – Google 이메일
직장에서 지스위트 사용중이라 지메일 잘쓰고 있어요 … 어제까지만 해도 메일 인쇄를 하면 “구글드라이브 저장” 항목이 있어서 pdf로 저장했는데 오늘 갑자기 저장 … … - Most searched keywords: Whether you are looking for
App Store에서 제공하는 Gmail – Google 이메일
직장에서 지스위트 사용중이라 지메일 잘쓰고 있어요 … 어제까지만 해도 메일 인쇄를 하면 “구글드라이브 저장” 항목이 있어서 pdf로 저장했는데 오늘 갑자기 저장 … Gmail – Google 이메일, Google LLC, 생산성,소셜 네트워킹, ios apps, 앱, 앱스토어, app store, iphone, ipad, ipod touch, itouch, itunesGmail – Google 이메일의 리뷰를 읽고 고객 평점을 비교할 수 있습니다. 스크린샷을 보고 자세한 내용을 확인해 보세요. Gmail – Google 이메일 항목을 다운로드하고 iPhone, iPad 및 iPod touch에서 즐겨보세요. - Table of Contents:
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Outlook에서 전자 메일 작성 및 보내기
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- Most searched keywords: Whether you are looking for Outlook에서 전자 메일 작성 및 보내기 전자 메일 작성 및 보내기. 새 전자 메일을 선택하여 새 메시지를 시작합니다. 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조 필드에 이름 또는 전자 메일 주소를 입력합니다. 교육: Outlook 빠른 시작으로 생산성을 높이세요. 이메일을 만들고 전송하는 방법과 @멘션을 사용하여 다른 사용자의 주의를 끄는 방법을 알아봅니다.
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일잘러의 메일 쓰기 | ㅍㅍㅅㅅ
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- Summary of article content: Articles about 일잘러의 메일 쓰기 | ㅍㅍㅅㅅ 불편할수록 만나기 싫으니 메일을 쓰고, 편하고 간단한 일은 만나서 논의하고). 미팅이나 통화 등에서 사용되는 표정과 제스처, 어감이나 어투, … …
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Gmail 메일 보내기 또는 보내기 취소
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메일을 작성할 때 텍스트 입력란에 ‘+ 기호’ 또는 ‘@멘션’과 연락처 이름을 입력합니다. 제목을 추가합니다. 메일을 작성합니다. 페이지 상단에서 보내기 를 탭합니다.
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메일 수신자 추가 옵션
수신자 추가(참조) 메일에 수신자를 추가할 때 ‘참조’ 입력란에 추가할 수도 있습니다. 이 입력란에 있는 사람은 메일의 다른 수신자를 볼 수 있습니다. ‘참조’는 일반적으로 조치를 취할 필요가 없는 수신자를 이메일에 추가할 때 사용됩니다.
수신자 숨기기 (숨은참조) 메일을 보낼 때 특정 수신자의 이메일 주소를 숨기려면 ‘숨은참조’ 입력란에 수신자를 추가하면 됩니다. ‘숨은참조’ 작동 원리: 수신자는 내가 ‘숨은참조’에 사람을 추가했는지 알 수 없습니다.
‘숨은참조’ 입력란에 추가된 사람은 자신이 ‘숨은참조’에 추가되었음을 알 수 있으며, ‘받는사람’과 ‘참조’ 입력란에 추가된 메일 수신자를 볼 수도 있습니다.
참고 : ‘숨은참조’ 입력란에 추가된 사람이 Gmail을 사용하지 않는 경우 이 정보가 표시되지 않을 수도 있습니다.
: ‘숨은참조’ 입력란에 추가된 사람이 Gmail을 사용하지 않는 경우 이 정보가 표시되지 않을 수도 있습니다. ‘숨은참조’ 입력란에 추가된 사람은 ‘숨은참조’ 입력란에 추가된 다른 사람의 이름이나 이메일 주소를 볼 수 없습니다.
특정 사용자가 전체답장을 보내는 경우 ‘숨은참조’ 입력란에 추가된 사람은 해당 답장을 볼 수 없습니다.
실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
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실무에 바로 쓰는 이메일 작성법 A to Z
우리가 회사에 출근해서 가장 많이 보는 것 중 하나가 바로 이메일인데요. 생각보다 많은 분이 이메일 작성을 잘하지 못해 스트레스를 받는 것 같아요. 누가 방법이라도 알려주면 좋을 텐데 물어보기에는 좀 눈치가 보이죠. 그래서 오늘은 이메일 노하우의 핵심만 잘 간추려서 전해드릴게요.
제목 쓰기
먼저 이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 ‘제목’ 이에요. 상대가 관심을 두고, 메일을 열어보게 할 수 있도록, 메일의 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 어떻게 써야 할까요?
제목: [기관명] 디자인 제작 결과 보고
제목: [업체명] 제품 견적 요청
제목은 이처럼 3, 4 어절이 적당한데요. 그 이유는 읽기도 편하고 기억하기가 좋아서 입니다.
제목: [단체명] S전자 대리 과정 강의 요청 (1/10 금 09:00~12:00)
제목: [A부서] 행사 일정 안내 (1/27 금 18:00-22:00 대한호텔)
이처럼 만약, 상급자의 예의를 갖춰야 할 대상이라면 용건 앞에 인사를 하는 게 좋습니다. 참고로 이메일과 제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 쓰는 것이 좋습니다. 30자 이상 길어지면 상대가 기억하기도 어렵고 관심에도 멀어지기 때문이죠. 여기까지 잘 이해하셨죠?
말머리 사용법
잘 만든 이메일 제목의 가장 큰 특징은 무엇일까요?
[교육문의] OO백화점그룹 신입사원 대상 강의 요청 [중요] 상세페이지 디자인 관련 회의 안내예시를 보시면 대괄호 안에 [교육문의]를 넣었고, [중요]를 써넣었습니다. 이렇듯, 제목을 작성할 때는 ‘말머리’를 대괄호를 활용에 제목 가장 앞에 적는 게 좋습니다. 말머리를 작성하면, 이메일의 핵심이 무엇인지 단번에 파악할 수 있어요.
본문 작성 방법
이제 본문작성법을 알려드릴게요. 본문은 크게 7가지 항목이 있는데요. 1) 인사말, 2) 자기소개, 3) 목적, 4) 본문, 5) 상대방이 취할 행동, 6) 맺음말 7) 첨부파일로 구분이 됩니다. 먼저 인사말은 어떻게 작성해야 할까요?
1) 인사말
모든 만남의 시작은 인사부터 시작이 됩니다. 이메일도 마찬가지겠죠. 인사말에는 상대방의 이름과 직위를 함께 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게요.
안녕하세요. A회사 이경영 대표님
안녕하세요. B부서 조인성 과장님
2) 자기소개
인사를 했다면 이어서, 간단하게 자기소개를 합니다.
C반도체 류준열 대리입니다.
D전자 박나래 사원입니다.
상대에게 처음 보내는 이메일이라면 이렇게 간단히 자기소개를 합니다. 직급과 이름을 언급한다면 상대방으로부터 관심을 끌 수 있습니다.
3) 목적(이유)
자기소개를 했다면 이어서 목적을 적어야겠죠. 모든 비즈니스 이메일은 메일을 쓰는 목적이 있어요, 작성자는 아는 내용이므로 바로 본론부터 쓰면 된다고 생각하지만, 상대방은 사전 지식이 부족하기 때문에 자신에게 메일을 보낸 이유가 궁금해요. 그래서 다음과 같이 메일 목적을 먼저 써야 해요.
– 이메일을 보낸 이유는 영상 제작 견적을 문의를 드리기 위해서 입니다.
– 3월 전직원 대상 강연을 기획하고 있습니다. 관련 강연을 요청 드리고자 합니다.
이렇게 메일의 목적을 미리 말해주면, 상대방은 주요 내용을 어느 정도 이해하고 읽을 수 있어요.
4) 본문내용 (잘못 쓴 이메일 VS 잘 쓴 이메일)
인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 쓸 차례입니다. 잘못 쓴 본문과 잘 쓴 본문의 차이를 잠시 비교해볼게요. 먼저 좋지 않은 사례를 볼게요. 오해가 발생할 수밖에 없는 이메일의 특징입니다.
[잘못 쓴 이메일]A: 다음 회의는 다음주 화요일 오후 4시에 했으면 좋겠습니다.
B: 그 시간은 어렵습니다. 수요일 오후 4시는 어떠신가요?
A: 수요일은 종일 외근이라서. 금요일은 어떠신가요?
B: 금요일은 제가 시간이 안됩니다. 그럼 다음주 월요일에 하는 건 어떨까요?
전화나 메신저도 아니고 이렇게 메일을 보내면 서로 메일을 보내는 시간도 낭비되겠죠. 또 이런 일이 반복될 경우 감정이 상하거나 오해가 발생하는 일이 생길 수도 있어요. 그럼 어떻게 보내야 할까요? 잘 쓴 이메일의 특징을 살펴보시죠.
[잘 쓴 이메일]다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 3가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
제 1희망 : 화요일 오전 11시
제 2희망 : 화요일 오후 2시
제 3희망 : 다음주 월요일 2시
혹시라도 모두 안되실 경우 전화주세요. 전화로 직접 일정을 조정하면 될 듯합니다. 감사합니다.
좋은 메일 본문의 특징은 ‘메일의 목적’이 분명해요. 또한 ‘상대방에게 원하는 반응’을 이끌어 내기 위해 ‘3가지 조건을 제시’하고 있어요. 만일 안될 경우를 대비해 전화를 달라는 메시지까지 덧붙였습니다. 이처럼 같은 내용의 메일이라도, 누가 어떻게 보내냐에 따라 과정과 결과가 달라질 수 있다는 거예요.
5) 상대방이 취할 행동
본문에서 용건을 적었다면, 그 다음 상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시해줘야 합니다.
‘월, 수, 금’ 중에서 미팅이 가능한 요일을 알려주시면 미팅 일정을 확정하겠습니다.
이처럼 구체적인 행동지침을 제시하시거나,
5월 24일까지 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
마감일정을 명확하게 알려주시면 됩니다. 메일 본문을 보고 ‘그래서 내가 뭘 하라는 거지?’라는 생각이 들게 하면 안 됩니다.
6) 맺음말
본문 내용과 상대방이 취할 행동을 모두 작성했으면, 맺음말로 마무리를 하시면 됩니다. 맺음말에서 주의해야 할 사항은 마지막의 “수고하세요”를 사용하지 않는 것입니다. ‘수고하다’는 ‘일을 하느라 힘과 애를 쓴다.’라는 뜻으로 듣는 사람의 기분을 상하게 할 수 있어서 가급적이면 사용하지 않는 게 일반적인 예의입니다. 그럼 어떤 말을 쓰면 좋을까요?
“고맙습니다.”를 사용하시면 됩니다. 한 논문에 따르면 ‘고맙습니다’와 감사 인사로 이메일을 맺는 게 상대로 하여금 반응이나 행동을 유도하는데 효과적이라고 합니다. 왜 감사 메시지가 있는 메일이 가장 응답률이 높았을까요? 그 이유는 상대방이 앞으로 할 행동에 미리 감사를 표하기 때문입니다. 이렇게 미리 감사 인사를 받으면 요청 받은 행동을 수행할 동기 유발에 도움이 된다고 볼 수 있는 것이죠.
7) 첨부 파일
파일을 첨부하기 전에는 파일명 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 일반적으로 ‘작성한 날짜_작성자(회사, 부서)_제목’ 순서 로 적으면 되는데요. 만일 직장에서 정해준 규칙이 있다면 그 순서를 따르면 됩니다. 예시를 한 번 보실까요?
200903_김청정_출판기획서.pdf
201108_ABC부서_신사업기획제안서.pptx
201202_DEF해상_연간계획표.docx
파일명을 통일하는 이유는 뭘까요? 첫째는, 정확한 의사소통을 하기 위해서고 둘째는 업무 진행 내역을 정확하게 기록하기 위해서입니다. 일관성 있게 파일 명을 기록해 폴더에 보관하면, 파일을 찾기 간편하고 업무 내역을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있습니다.
[첨부파일 주의사항 1]첨부파일은 꼭 필요한 것만 간결하게 넣는 것이 좋습니다. 너무 많은 첨부파일은 받는 이로부터 피곤을 느끼게 하기 때문이죠. 5개 이상 첨부파일이 들어갈 경우는 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 할 경우 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것을 추천해드립니다.
[첨부파일 주의사항 2]간혹 이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우도 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 더 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하고 받는 사람에게 ‘첨부파일을 확인하라’고 메시지를 보내는 것도 하나의 센스입니다. 그래서 이메일 쓰기의 노하우는요.
첨부 -> 내용 -> 제목 -> 받는 이의 순서로 작성
하라는 것입니다. 메일을 쓰다가 중간에 키보드를 잘못 눌러서 전송이 되어 버리는 경우가 있고, 또는 첨부를 보라고 메일을 보냈는데 첨부 없이 날아가 다시 보내는 상황도 흔히 발생합니다. 실수를 줄이기 위해서는 거꾸로 첨부파일을 먼저 넣는 것이 좋습니다. 첨부를 넣고 내용을 적고 적은 내용을 중심으로 제목을 정한 후에 수신인을 넣는 것이 시행착오를 줄이는 방법입니다.
지금까지 이메일 작성법을 살펴봤는데요. 제가 알려드린 방법으로 지금 바로 이메일을 작성해보세요. 여기 10가지 체크리스트가 있습니다. 체크리스트를 하나하나씩 체크해서 이메일을 작성해 보세요. 이메일 작성법 하나만 바꿨을 뿐인데 회사에서 ‘일잘러’로 소문나실 거예요!
비즈니스 이메일 쓰기 5원칙
당신이 아마추어인지, 프로 직장인 인지는 메일만 보아도 알 수 있다.
신곡, ‘흩날리다’ 함께 들어요 🙂
지금부터 읽으실 내용은 ‘슈퍼업무력 ARTS’에 모두 수록되어 있습니다.
그리고 지금 읽으실 내용은 책에 수록된 내용 중 1/100 밖에 안 되는 내용입니다 🙂
망설이지 마세요. 여러분도 슈퍼인재가 되실 수 있습니다.
당신을 ‘슈퍼 인재’로 탈바꿈 시켜줄 화제의 그 책!
경영/경제 유튜버 신사임당 강력 추천! 슈퍼 업무력 구매하기
http://www.yes24.com/Product/Goods/93375506?OzSrank=1
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직장인이라면 당연히 곁에 두고 늘 확인하는 그것. 바로 이메일이 될 것이다.
정도의 차이는 있겠지만 외국계 기업의 경우 Mail 이 공식적인 Communication channel (의사소통 창구)로 활용되고 있고, 스마트폰의 발전으로 어디에서나 메일을 쉽게 확인할 수 있게 되었으니 그야말로 업무에서 이메일은 필수 불가결한 요소라고 볼 수 있을 것이다.
메일을 얼마나 깔끔하고 정갈하게 쓰느냐에 따라서 업무의 효율은 분명 달라진다.
‘잘 쓴 이메일’이 갖추어야 하는 5가지 원칙에 대해서 알아 보도록 하자
1. 제목 부터 시작하라
제목의 중요성을 간과하고 메일 제목을 제대로 적지 않는 경우가 허다하다. 바로 옆자리에서 파일 하나를 전송해 주기 위해서 보내는 메일 정도라면 모를까, 원거리 커뮤니케이션이 대부분인 이메일 환경에서 메일 제목을 정확히 적지 않으면 상대는 당신의 메일을 읽어 보지도 않을 것이다.
메일의 본문 내용에 따라 한 줄로 표현한다면 어떻게 적어야 하는지에 대해서 생각할 수 있다.
가장 대표적인 세 가지의 경우로 나누어서 정리해 보자
1. 정보의 전달 : 이 경우에는 어떠한 정보를 전달할 것인지 1줄 이내로 간략히 적으면 된다. 가장 간단하다
(예, 금주 판매 실적 현황 보고 자료 송부)
또는 상대방에게 좀 더 예의를 갖추어야 한다고 생각 할 때는
‘금주 판매 실적 자료 현황 보고 자료 송부 해 드립니다’ 정도로 적어 주면 된다.
여기서 많은 사람들이 실수 하는 것이 있는데, 날짜를 표기할 때에는 오늘 / 내일 / 금주 / 지난주 등으로 시간이 지남에 따라 모호하게 적지 않고, 객관적인 지표로 적어야 한다는 것이다.
따라서 위의 제목을 좀 더 명확하게 고치면 다음과 같이 될 것이다
‘2016년 2월 2주차 (2월 8-12일) 판매 실적 현황 보고 자료 송부’
누가 보더라도 헷갈리지 않는 메일 제목이 완성 되었다.
http://www.yes24.com/Product/Goods/93375506?OzSrank=1
2. 수신자에게 어떠한 것을 요청할 때 : 이 경우는 대부분 어떠한 자료를 요청할 때 사용한다. 요청해야 하는 사항에 대해서 명확하게 제목에 적는다. 가장 안좋은 유형은 다음과 같다
‘자료 요청 드립니다’
이러한 식으로는 상대방이 메일을 열어서 다 읽어 보기 전까지 내가 어떠한 자료를 요청하는지 알 수가 없다. 따라서 이미 구두나 유선상으로 협의가 되었을 때라도 어떠한 ‘대상’을 명확하게 지정해서 그 사항을 요청해야 한다.
(예, 2010-15년 A 기업 매출 변동 추이 보고서 요청 드립니다)
이 정도로 제목을 적어주면, 상대는 내가 어떠한 것을 바라고 있다는 것에 대해서 어느정도 감을 잡고 메일을 읽기 시작할 수 있다.
3. 회신 및 전달 : 상대방이 보낸 메일을 답장하거나, 다른 누군가에게 전달해야 할 때 활용된다. 일반적으로 회신 버튼을 누르면 자동으로 Re: 가 달리며, 전달 버튼을 누르면 자동으로 Fw: 가 표시됨을 알 수 있다.
(참고 : Re는 Reply/ Regarding/ In reference 등의 줄임 말이며, Fw는 Forward의 줄임말이다)
이 경우는, 기존의 메일 제목을 바꾸지 않는 것을 권한다.
특히, 회신의 경우는 보낸 사람에게 바로 답신하는 것이기 때문에 Re:만 붙어서 회신이 가는게, 상대방이 mail history를 파악하는데에 있어서 훨씬 더 편리하다.
‘예의 없어 보이진 않을까’ 라고 생각하는 분들도 있지만, 회신을 하면서 메일 제목을 완전히 새로 적어 보내면, mail chain의 추적이 불가능해지므로 같은 제목을 그대로 사용하길 권한다.
단, 전달할 때에는 메일 제목을 바꾸어도 바꾸지 않아도 무방하다. 그러나 대부분 전달 기능을 활용하기 전에는 메일을 전달 받을 상대방과 구두 / 유선상으로 communication이 되어 있는 경우가 대부분이므로 Fw: 는 반드시 붙인 상태에서 메일 제목을 고치도록 하자.
http://www.yes24.com/Product/Goods/93375506?OzSrank=1
제목 쓰기의 Tip : 꺾쇠의 활용
또한 너무 남발해서도 안되지만 정말 급하거나 중요한 메일이라면 꺾쇠 [ ] 를 활용하는 것도 수많은 메일 중에서 당신의 메일을 돋보이게 하는 역할을 할 것이다.
일반적으로 중요하거나 긴급하거나 반드시 읽어야 하는 메일의 시작은 다음과 같이 하면 된다
[Important] : 주요 메시지 일 때 [Action required] : 수신자가 반드시 답변 또는 어떤 Action을 취해야 할 때 [Must read] : 수신자가 반드시 읽어야만 하는 내용일 때 [Urgent] : 정말 시급하여 반드시 즉각 처리가 필요할 때2. 실명으로 보내라
외부에서 메일을 받을 때 메일 이름이 별명이라든가, 이모티콘 등으로 적혀 있으면 상대방이 지금 나랑 비즈니스를 하자는 것인지 Casual talk을 하자는 것인지 구분이 가지 않는다. 간단히 말해 실명으로 보내지 않는 이메일은 비즈니스 측면에서 신뢰도가 뚝 떨어진다고 할 수 있다. 특히, 내가 상대방에게 무언가를 제안해야 하는 입장이라면 더더욱 실명으로 써서 보내라. 외국인과의 Communication을 위해서 메일의 기본 이름 설정을 영문 성명으로 적어두면 좋다.
한국인들이 영어로 이름을 쓸 때 자주 하는 실수 중 하나는 모든 이름을 다 띄어서 쓰는 것이다.
예를 들어 이름이 ‘홍길동’이라는 사람이 있다고 한다면,
이름을 ‘Kil Dong Hong’ 이라고 쓰는 경우다.
우리나라 사람들이야 우리나라 형식의 이름에 익숙하기 때문에 대번 성(Last name)이 Hong이고 이름(First name)이 Kildong 이라는 것을 알 수 있지만, 외국 사람들의 경우는 이런 것들을 알기가 어렵다.
그래서 종종 Mr. Kil 이라는 식으로 답변이 오는 웃기는 상황이 생긴다.
이름을 쓸 때에는 First name + Last name 순서로 쓰되, First name은 모두 붙여 쓰도록 한다
필자의 이름으로 예시를 들면 Jaesung Kim 또는 Jae-sung Kim 정도로 적어 주는 것이 적합하다
만일 성(Last name)을 앞에 쓰고 싶다면 쉼표(comma)를 붙여 주면 명확히 구분 된다
(e.g., Kim, Jaesung)
3. To는 뭐고, CC는 뭐고, BCC는 또 뭐인가? 어떻게 활용하는가?
많은 사람들이 To와 CC 그리고 BCC에 대해서 명확히 알지 못한 채로 사용하는 경우가 많다. 하지만 진정한 메일의 고수라면 이 세가지 항목을 매우 능수 능란하게 사용할 줄 안다. 이는 효과적인 커뮤니케이션을 위한 매우 중요한 수단이다.
(1) To (수신자)
말 그대로 이 메일을 ‘무조건’ 읽어야 하는 수신자에 해당한다. 내가 보내는 정보를 숙지해야 하거나, 내가 어떤 자료를 요청했을 때 나에게 전달해 주어야 하거나, 나에게 답변을 주어야 하는 사람이 바로 수신자에 해당된다. 따라서, 반드시 알지 않아도 될 사람을 To에 마구 구겨 넣는 것은 결코 옳은 일이 아니다.
(2) CC (Carbon copy – 참조)
CC는 Carbon copy의 줄임 말로써 우리 말로는 ‘참조’라고 사용된다. Carbon copy라 함은 예전 ‘먹지’를 통해 글씨를 배껴 쓰면 그 글씨가 똑같이 찍혀 나오는 것에서 유래했으니 참고 하도록 하자.
CC는 이 메일을 보고 즉시 Action을 해야 하는 사람은 아니지만, 필요할 경우 해당 메일에 대해 행동적으로 개입해야 하는 사람을 포함 시킨다. (그래서 일반적으로 누군가에게 도움을 요청하면서 그 상사를 CC로 포함 시키는 것이다)
(3) BCC (Behind/Blind carbon copy – 숨겨진 참조)
이 부분은 같은 내용을 공유해야 하나 수신자 리스트가 노출 될 경우 곤란한 상황에 처할 때 주로 활용되는 기능이다. 수신인으로 하여금 민감한 내용이라 수신자의 수가 많으면 곤란하지만, 내 동료나 특정인이 반드시 알고 있어야 할 경우 메일을 보내고 Forward할 필요 없이 BCC를 활용하면 된다.
또는 다수의 상대방에게 전송되는 메일일 때 상대방이 reply all로 답변을 했을 경우, to나 cc에 수신자가 나와있을 경우는 원치 않는 메일 체인이 꼬리에 꼬리를 물고 일어나게 된다. 그런 일을 방지 하기 위해서 사용하는 것이 바로 BCC이다.
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4. 본문은 최대한 핵심만 간결하게 쓴다.
이메일은 소설이 아니다. 따라서 간단한 인사를 한 뒤에는 곧바로 본론으로 들어가도록 하자.
본문을 쓸 때에는 내가 원하는 것이 무엇인지, 메일의 목적이 무엇인지에 따라서 간결하고 명확하게 쓴다.
보통 명확하게 메일을 쓸 경우에는 다음과 같은 식으로 Bullet point를 활용하면 좋다.
간단한 인사 이후 곧바로 본론으로 들어가는 것이 상호 시간을 절약하는 방법이다
5. 메일 이외의 연락처가 있는 Signature를 반드시 남겨라
한국 업무 환경의 특성 상, 메일도 사용이 되지만 많은 부분은 아직도 구두와 유선상에 의존하고 있다. 상대방이 당신의 연락처를 아직 모르거나, 명함을 교환하지 않은 사이라면 그 사람이 궁금한 점이나 추가로 요청해야 하는 사항이 있을 때 즉각적으로 당신에게 연락할 수 있도록 당신에게 연락할 수 있는 연락처 (유선전화 / 휴대전화 등)을 반드시 남겨두는 것이 좋다.
덧. 영문으로 메일을 쓸 때
일반적으로 우리나라 사람들은 디지털 문화에서 ‘한 줄 띄워 글 쓰기’가 생활화 되어 있는 경우가 많다. 그러나 이는 이메일에서는 되도록이면 지양하는 것이 좋고, 특히 외부에 영문으로 이메일을 보낼 경우에는 특히 조심하는 것이 좋다. 외국인들은 매 줄을 띄어 쓰는 문화에 대해 매우 어색하게 생각하며 실제로 이러한 방법은 영문 이메일의 가독성을 상당히 떨어뜨리기 때문이다.
따라서 굳이 띄어쓰기를 해야 한다면, 주제가 바뀌었을 때만 한 줄을 띄어주는 식으로 사용하도록 하자.
예를 들면 다음과 같은 것이다.
Hello Tim,
Thanks for the reply. It was really helpful.
After reading your mail. I have more questions and request,
1. What is the data source?
2. Do you have more duration? you provided me a data for 3 years, but I think 5 years would be better
3. Do you have any information, document or materials about the competitor of our client, A?
Again, thanks for your material, and I hope I can get the answer soon
Thank you in advance for this!
Best regards,
Jaesung Kim
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필자 김재성
서울대학교 컴퓨터 공학부를 졸업하고 세계적인 경영 컨설팅 회사 맥킨지(McKinsey & Company) 컨설턴트 생활을 거쳐 제일기획에서 디지털 미디어 전략을 담당했다. 현재 카카오에서 전사 전략 업무를 담당하고 있다. 저서로는 『슈퍼업무력 ARTS』 (도서출판 이새, 2020) 『행동의 완결』(안나푸르나, 2019)과 에이콘출판사에서 펴낸 『퍼펙트 프리젠테이션』(2012), 『퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2』(2017), 『퍼펙트 슬라이드 클리닉』(2020)이 있다. 『퍼펙트 프리젠테이션』은 삼성전자와 제일기획 직원 프리젠테이션 교재 및 다수의 수도권 대학에서 프리젠테이션 주교재로 채택돼 활용됐다.
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