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프로젝트를 위한 제안서를 작성하는 방법 • Asana

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Most searched keywords: Whether you are looking for 프로젝트를 위한 제안서를 작성하는 방법 • Asana Updating 프로젝트 제안서는 이해관계자가 프로젝트에 대해 알아야 할 모든 것을 간략하게 설명합니다. 이 가이드에서는 목표한 바를 이룰 수 있도록 제안서를 작성하는 방법을 알려드립니다.
Table of Contents:

프로젝트 제안서란

프로젝트 제안서 vs 프로젝트 헌장 vs 비즈니스 케이스

프로젝트 제안서의 유형

프로젝트 제안서를 작성하는 방법

효과적인 프로젝트 제안서를 작성하기 위한 팁

프로젝트 관리 툴을 사용하여 프로젝트 제안서를 강화하세요

프로젝트를 위한 제안서를 작성하는 방법 • Asana

요약 프로젝트 제안서는 타임라인, 예산, 목적, 목표 등을 포함해 이해관계자가 프로젝트에 대해 알아야 할 모든 내용을 개략적으로 설명하기 위해 작성된 문서입니다. 프로젝트 제안서는 이해관계자가 이니셔티브를 승인할 수 있도록 프로젝트의 세부 사항을 잘 요약하고 아이디어를 설득력 있게 제시해야 합니다. 이 가이드에서는 승인을 얻어 목표한 바를 달성할 수 있도록 프로젝트 제안서를 작성하는 방법을 알려드립니다.

모든 프로젝트에는 창조 스토리가 있습니다. 하지만 누군가 ‘리소스가 있으라!’라고 선언한다고 해서 프로젝트가 시작되는 것이 아닙니다. 프로젝트를 진행하려면, 팀은 조직 내 의사결정권자 또는 외부 이해관계자에게 반드시 제안서를 제출해야 합니다.

프로젝트 제안서는 간략하면서도 효율적인 방식으로 프로젝트를 발표하는 것이 목적인 엘리베이터 피치를 문서로 만든 것과 같습니다. 이 가이드에서는 승인을 얻고 목표한 바를 이룰 수 있도록 프로젝트 제안서를 작성하는 방법을 알려드립니다.

프로젝트 제안서란?

프로젝트 제안서는 타임라인, 예산, 목표, 목적 등을 포함해 이해관계자가 프로젝트에 대해 알아야 할 모든 내용을 개략적으로 설명한 문서입니다. 프로젝트 제안서는 세부 사항을 잘 요약하고 아이디어를 설득력 있게 제시하여, 이해관계자가 이니셔티브에 참여하고 싶어지도록 만들어야 합니다.

프로젝트 제안서의 목표는 다음과 같습니다.

외부 자금 확보

프로젝트에 회사 리소스 배정

이해관계자 승인 얻기

추진력과 기대감 조성

프로젝트 제안서 vs 프로젝트 헌장 vs 비즈니스 케이스

프로젝트 제안서와 프로젝트 헌장은 프로젝트 생성 프로세스에서 서로 다른 목적으로 사용되기 때문에 이 둘의 차이점을 이해하는 것이 중요합니다. 프로젝트 제안서는 프로젝트의 개시 단계에서 사용되지만, 프로젝트 헌장은 계획 단계에서 사용됩니다.

위에 언급한 것처럼, 프로젝트 제안서는 프로젝트를 수행하는 이유를 이해관계자에게 납득시키려는 의도로 작성하는 설득력 있는 문서입니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트 목적을 정의하는 참조 문서이며, 프로젝트 제안서가 승인되기 전에는 생성할 수 없습니다.

비즈니스 케이스와 프로젝트 제안서를 혼동하는 경우도 많은데, 비즈니스 케이스 역시 프로젝트 제안서를 작성한 후에 생성합니다. 프로젝트가 제안서를 통해 프로젝트가 승인되고 나면, 프로젝트의 추가 자금을 확보하기 위해 비즈니스 케이스를 사용할 수도 있습니다.

프로젝트 제안서의 유형

프로젝트 관리자가 접할 수 있는 프로젝트 제안서의 유형은 6가지입니다. 각기 다른 형식을 파악하고 있으면, 프로젝트 제안서를 작성할 때 유용할 수 있습니다. 각 유형마다 목적이 다릅니다.

요청형: RFP(제안서 요청)에 대한 응답으로 요청형 제안서를 보낼 수 있습니다. RFP는 프로젝트를 자세하게 소개하며 검증된 팀으로부터 입찰을 요청합니다. 다른 회사와 경쟁하는 것이기 때문에, 이 유형의 제안서는 철저한 조사를 실시한 후 설득력 있게 작성해야 합니다.

비요청형 : RFP 없이 요청하지 않은 제안서를 보내는 유형을 말합니다. 이와 같은 경우는 다른 회사나 팀과 경쟁하는 것은 아니지만 제안서를 전달하려는 이해관계자가 본인의 팀을 필요로 하는지 알지 못하기 때문에 제안서를 설득력 있게 작성해야 합니다.

비공식형: 클라이언트가 프로젝트 제안서를 비공식적으로 요청하는 경우, 이는 공식적인 RFP가 아니기 때문에 규칙이 확실히 정해져 있지 않으므로 프로젝트 피치로 응답할 수 있습니다.

갱신형: 조직이 제공하고 있는 서비스 기간을 연장하기 위해 기존 클라이언트에게 갱신형 제안서를 보낼 수 있습니다. 이 유형의 프로젝트 제안서의 목적은 팀이 클라이언트를 위해 만들어온 이전의 결과를 강조하여 미래의 결과를 만들어 낼 수 있다는 것을 설득하는 것입니다.

연속형: 이해관계자에게 프로젝트가 시작된다는 것을 상기시키기 위해 연속형 제안서를 보낼 수 있습니다. 이 유형의 프로젝트 제안서에서는 이해관계자를 설득하는 것이 아니라 단순히 정보를 제공합니다.

보충형: 연속형과 비슷하게, 보충형 제안서는 프로젝트에 참여하는 이해관계자에게 보내는 것입니다. 이 유형의 제안서에서는 이해관계자에게 프로젝트가 시작한다는 것을 알리는 동시에 추가 리소스를 요청합니다. 이 제안서에서 이해관계자가 프로젝트에 리소스를 더 투입하도록 설득해야 합니다.

프로젝트 제안서의 내용과 어조는 보내려고 하는 제안서의 유형에 따라 달라집니다. 프로젝트 목표를 알고 있어야, 그에 따라 제안서를 작성할 수 있습니다.

프로젝트 제안서를 작성하는 방법

이 단계별 지침은 유형에 상관없이 대부분의 프로젝트 제안서에 적용할 수 있습니다. 대상으로 하는 청자를 위해 제안서를 알맞게 조정해야 하는데, 제안서에 핵심 구성 요소를 포함했는지 확인하기 위한 참조 자료로 이 프로젝트 제안서를 사용할 수 있습니다.

1. 핵심 요약을 작성합니다

핵심 요약은 프로젝트 제안서를 소개하는 역할을 합니다. 보고서의 초록이나 에세이의 도입부와 비슷하게, 이 핵심 요약 부분은 앞으로의 내용을 요약하고 이해관계자가 계속 읽도록 설득해야 합니다. 핵심 요약은 프로젝트가 얼마나 복잡한지에 따라, 한 문단이 될 수도 있고 여러 문단이 될 수 있습니다.

핵심 요약은 다음 사항을 포함해야 합니다.

프로젝트가 해결하려고 하는 문제

해당 문제에 대해 프로젝트에서 제공하는 해결책

프로젝트가 미칠 영향

제안서에서 세부 사항을 나중에 더 자세하게 논의할 것이기 때문에 핵심 요약에서는 주제를 간단하게 언급해야 합니다.

2. 프로젝트를 추진하는 배경에 대해 설명합니다

이 섹션에서는 프로젝트의 배경에 대해 자세히 설명해야 합니다. 참조 자료와 통계 자료를 사용하여 언급하고 있는 문제가 다룰 만한 가치가 있다는 것에 대해 제안서를 읽고 있는 사람을 납득시켜야 합니다.

포함해야 하는 몇 가지 질문은 다음과 같습니다.

프로젝트에서 해결하려는 문제는 무엇인가?

이 문제에 대해서 이미 알려진 것은 무엇인가?

이전에 이 문제를 다룬 사람이 있었는가? 어떤 조사가 이루어졌는가?

과거에 진행된 조사가 이 문제를 해결하기 부족했던 이유는 무엇인가?

배경 설명 섹션에서 해결하고자 하는 문제가 조직과 직접적으로 어떤 관련이 있는지 설명할 수도 있습니다.

3. 해결책을 제시합니다

프로젝트 배경 섹션에서 문제를 제시했으니, 다음 단계로 적합한 것은 해결책 제시하기입니다. 이 섹션은 프로젝트 접근 방식에 대해 더 자세히 설명할 수 있는 기회입니다.

다음은 포함해야 하는 몇가지 항목입니다.

제안서 서식에 위 항목 중 없는 항목이 있을 수도 있지만, 프로젝트 범위에 따라 무엇을 포함할지 결정하면 됩니다. 이 섹션은 제안한 해결책을 달성하는 것과 관련한 모든 것을 논의하는 부분이기 때문에 아마도 제안서에서 가장 길고 가장 자세한 섹션이 될 것입니다.

4. 프로젝트 결과물과 목표를 정의합니다

프로젝트 제안서를 작성하는 데 있어 프로젝트 결과물을 정의하는 단계는 매우 중요합니다. 이해관계자는 제품, 프로그램, 기술 업그레이드, 혹은 다른 무언가가 되었든 간에, 프로젝트가 종료될 때 무엇을 생산할지 알고 싶어 합니다. 이해관계자가 비전을 읽어 나갈 때, 이 섹션은 자신의 리소스가 무엇을 위해 사용되는지 명확하게 알게 되는 섹션입니다.

결과물을 정의할 때, 다음을 포함해야 합니다.

프로젝트의 최종 결과물 또는 최종 목표

결과물이 언제 준비되는지 보여주는 프로젝트 타임라인

만들어 내는 결과물에 부합하는 SMART 목표

프로젝트에서 다루는 문제와 그 해결책을 제시하는 것도 중요하지만, 결과물을 정의할 수 있을 때, 이해관계자는 프로젝트를 시각화하기 수월해집니다.

5. 필요한 리소스의 목록을 작성합니다.

문제, 접근법, 해결책 및 결과물에 대한 개요를 서술했으면, 이니셔티브를 달성하기 위해 어떤 리소스가 필요한지 자세하게 설명할 차례입니다.

이 섹션에는 다음 사항을 포함합니다.

프로젝트 예산 : 프로젝트 예산은 제품 만들기에 필요한 지급품부터 광고비와 급여에 이르는 모든 것을 포함합니다. 이 섹션에는 프로젝트를 달성하는 데 필요한 모든 예산 항목을 포함해야 합니다.

비용 분석: 이 섹션에서는 프로젝트에 특정 리소스가 필요한 이유를 조사한 내용을 포함해야 합니다. 조사 내용을 포함하면, 이해관계자는 승인하는 리소스가 무엇을 위해 사용되는지 이해할 수 있습니다. 비용 분석은 예상치 못한 비용이 생기는 것을 방지할 수도 있습니다.

리스소 할당 계획: 필요한 특정 리소스를 어디에 사용할 계획인지를 개략적으로 설명하는 리소스 할당 계획 개요를 포함해야 합니다. 예를 들어, 프로젝트를 완료하는 데 $50,000가 필요하다고 판단되면, 급여, 기술, 자료 등에 이 금액을 할당하는 계획을 세워야 합니다.

제안서의 이 지점에 이르면 제안하는 프로젝트에 이해관계자가 참여하도록 설득하는 것에 성공했길 바랍니다. 이는 제안서의 마지막에서 필요한 리소스를 다루는 것이 현명한 전략이 될 수 있는 이유이기도 합니다.

6. 결론을 명시합니다

마지막으로, 설득력 있고 자신감 있는 결론으로 프로젝트 제안서를 마무리합니다. 핵심 요약과 마찬가지로, 결론은 프로젝트에서 다루는 문제와 그 문제를 해결하는 방법에 대해 간단하게 요약해야 합니다. 결론에서 프로젝트의 영향을 강조할 수 있지만 에세이를 작성하는 것과 마찬가지로, 관련성을 유지해야 합니다.

효과적인 프로젝트 제안서를 작성하기 위한 팁

위에 나열된 단계를 따르면 프로젝트 제안서에 알맞은 모든 요소를 갖출 수 있습니다. 그러나 이해관계자에게 깊은 인상을 남기고 승인을 얻으려면, 제안서가 뛰어나야 합니다. 위에 언급된 단계 외에도 프로젝트 제안서에 다음 사항을 포함할 수 있습니다.

청자를 파악해야 합니다

제안서를 작성하면서 청자 즉, 이해관계자를 항상 염두에 두어야 합니다. 제안서의 목표는 단지 프로젝트 세부 사항을 제시하는 것이 아니라 이해관계자를 설득하는 것이라는 점을 명심하세요. 예를 들어, 어린이 책 출판사를 위한 새로운 편집 툴을 개발하고 있다면, 제품 승인을 설득할 때 감정적인 측면에 대해 호소할 수 있는지 판단할 수 있도록 이해관계자가 부모인지 파악해야 합니다.

설득력이 있어야 합니다

프로젝트 제안서는 설득력이 있어야 합니다. 청자가 제안서를 읽고 그 결과로 무언가를 하기를 바라기 때문입니다. 만약 제안서를 읽는 사람이 프로젝트에 흥미를 갖지 못한다면, 프로젝트를 도와주려는 마음이 들지 않을 것입니다. 편집 툴을 설명하면서 다양한 기능, 고객이 사용하면 얻는 이점, 업계에 미칠 긍정적인 영향을 언급하지 않는다면, 청자는 프로젝트에 관심을 가져야 할 이유를 찾지 못합니다.

간결해야 합니다

문제, 접근법, 해결책에 대해 자세히 설명해야 하지만, 프로젝트 제안서를 지나치게 복잡하게 만들면 안 됩니다. 즉, 엔지니어가 어떤 코드를 사용해 각 기능을 작동하도록 만들 것인지에 관해 논의를 하지 않고, 제안하는 편집 툴을 위한 프로젝트 계획을 논의할 수 있다는 의미입니다.

조사를 실시합니다

성공적인 프로젝트 제안서에는 철저한 조사 내용이 담겨 있습니다. 믿을 만한 출처, 사례 연구, 통계 자료 또는 차트를 사용하여 문제와 해결책의 근거를 준비하여 청자에게 의문이 남지 않도록 합니다. 제안서를 작성할 때, 제안서를 읽는 사람의 입장이 되어 자문해야 합니다.

이는 왜 문제인가?

이 해결책이 왜 해당 문제의 해결책인가?

이 문제를 이전에 다룬 사람이 있는가?

프로젝트의 비용은 얼마나 드는가?

위 질문에 답할 수 있다면, 제안한 이니셔티브를 지지할 충분한 근거를 조사한 것입니다.

프로젝트 관리 툴을 사용하여 프로젝트 제안서를 강화하세요

좋은 프로젝트 제안서를 작성하려면 팀이 협업해야 합니다. 올바른 관리 툴을 사용하면 하나의 공유 문서에서 팀이 커뮤니케이션하고, 정보를 공유하고, 함께 협력할 수 있습니다.

프로젝트 데이터를 한 곳에 보관하면 필요할 때 쉽게 접근할 수 있습니다. 프로젝트 제안서는 잘 정리되고 알맞게 계획된 프로젝트에서 비롯됩니다. 그렇기에 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 제안서를 작성하기 위한 핵심 리소스인 것입니다. 시작할 준비가 되었으면, Asana를 사용해 보세요.

제안서 작성 팁 – 프로젝트 제안서

안녕하세요

날라리기획자 입니다.

이번 기획수업에서는 제안서 작성 팁의 포스팅을 해보도록 하겠습니다.

제안서의 종류는 상당히 많습니다. 사업 제안서, 광고 제안서, 제휴 제안서, 영업 제안서, 투자 제안서, 프로젝트 제안서(웹사이트/솔루션/시스템 등), 기술 제안서, 연구 제안서, 컨설팅 제안서 등 제안서를 받는 업체의 사업구조, 내용 그리고 요구사항에 따라 더 많아 질 수도 있습니다.

즉, 제안서란 제안하는 업체가 가진 능력(기술, 기능, 용역 등)을 바탕으로 제안을 받는 업체(고객사)가 가지게 될 이익, 기능, 기술의 발달, 효능, 효과를 얻을 수 있도록 의견과 아이디어를 제안하고자 작성하는 문서라고 보시면 됩니다.

이번 수업에서는 그 중에서도 프로젝트 제안서에 대한 이야기를 해보도록 하겠습니다.

읽기전 참고사항

미리 말씀드리자면 제안을 요구하는 업체(고객사)의 요구사항 명세서에는 (RFP: Request For Proposal) 구체적으로 자신들이 원하는 차별점, 목적 등이 없다는 것입니다. 어떠한 기능, 변경의 요구사항은 있으나 경쟁업체와의 차별화되는 포인트나 컨셉은 없다는 것입니다.

– 다 똑같애….

이 부분은 두 가지 입장으로 갈릴 수 있는데,

하나는 왜 자신들의 제품이나 서비스를 변경하면서 자신들이 가야할 목표와 목적, 경쟁사와의 차별점을 생각하지 않느냐라는 입장이 있습니다. (저도 같은 입장입니다.) 아무리 제안업체(SI 업체)가 좋은기술을 보유하고 있고 다방면의 트렌드와 경쟁사의 현황을 잘 알고 있다고는 하나, 정작 자신들이 가야할 방향과 컨셉, 목표는 정확히 구분을 짓고 가야만 더 훌륭한 품질의 제품. 서비스가 구현될 수 있기 때문입니다.

다른 하나는, 제안하는 업체가 전반적인 내용과 핵심기술을 보유하고 구현하기 때문에 당연히 각 업체의 특성을 파악하고 그 특성과 요구사항에 맞는 제안을 해야 한다는 것입니다.

어느 것이 정답일 순 없겠으나, 그럼 제안업체가 바뀔 때마다 기업의 제품, 서비스가 바뀐다는 것은 제 입장에서 이해하기 힘든 부분이 있습니다.

이 부분은 그냥 참고 하시면 될 듯합니다.

1. 제안서 목차 (Index) 및 내용

목차는 회사와 제안 목적과 내용에 따라 달라 질 수 있으나 다음과 같은 항목이 포함되어 있어야 합니다.

서론

– 표지: 제안의 제목 및 제안서 전체의 템플릿을 대표하는 이미지

– 회사 이력: 회사의 규모 및 이력(History) 사항 및 수상내역, 레퍼런스(수행한 프로젝트 소개:

텍스트 및 이미지로 표현)

– 제안의 배경: 사회적 이슈 및 변화 환경, 시장, 경쟁적 상황, 기업 환경에 따른 개선, 변경의

원인, 필요성 기술

– 제안의 목적: 제안의 배경을 토대로 한 제안을 하는 목적(Target) 기술

– 제안의 범위: 고객의 요구사항 분석을 토대로한 제안의 범위(단위별: 웹, 시스템, 플랫폼,

유지보수 등) 기술

* 제안의 범위는 곧 계약 조건 및 금액과 직결되는 사항으로 구체적이지 않을 시 예기치 않은 피해를 입을 수도 있습니다.

– 제안의 전제조건: 성공적 구축에 필요한 고객사의 실무진 협조사항 등 기술

– 추진방향 및 전략: 프로젝트의 목적, 목표에 접근하기 위한 전략 및 방향 기술

– 제안의 특징 및 장점: 제안 내용(기술, 기능 등)의 포인트 및 특징 장점을 체계적으로 기술

– 기대효과: 제안의 내용에 따른 구축 시 얻어질 기대효과 기술

본론

– 각 단위 별 구축방안 및 전략: 사이트 및 시스템의 구축 방안(구현, 적용, 방향 등) 및 구성요소

등 실질적 내용 및 장점 기술

– 각 단위 별 구성도(개념도): 사이트 및 시스템의 내용간 프로세스 및 설계도 기술 (필요에 따라

각 사이트, 시스템의 단위 별로 상세 작성)

– 각 단위 별 특징 설명: 각 단위가 가진 기능별, 프로세스 및 스펙의 특징 및 내용 설명

– 예상시안: 실제 서비스되는 화면의 기획, 디자인된 시안 예시 제공

– 단계별 추진 전략: 각 구현 단계에 따른 추진 전략 (프로젝트 수행, 관리 등: 투입, 분석/설계,

개발, 테스트 등)

프로젝트 전반의 계획 및 마무리

– 교육 및 훈련 계획: 구축된 제품, 서비스의 운영을 위한 실무진을 대상의 교육 계획

– 유지보수(운영) 계획: 구축된 제품, 서비스를 일정 기간 동안 무상(유상)으로 관리하는 계획

또는 별도 용역 계획에 따른 운영 계획 및 장애 대책 체계 기술 (계약 내용에 따라 기술이전

목표와 계획 포함)

– 품질보증계획: 성공적 프로젝트 구축을 약속하는 품질보증 계획 및 관리, 활동 계획 및 배치

인원 기술

– 프로젝트 일정 계획: 프로젝트의 시작~끝의 전체적인 계획 및 일정 기술 (계획수립, 요구분석,

내용설계, 구조설계, 화면설계, 구축, 단위 테스트 등)

– 보고 및 검토 계획: 제품 및 서비스의 구현 후 제공되는 보고사항 및 제출 자료, 검수 계획 서술

– 수행조직, 업무분장, 투입인력 계획: 본 프로젝트를 수행하는 조직의 구조 및 업무내용, 투입되

는 인력의 현황(이력사항: 이름, 프로젝트 경험, 경력, 학력 등)

– 가격제안: 전체 프로젝트에 대한 가격 안내 (대체로 따로 별첨하여 밀봉하여 제공)

– 추가 자료: http://zzannzini.egloos.com/m/466275

위의 내용이 모두 포함될 수도 있고 편집 및 각색되어 제안서에 포함될 수도 있습니다. 자신의 제안내용과 요구사항에 따라 차등 반영하면 될 것입니다.

2. 제안서 템플릿

(네이버 PPT 템플릿: 이미지를 클릭하면 해당 페이지로 이동합니다.)

제안서 작성을 전문적으로 하는 업체의 경우 담당 디자이너가 있을 것이기 때문에 특별히 신경 쓸 것이 없지만 부득이 하다면 직접 (대부분 기획자 또는 제안 참여자) 작성해야 합니다.

템플릿은 검색을 통해서 충분히 그 데이터를 얻으 실 수 있을 것이나, 촌스럽고 정신없는 템플릿 보다는 오히려 깔끔하고 심플한 제안서가 더 나을 것입니다. (디자인 능력이 없으니 능력을 필요치 아니하는 전략을 택합니다.)

참고로 관공서의 제안서 같은 경우는 세로형, 일반 기업의 경우는 가로형으로 제안합니다.

제안서는 두 가지 타입으로 작성됩니다.

– 제출용 제안서: 제안의 전체 내용이 하나도 빠짐없이 기술되어 있는 제안서

– 발표용 제안서: 제안의 주요 내용 또는 발표내용을 간추려 (발표 제한 시간 등에 맞춰) 사용

하는 제안서

발표하는 스타일이나 제안 업체, 목적과 내용에 따라 달라질 수 있으나 제안서 내용의 필수 요소는 바로 거버닝 메세지입니다.

거버닝 메세지(Governing Message) 란 해당 장표에 나오는 이미지, 문구 등을 문장으로 설명하는 것이라고 보시면 됩니다. 발표의 특성, 내용 등에 따라 삭제 또는 그대로 적용될 수 있으나 제출되는 제안서의 문서에는 필히 작성되어 있어야 합니다.

3. 제안서 작성 팁

(이미지 출처: http://www.keypointpresentation.com/AboutUs)

– Simple is the best

이야기와 이미지는 단순할 수록 명료해지기 마련입니다. 하지만 필요하다면 정확하고 자세한 설명이 좋습니다. 특히 기술, 시스템, 장비 측면의 설명에서는 더욱 그렇습니다.

또한 하나의 장표에 너무 많은 것을 담지 말도록 하며. 1장표 = 1메세지의 원칙을 지켜나가시기 바랍니다.

– 3 Colors

색은 최대한 자제하는 것이 좋습니다. 가장 효율적인 것은 한 장표에 3~5가지 색을 넘지 않는 것입니다.

(이미지 출처: news.van.fedex.com)

(이미지 출처: 코오롱 블로그)

(이미지 출처: 코오롱 블로그)

하지만 문서의 아름다움은 부차적인 것입니다. 문서의 디자인은 정보를 더 집중적으로 잘 보게 하기 위함이지 절대 이쁘고 화려하게 보이려는 목적이 아님을 기억하시기 바랍니다.

– 고객사의 요구사항을 정확히 파악하고 그에 맞는 이야기를 써 나갈 것

아무리 좋은 아이디어라도 고객의 특성에 맞지 않으면 무용지물이 될 수밖에 없습니다. 그렇기 때문에 제안자는 고객이 원하고 갈망하는 내용을 정확히 파악하여 그것을 현실성 있게, 정확하게 안내 해 주어야 합니다. 또한 제안자가 모든 것을 알 수 있는 것이 아니기 때문에 제안자는 항상 질문(네트웍에 있는 모든 사람, 인터넷 및 전문 자료 등)할 준비가 되어 있어야 합니다.

만약 고객(내부 임직원)이 그 제안 내용에 의구심이나 필요성을 느끼지 못한다면 제안 담당자는 반드시 그들을 설득할 수 있는 능력을 보유 해야 합니다. (1차 설득은 제안서 이며, 2차 설득은 발표 입니다.)

– 왜 우리가 너희와 계약해야 하지?? 라는 궁극적인 물음을 해결해 주는 것입니다.

마지막으로 꾸준한 망치질이 필요합니다. 제안서를 작성 후 지속적으로 읽어보고 오탈자는 없는지, 회사가 하고자 하는 이야기가 정확히 전달이 되었는지, 고객의 입장에서 읽었을 때 막히거나 모르는 부분은 없을 지, 문장이 간단 명료한지에 대한 지속적인 검토가 필요합니다.

또한 다른 사람(회사)이 작성한 제안서를 많이 탐구하고 제안서 작성의 팁을 지속적으로 습득하는 자기 자신에게 가하는 망치질이 필요한 것입니다.

제안서에도 유행이라는 것이 있으며 제안을 받는 기업의 특징도 있기 마련입니다. 특히 제안은 내가 가진 지식이 많을 수록 무장할 수 있는 무기가 많아 지는 것과 직결된다고 볼 수 있습니다. 고객사 담당자의 정보, 잘 쓰는 문서의 어휘, 분위기, 제안 문화 등 전체적인 지식이 바로 제안자의 무기가 될 수 있는 것입니다.

제안이라는 작업은 참 많은 사람이 투여되는 고노동의 작업입니다. 귀동냥으로 들은 이야기로는 외국에서는 제안에 참여한 업체에게 별도의 사례금을 준다고 하네요. (우리나라는 국물도 없죠: 노동력 착취, 갑과 을의 부적절한 생태의 스멜…)

또한 제안발표 시 참여하는 고객사의 사람도 다양합니다. 의사결정권자, 기획, 마케팅, 운영, 개발, 시스템 단 등 다양한 분야의 사람들이 참석해 제안 내용을 검토하게 됩니다. 그들은 대부분 자신의 전문분야의 내용을 주로 보고, 검토하고, 질의하기 때문에 제안자가 그 내용을 모른다면 신뢰를 저버릴 수 있는 계기가 될 수 있기 때문에 지속적으로 제안서와 각 분야별 정보를 확인, 점검하는 것이 제가 드릴 수 있는 가장 큰 제안서 작성의 팁이라고 할 수 있습니다.

08. 성공하는 프로젝트 제안서 작성법

Image by Photo Mix from Pixabay

프로젝트를 따내기 위해서 제안서를 작성해본 사람은 안다. 성공률은 반반이라는 것을. 때로는 제안서 내용보다는 담당 조직의 선호도와 내부 기준, 제안하는 사람과 담당자 간의 신뢰 형성이 더 중요할 때가 많기도 하다. 나의 제한적인 경험에 따르면 내용이 별로여도 성공할 때가 있었고 내용이 아무리 좋아도 타이밍상, 예산상, 내부 사정상의 이유로, 최종 의사결정자의 무관심으로, 탈락할 때도 있었다. 복불복인셈이다. 하지만 적어도 한 번 제대로 프로젝트 제안서 작성법을 세팅해두면 학습을 통해 계속 진화할 수 있다고 생각한다.

제안서는 상대방에게 메신저로 대화하듯 정리해서 작성하는 게 효과가 있다

<비즈니스 글쓰기>의 김 마라 님이 말했다. 기존의 천편일률적인 템플릿이나 형식보다는 무엇을 말하고 싶은지 상대방에게 메신저로 대화하듯 정리해서 작성하는 게 효과가 있다고. 내 스타일은 최대한 핵심만 명쾌하고 심플하게. 구구절절 자세하 쓰는 것보다 One page proposal을 선호한다. 제안서 구성은 무조건 고객 중심으로 생각하는 마케팅 경력이 도움이 되기도 했다. 담당자마다 다를 수 있지만, 나는 컨설팅 회사 제안서처럼 화려하고 보기 좋은 제안서보다는 내용이 실하고 요점이 명확한 제안서를 선호한다.

성공하는 프로젝트 제안서 핵심 포인트

1) 누가 읽는가?

이에 따라 내용 구성이나 형식에 맞춰 작업이 가능하다. 실무자급인지, 임원까지 올라가는지, 구매부 기준이 나 양식이 별도로 있는지. 샘플 제안서 등 관련 정보를 미리 파악할 수 있다면 제안서 초안 작업에 도움이 된다. 담당자의 선호도에 따라 비주얼 측면을 강조할 수 있는 파워포인트로 작업할 것인지 아니면 메시지 위주인 워드나 한글 파일로 작업할 것인지는 그다음 결정하면 된다. 내 경우, 000 재단에게는 워드 파일로 3 페이지 제안서를 제출했었고, 00 대기업에는 담당자분이 비주얼을 여러 차례 강조하셔서 15개의 슬라이드로 구성된 파워포인트로 디자인적인 요소를 담아 제출했다. 결과적으로 3페이지 제안서는 성공이었고, 파워포인트 제안서는 실패였다. 즉, 제안서의 형식보다는 내용이 핵심이다. 너무 뻔한가? 근데 진짜 그렇다. 사람은 생각하는 방식, 그리고 보는 눈이 대체로 비슷하다.

2) 무엇을 제안할 것인가?

이 부분이 핵심인데 고객의 기대와 바람을 잘 파악하기 위해서는 담당자와의 사전 미팅이 중요하다. 이때, 이들이 갖고 있는 페인 포인트(pain point)가 무엇인지 정확히 파악하고, 담당자가 원하는 성공적인 프로젝트란 어떤 것인지 아주 구체적으로 질문을 해서 그 이미지를 형상화할 수 있어야 한다. 물론 담당자와 그 담당자의 윗분들이 어느 정도 그림을 그릴 줄 아는 상태여야 효과적이고 또한 이분들이 비슷한 그림을 그리고 있어야 작업이 가능하다. 일반적으로 제안 내용에는 이 프로젝트의 목적과 타깃, 기대효과, 러프한 KPI와 타임라인, 예산, 팀 구성, 과거 포트폴리오(사례) 등이 포함된다. 혹은 문제(페인 포인트)를 먼저 언급하고 솔루션을 제안하는 구성으로 내용을 담을 수도 있다. 그리고 담당자가 언급했던 그 성공적인 이미지를 달성하기 위한 방법과 프로세스, 제공하려는 특별한 가치(Value)가 제안서 안에 명확하게 잘 담겨야 한다.

3) 차별화 포인트는 무엇인가?

차별화 포인트로는 내가 가진 핵심역량, 이전 비슷한 사례를 바탕으로 한 인사이트와 경험, 전문가로 구성된 팀, 우리만이 갖고 있는 네트워크, 창의적이고 혁신적인 아이디어, 이를 통해 어떤 임팩트를 낼 수 있는지에 대한 명확한 전략과 액션 플랜 등을 예로 들 수 있다. 공기업이나 정부기관의 경우, ‘장애가 있는 여성 대표가 운영하는 사회적 기업’을 가장 선호한다고 들었다. 경영 평가 점수 때문이겠지만 이 얘기를 듣고 조금 씁쓸했던 것 기분 탓인 걸로.

4) 기타 마이너 하지만 치명적인 것들

– 데이터는 최신 것으로 사용한다.

– 이미지 사용이나 인용을 한다면 출처를 명기한다.

– 반드시 맞춤법 검사를 하고 제출할 것(공기업은 특히 오타를 용납 못한다…)

– 페이지 수를 넣는다.

– 몇 번을 읽고 수정에 수정을 거듭한다.

5) 그래도 잘 모르겠다면

지금까지 내용을 읽어도 잘 모르겠다면 그냥 프로젝트 제안서를 한 번 써보라고 권하고 싶다. 글도 많이 써봐야 늘듯 제안서도 마찬가지다. 작성한 프로젝트 제안서에 대한 전문가 피드백을 원한다면 저에게 이메일로 보내주면 된다. (네, 무료입니다^^)

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