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엑셀 Excel 통합 문서에서 하이퍼링크 이용하기

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엑셀 Excel 통합 문서에서 하이퍼링크 이용하기

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엑셀 108강] 업무에 필요한 양식 만들기 2 – 견적서 :: 짤막한 강좌

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  세상에 이로운 사람이 되고 싶고 작지만 내가 가진 재능을 필요로 하는 사람과 나누고 싶습니다. ♥
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엑셀 108강] 업무에 필요한 양식 만들기 2 – 견적서

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MS 엑셀/Excel 통합 문서 파일 협업과 공유, 실시간 공동 문서 작성, 동시 편집과 작업, 문서 취합, 엑셀 2021(오빠두엑셀 유튜브 강의), 오피스365 OneDrive 인터넷 공동 편집과 작업

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한국토익위원회 토익스토리 :: [엑셀 꿀팁] ‘시트’와 ‘통합 문서 구조’ 보호하려면?

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엑셀 Excel 통합 문서에서 하이퍼링크 이용하기

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엑셀에서 사용할 수 있는 하이퍼링크 기능은 그래픽 개체, 차트, 문서, 웹페이지, 전자 메일 등을 연결할 수 있습니다. 이렇게 다양한 연결 기능을 이용해서 문서를 다이나믹하게 꾸밀 수 있는 것이죠. 오늘은 하이퍼링크의 연결 대상이 되는 4가지 웹페이지, 현재 문서, 새 문서 만들기, 전자 메일 주소를 이용하는 방법에 대해 알아 보도록 하겠습니다.

▼ 텍스트나 개체에 하이퍼링크를 거는 방법은 간단합니다. 오른쪽 마우스를 눌러 빠른 실행 메뉴를 띄운 후 [하이퍼링크] 메뉴를 선택하는 것입니다.

▼ 하이퍼링크의 종료는 총 4가지가 있습니다. 하이퍼링크 삽입 팝업창에서 왼쪽에 있는 [연결 대상 목록]에 있는 것들입니다.

l 기존 파일/웹페이지 : 기존 작성한 파일이나 웹페이지를 링크합니다.

l 현재 문서 : 현재 작업 중인 셀이나 워크시트를 링크합니다.

l 새 문서 만들기 : 새로운 링크를 만듭니다.

l 전자 메일 주소 : 메일주소로 연결하여 데이터를 보낼수 있습니다.

◎ 기존 파일 / 웹페이지 연결하기

▼ [하이퍼링크 삽입] 대화상자에서 웹페이지 링크를 위해 연결 대상에서 [기존 파일/웹페이지] 선택합니다. 그리고 오른쪽 하단에 있는 주소란에 URL 을 입력하면 웹페이지 링크가 됩니다. 또 다른 방법은 브라우저에서 자신이 방문하고자 하는 웹페이지를 연후에 ALT + Tab 을 눌러 대화 상자로 돌아오면 주소와 표시할 텍스트가 자동으로 들어가게 됩니다.

▼ 이렇게 텍스트에 연결된 URL 을 클릭하면 웹페이지가 열립니다. 더블 클릭할 필요도 없이 클릭만 해도 기본 브라우저와 연동돼서 해당 웹페이지가 나타납니다.

◎ 현재문서 링크하기

▼ 다음은 두 번째 하이퍼링크인 [현재 문서] 입니다. 현재 문서 메뉴를 선택하면 오른쪽에 정의된 이름들이 나타나게 됩니다. 정의된 이름을 선택하고 추가합니다. 연결 완료 후 하이퍼링크를 클릭하게 되면 이름이 정의된 위치로 이동하게 됩니다.

◎ 새 문서 만들기 링크하기

▼ [새 문서 만들기]는 경로에 파일을 만들고 링크를 할 수 있습니다. 그러니까 [새 문서 이름]에 파일명을 넣고 확인을 누르면 새로운 파일이 만들어 지는 것입니다. 링크를 열어 보면 빈 파일입니다.

◎ 전자 메일 주소

▼ 마지막으로 [전자 메일 주소] 입니다. 연결 대상에 [전자 메일 주소] 메뉴를 선택하고 보낼 사람의 이메일을 입력합니다. 앞에 붙은 mailto : 는 자동으로 들어가는 문구입니다. 내용을 입력하고 확인을 누르게 되면 엑셀에 표시가 됩니다.

▼ 텍스트에 연결한 하이퍼링크를 클릭해 보세요. 만약 아웃룩 같은 메일 클라이언트가 설치되어 있지 않으면 그림과 같은 메시지 창이 뜨게 됩니다. 전자 메일 주소 하이퍼링크는 사용할 수가 없는 것이죠.

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엑셀 108강] 업무에 필요한 양식 만들기 2 – 견적서

이번 강좌는 지난 시간에 이어 두번째 양식, 견적서 만들기 차례입니다.

지출기안서에 비해 견적서는 난이도가 조금 높습니다.

견적서 양식에 사용된 기능만 제대로 익히고 활용할 수 있다면 업무에서 필요한 어떤 모양의 양식도 척척 만들어 낼 수 있을 겁니다.

완성 파일 다운로드

견적서.xlsx 0.01MB

견적서에 제목과 날짜 입력하기

1. [A]와 [B] 열 머리글 사이에 마우스 포인터를 맞추고 [A] 열 너비를 좁혀줍니다.

[1:2] 행도 줄여줍니다.

[A] 열과 [1] 행은 비워두는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 편집 중에 왼쪽과 위쪽의 테두리를 확인할 수 없습니다.

2. [B3] 셀에 ‘NO.’라고 입력하고 를 누릅니다.

[B4] 셀에 ‘견 적 서’라고 입력하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [글꼴 크기] ‘20’, [굵게]를 적용하고 [B4:J4] 셀 범위를 선택하고 [홈] → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 선택합니다.

3. [B5] 셀을 선택하고 =TODAY()라고 입력합니다.

오늘 날짜가 입력되면 단축키 을 눌러 [셀 서식] → [표시 형식] → [사용자 지정]을 선택하고 형식 입력 창에 ‘yyyy년 m월 d일’ 이라고 입력하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

4. [B5:D5] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 선택합니다.

기본 정보 입력란 만들기

1. [B7] 셀에 ‘귀하’ 라고 입력합니다.

셀을 합치고 오른쪽으로 정렬해 보겠습니다.

[B7:D7] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤 ▼] → [셀 병합]을 선택합니다.

셀 병합은 글자가 가운데 정렬되지 않고 셀 만 합쳐집니다.

‘귀하’ 텍스트를 오른쪽으로 정렬하기 위해 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [오른쪽] 맞춤을 선택합니다.

2. [B9] 셀에 ‘아래와 같이 견적합니다.’라고 입력하고 [B9:D9] 셀 범위를 선택한 다음 마찬가지로 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.

3. [B] 열 너비를 조금 줄이고 [E] 열 너비도 아래와 같이 줄여줍니다.

그리고 ‘견적서’가 입력된 [4] 행의 높이도 늘려줍니다.

4. [F5] 셀에 ‘공급자’ 라고 입력하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 적용하고 [방향] → [세로 쓰기]를 선택하고 [F] 열 너비를 줄여줍니다.

5. [G5:G9] 셀 범위에 ‘등록번호’, ‘상호(법인명)’, ‘사업장주소’, ‘업태’, ‘연락처’라고 입력하고 [I6], [I8] 셀에 ‘성명’, ‘품목’이라고 입력한 다음 [가운데 맞춤]을 선택합니다.

6. 등록번호를 입력받는 [H5:J5] 셀 범위를 선택하고 [병합하고 가운데 맞춤]을 선택합니다.

그리고 사업장주소를 입력받는 [H7:J7] 셀 범위와 연락처를 입력받는 [H9:J9] 셀 범위도 선택한 다음 [병합하고 가운데 맞춤]을 선택합니다.

여기까지 천천히 잘 따라오셨어요.

하지만 아직 견적서 모양이 갖추어지지 않았죠? 행 높이도 늘이고 테두리도 설정하면 견적서 형태를 갖추게 될 겁니다.

7. [5:9] 행 머리글을 선택하고 행 경계선에 마우스 포인터가 양방향 화살표 모양이 되었을 때 아래로 드래그 합니다.

8. [G5:J9] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리] → [모든 테두리]를 선택하고 [굵은 바깥쪽 테두리]를 한 번 더 선택합니다.

9. [B5] 셀을 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리] → [굵은 아래쪽 테두리]를 선택합니다.

[B7] 셀을 선택하고 같은 방법으로 [굵은 아래쪽 테두리]를 적용합니다.

어떤가요? 점점 견적서가 모양을 갖추고 있죠?

계산표 만들기

1. [10] 행 높이를 아래와 같이 늘입니다.

그런 다음 [B10] 셀을 선택하고 ‘합계금액’이라고 입력한 하고 를 눌러 셀에서 줄 바꿈을 한 다음 ‘(공급가액+세액)’ 이라고 입력합니다.

2. ‘(공급가액+세액)’ 텍스트만 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [글꼴 크기 작게]를 눌러 9pt로 작게 변경한 다음 를 누릅니다.

다시 [B10] 셀을 선택하고 [가운데 맞춤] 합니다.

3. [C10:G10] 셀 범위를 선택하고 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용하고 [H10:J10] 셀 범위도 선택한 다음 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.

4. [B10:J10] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리] → [모든 테두리]를 선택하고 합니다.

5. [B11] 셀에 ‘품명’, [D11] 셀에 ‘규격’, [E11] 셀에 ‘수량’이라고 입력하고 [H11] 셀부터 ‘공급가액’, ‘세액’, ‘비고’ 순서로 입력합니다.

마지막으로 [B22] 셀에 ‘합계’라고 입력합니다.

6. [11:22] 행 머리글을 선택하고 행 높이를 늘려 줍니다.

7. 품명과 수량 범위는 두개의 열에 걸쳐서 작성이 되어 있기 때문에 셀들을 각각 합쳐줘야 합니다.

[B11:C21], [E11:F21]을 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤 ▼] → [전체 병합]을 선택합니다.

셀 병합이 아닌 병합하고 가운데 맞춤을 하면 어떻게 될까요?

8. [B22:G22] 셀 범위를 선택하고 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.

9. [B11:J21] 셀 범위를 선택하고 [가운데 맞춤]을 선택합니다.

10. [B11:J22] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리] → [모든 테두리]를 선택하여 적용하고 다시 [굵은 바깥쪽 테두리]도 적용합니다.

11. [B11:J11], [B22:J22] 셀 범위를 선택하고 [굵은 바깥쪽 테두리]를 적용합니다.

12. 전체적으로 열 너비와 행 높이를 조정합니다.

이제 외곽에 이중 테두리를 적용하겠습니다.

견적서 전체 범위 [B2:J22] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리] → [다른 테두리]를 선택합니다.

13. 테두리를 설정할 수 있는 셀 서식 대화상자가 실행됩니다.

[선] → [스타일] 범주에서 ‘이중 테두리’를 선택하고 [미리 설정] 범주에서 ‘윤곽선’을 선택한 다음 [확인] 버튼을 클릭합니다.

14. [F5], [B11:J11], [B22:G22] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [채우기 색 ▼]을 선택하고 색상을 선택합니다.

수식 작성하기

이제 견적서에 항목을 입력하면 바로 계산이 되도록 수식을 넣어 보겠습니다.

1. 예시로 외장하드 1과 PC 4를 입력해 봅시다.

그런 다음 공급가액을 구할 [H12] 셀을 선택하고 =을 입력하고 [E12] 셀을 선택하고 *(곱하기)를 입력한 다음 [G12] 셀을 선택한 다음 를 누릅니다.

=E12*G12 라고 작성한 수식을 [H21] 셀까지 채우기 합니다.

세액은 공급가액에 10%를 곱하면 됩니다.

2. [I12] 셀을 선택하고 =을 입력하고 [H12] 셀을 선택한 후 *(곱하기)를 입력하고 10% 라고 입력한 다음 를 누릅니다.

=H12*10% 라고 작성한 수식을 [I21] 셀 까지 채우기 합니다.

3. 가격을 알아보기 쉽도록 ‘단가’, ‘공급가액’, ‘세액’ 열의 범위를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [쉼표 스타일]을 선택하여 적용합니다.

공급가액과 세액의 합계를 구해 보겠습니다.

4. [H12:I22] 셀 범위를 선택하고 [수식] 탭 → [함수 라이브러리] 그룹 → [자동 합계 ∑]를 선택합니다.

5. 공급가액과 세액을 더해 합계금액을 구하겠습니다. [C10] 셀에 [H22] 셀에 [I22] 셀을 더해줍니다.

6. 합계 금액을 [H10] 셀에 대입합니다. [H10] 셀을 선택하고 =C10 이라고 수식을 입력합니다.

합계 금액에 표시 형식 적용하기

1. [C10] 셀의 합계 금액은 숫자가 아닌 한글로 나타내겠습니다.

[C10] 셀을 선택한 상태에서 단축키 을 눌러 ‘셀 서식’을 대화상자를 실행합니다.

[표시 형식] → [기타] 범주 → [숫자(한글)]을 선택합니다.

2. [사용자 지정] 범주를 다시 선택한 후 [형식] 입력 창에 ‘[DBNum4][$-ko-KR]G/표준’ 오른쪽에 한 칸 띄운 후 ‘원정’이라고 입력합니다.

[H10] 셀의 합계는 앞에 ￦ 기호를 넣겠습니다.

3. [H10] 셀을 선택하고 [표시 형식] → [통화]를 선택하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

보기 좋게 인쇄하기

마지막으로 앞에서 작성해 놓은 견적서 양식을 인쇄해 보겠습니다.

1. 인쇄 실행하기

[파일] 탭 → [인쇄]를 선택합니다.

왼쪽 영역에는 인쇄를 위한 옵션이, 오른쪽 영역에는 인쇄 미리 보기가 나타납니다.

오른쪽 미리보기를 보니 견적서 양식 일부가 인쇄되지 않고 용지에도 한 쪽으로 치우쳐서 인쇄가 되었네요.

좋게 인쇄하도록 설정해 보겠습니다.

인쇄 전에 미리보기 작업은 필수입니다.

무턱대고 인쇄했다가는 종이를 낭비할 수 있기 때문이죠.

2. 인쇄 영역 설정하기

엑셀에서 인쇄 명령을 내리면 기본적으로 현재 선택된 시트가 인쇄됩니다.

하지만 설정에 따라 문서의 모든 시트를 인쇄할 수도 있고, 현재 시트에서도 특정 페이지 또는 선택한 영역만 인쇄할 수도 있습니다.

여기서는 선택한 영역만 인쇄해 보겠습니다.

견적서 양식 범위만 선택한 후 [페이지 레이아웃] 탭 → [페이지 설정] 그룹 → [인쇄 영역] → [인쇄 영역 설정]을 선택하세요.

인쇄 영역이 설정되었다면 [기본 보기]에서 [페이지 나누기 미리보기]로 보기 화면을 변경합니다.

페이지 나누기 미리보기로 보기로 화면이 변경됩니다.

3. 페이지 구분선 조정하기

이대로 인쇄하면 견적서의 일부분이 잘려서 나오겠네요.

페이지 나누기 미리보기 상태에서 페이지 구분선을 오른쪽으로 끌어 견적서 양식이 ‘1 페이지’ 영역에 모두 포함되도록 설정합니다.

4. 인쇄할 페이지 중앙에 맞추기

견적서가 종이의 중앙에 있는 게 좋겠지요?

[페이지 레이아웃] 탭 → [페이지 설정] 그룹 → [페이지 설정]을 선택합니다.

[여백] 탭을 눌러 [페이지 가운데 맞춤] → [가로], [세로]에 체크를 하고 [확인] 버튼을 누릅니다.

다시 인쇄를 실행하면 용지에 견적서 양식이 정 가운데로 정렬되어 인쇄됩니다.

영상 강좌도 준비했습니다.

MS 엑셀/Excel 통합 문서 파일 협업과 공유, 실시간 공동 문서 작성, 동시 편집과 작업, 문서 취합, 엑셀 2021(오빠두엑셀 유튜브 강의), 오피스365 OneDrive 인터넷 공동 편집과 작업

최근 문서 편집 즉 엑셀이나 파워포인트, 한컴오피스의 아래한글 등은 인터넷의 클라우드를 통한 문서 공동 편집과 수정 및 작업, 취합을 권장하고 있어서 대부분 5기가나 3기가의 용량을 제공하고 있다. 그 이유는 오프라인으로 문서 소유자가 컴퓨터를 끄거나 집에 가서 사무실에 원본 파일이 있을 경우 이메일이나 링크를 통한 문서 동시 편집이 불가능하기도 하지만 대기모드나 화면보호기 등 편집이 안되거나 접근이 안되는 경우가 많기 때문이다.

인터넷 저장소를 통한 문서 공유는 이미 구글 스프레드시트 등을 통해서 오래 전부터 시행이 되고 있다. 링크나 이메일로 일일히 접속 권한을 주고 싶다면 아래 설명을 참고하면 되고 엑셀의 경우 마이크로소프트(Microsoft)의 원드라이브를 통한 공유를 한다면 아래 링크를 클릭해 로그인 후 문서를 만든 후 공유하면 된다.

https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

———————————-

★ 원드라이브(OneDrive)

원드라이브에 접속하면 위의 그림과 같이 화면이 나오는데 ‘새로 만들기’를 클릭하면 워드문서, 엑셀 통합문서, 파워포인트 프레젠테이션/프리젠테이션, 전자 필기장 OneNote, 양식 설문 조사, 일반 텍스트 문서 등을 만들 수 있다. 해당 파일을 만든 후 공유하면 되는데 일단 파일을 만든 후 아래 화면에서 공유를 설정하면 된다.

전자 메일 즉 이메일로 링크 등을 보내서 초대를 할 수도 있고 이메일을 모른다면 무작위로 링크를 복사해서 메신저나 이메일 등 다양한 방법으로 링크 주소를 보내면 초대를 할 수 있다. 단, 링크는 무작위니 자신이 모르는 사람이 링크를 받았어도 접속이 가능하니 보안상은 취약하다고 볼 수 있다.

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★ 오피스 365

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★ MS Office Excel 2019

엑셀 2019로 작성한 파일은 온라인 드라이브에 저장을 할 경우 공유가 가능하다. 좌측 최상단의 파일을 클릭하고 ‘다른 이름으로 저장’을 클릭하면 ‘One Drive’가 나오는데 클라우드에 저장하고 해당 클라우드에 접속해서 공유하면 된다. 하지만 온라인 클라우드가 아닌 경우는 다음과 같다.

——————————–

1. 좌측 최상단 ‘파일’을 클릭한다.

2. 좌측 사이드바 메뉴 중 최하단의 ‘옵션’을 클릭한다.

3. Excel 옵션 좌측 사이드바 메뉴 중 ‘리본 사용자 지정’을 클릭한다.

4. 명령 선택에서 ‘모든 명령’을 클릭한다.

5. 하단에 있는 ‘통합 문서 공유(레거시)’를 클릭한다.

6. 우측 리본 메뉴 사용자 지정 화면에서 ‘검토’를 클릭한다.

7. ‘검토’에 마우스 좌클릭 후 ‘새 그룹 추가’를 클릭한다.

8. ‘새 그룹(사용자 지정)’을 클릭한 상태에서 좌측의 ‘통합 문서 공유(레거시)’를 클릭한 후 가운데 있는 ‘추가(A) >>’ 버튼을 클릭하고 맨 하단의 ‘확인’을 클릭하면 ‘통합 문서 공유(레거시) 새그룹 메뉴가 최상단 ‘검토’를 클릭하면 나온다.

——————————–

★ MS Office Excel 2019

최상단 메뉴 중 검토를 클릭하면 하단에 ‘통합 문서 공유(레거시) 새 그룹’ 항목이 나온다. 해당 메뉴를 클릭하면 공유 세부 설정 항목이 나온다.

여기서 다음에 어떻게 하는지 막혀버렸습니다. 그냥 엑셀 2019 버전에서는 원드라이브에 업로드해서 온라인에서 공동 작업 및 편집 등 공유를 하는 것을 추천합니다. 좀 더 알아보겠습니다.

——————————–

MS가 2018년 구글 스프레드시트처럼 온라인으로 협업이 가능한 엑셀 기능을 선보인다고 한다. 지금 포스팅 되는 기능은 온라인이 아니라 직장 내 네트워크 공유폴더에 파일을 넣어두면 다른 사람들과 같이 공동 작업, 공동 편집, 수정 등을 할 수 있는 방법이다.

학년부장이나 교무부장이 메신저로 엑셀파일을 주면서 언제까지 제출하라고 할 때가 있는데 굳이 파일을 보내고 다시 받은 후 열어서 복사 후 교무부장 파일에 붙여넣기 할 필요가 없이 담당자 엑셀파일을 외부에서 접속해 편집을 하고 입력할 수 있다.

1. 엑셀 파일 열기

엑셀 파일을 열고 양식을 만든다.

2. 상단 메뉴 ‘검토’를 클릭한다.

3. 나오는 메뉴 중 ‘통합 문서 공유’를 클릭한다.

4. 편집 탭의 첫 번째 버튼을 체크한다.

편집 탭의 상단에 있는 ‘여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능’에 체크한다.

5. 다른이름으로 저장하기, 자신의 PC나 서버 PC 공유폴더에 엑셀 파일 저장한다.

취합하고자 하는 엑셀파일을 자신의 공유폴더나 직장의 서버컴 혹은 각종 파일을 공유하거나 하는 클라우드 컴퓨터에 엑셀 파일을 올린다. 물론 폴더명도 지정해서 올리면 찾기 쉬울 것이다. 대부분 교무실에 있는 컴퓨터가 주로 서버컴 혹은 공유폴더를 만들기도 하고 혹은 학년부장 컴퓨터 공유폴더나 임의의 폴더를 지정해 공유를 설정해 접속할 수 있게 하면 된다.

6. 엑셀 최상단 파일명 뒤에 [공유] 접미어가 자동으로 들어간다.

7. 메신저나 전화로 자료를 입력해 달라고 부탁한다.

다른 직원들은 네트워크 환경에 들어가서 취합자 컴퓨터를 클릭 후 공유폴더에서 해당 엑셀파일을 더블클릭해 수정한다.

8. 기타 기능

가. 변경 내용 추적

누가 언제 어디 부분을 변경했는지 조회를 할 수 있다. 화면에 변경되 내용도 표시를 하게 할 수 있다. 검토 탭에서 나오는 메뉴 중 우측에 있는 ‘변경 내용 추적’을 클릭하면 나오는 하위 메뉴 중 ‘변경 내용 표시’를 클릭한다.

표시 조건에 모두 체크를 한다.

나. 공동 작성 기능으로 바뀌었다. 최신 엑셀을 구매하세요.

다. 온라인 Onedrive를 통해 협업 가능하고 원드라이브 자체에 가입해서 유료로 협업을 할 수 있다. 하지만 그냥 MS홈페이지에 들어가 자신의 원드라이브에서 엑셀 파일을 만든 후 협업이 가장 편하다.

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